Não é só desde a pandemia que mais funcionários de TI não estão necessariamente sentados no mesmo local. Com as abordagens corretas, as equipas remotas podem trabalhar com eficácia e sucesso.
Por Sascha Thattil
Quando as equipas trabalham em conjunto entre regiões e a nível internacional, pode perder-se muito potencial devido à grande distância. Eis algumas dicas sobre como fazer com que isso funcione.
1. Contratar as pessoas certas
Nas empresas com equipas amplamente distribuídas, é necessária muita iniciativa. Muitas vezes, um colaborador não pode esperar até receber a próxima instrução de trabalho – especialmente se o outro colega estiver num fuso horário diferente e talvez ainda nem sequer esteja acordado.
Por isso, são necessários trabalhadores que saibam gerir-se a si próprios.
Ao mesmo tempo, devem ser pessoas que saibam comunicar bem por escrito. Muitas vezes, as reuniões não se realizam fisicamente numa sala, mas as mensagens são trocadas por correio eletrónico, chat ou ferramenta de gestão de projetos. Isto significa que os colegas devem ser capazes de se exprimir de forma exata e adequada por escrito.
Os novos funcionários também devem ser selecionados de acordo com estes critérios.
2. Confiança e resultados em vez de macrogestão e presença
Nas relações de trabalho tradicionais, o desempenho de um trabalhador ainda é muitas vezes equiparado à sua presença no local de trabalho e à presença constante de um diretor à volta da sua secretária.
Nas empresas em que muitas pessoas trabalham em conjunto e não estão no mesmo local, a presença e a macrogestão já não podem ser o foco. Um ponto importante aqui é criar confiança. O trabalhador deve confiar no gestor e nos outros membros da equipa e vice-versa.
Ao mesmo tempo, o desempenho de um membro da equipa deve ser medido pelos resultados. Por exemplo, quantas vendas foram efetuadas, quantos módulos de programação foram concluídos, quantas palavras foram escritas, etc.
3. Permitir a comunicação em todas as direções
Um importante fator de sucesso para as equipas remotas é a comunicação.
Há uma tendência para os programadores/pessoal remoto desaparecerem completamente da interface se não houver atualizações regulares. Isto também se deve ao facto de estas pessoas não poderem ser encontradas por acaso no local de trabalho, na máquina de café ou na sala de reuniões.
Neste caso, o empregador deve criar canais de comunicação adequados. Nestes casos, a solução passa, em grande parte, por ferramentas de software como Basecamp, Teams, HipChat, Slack, TeamViewer, Trello e Google HangOuts, para citar alguns.
Diferentes grupos nestas ferramentas (por exemplo, um grupo com todos os programadores de um módulo) ajudam a garantir que os membros da equipa podem trocar informações livremente.
As diretrizes para um intercâmbio regular – mesmo quando não há nada de importante para fazer – podem tornar a cooperação mais flexível. Desta forma, nem tudo gira em torno do trabalho e as equipas podem ter uma espécie de “conversa virtual na máquina de café”.
4. Considerar as infraestruturas
A eletricidade, a Internet e um posto de trabalho adequado não são uma questão óbvia em todo o mundo.
As empresas que trabalham na Índia, na Roménia ou na China, por exemplo, devem verificar se a ligação à Internet e a ligação elétrica estão a funcionar corretamente. É sempre possível encontrar soluções. No entanto, esta questão deve ser abordada de forma proactiva, uma vez que não é comum falar abertamente sobre ela nestes países.
Mesmo nas zonas rurais dos países germanófonos, a conetividade digital continua a ser um problema.
5. Utilizar a forma correta de comunicação
O correio eletrónico, por exemplo, não é adequado para todos os tipos de comunicação.
Eis um breve guia para saber o que é mais adequado:
- Correio eletrónico: Os correios eletrónicos são adequados para mensagens curtas e reuniões.
- Chat: Os sistemas de chat, como o Skype ou o Slack, permitem o intercâmbio entre membros individuais ou vários membros da equipa. Estes chats podem ser particularmente úteis para discussões estruturadas. Muitas coisas podem ser levadas ao ponto sem ir demasiado longe.
- Telefone/Teams: Para temas mais complexos, como a “clarificação de diferenças de opinião” e similares, podem surgir demasiados mal-entendidos indesejados por correio eletrónico ou chat. Numa chamada telefónica ou numa chamada de Teams, os participantes podem entrar em pormenores e também transmitir emoções.
- Reunião individual: Em alguns casos, as reuniões presenciais fazem mais sentido. Por exemplo, nas avaliações do pessoal e nas rondas de feedback.
6. Ferramentas de software: Os elementos essenciais do trabalho à distância
Uma das razões pelas quais é possível trabalhar remotamente hoje em dia é o surgimento de diferentes softwares e ferramentas online.
Alguns exemplos são o Google Docs, o TeamViewer, o Skype, o Slack, o HipChat, o Basecamp, o Trello e muitos outros.
Todas estas ferramentas de software têm as suas vantagens. Por exemplo, o TeamViewer permite que os utilizadores acedam a outros computadores. Com o Teams, os utilizadores podem apresentar o seu próprio ecrã (função de partilha de ecrã). E com o Trello é possível criar rapidamente listas de trabalho partilhadas. Todas estas ferramentas foram concebidas para o trabalho remoto e os membros da equipa podem trabalhar em conjunto em tempo real.
7. Estabelecer uma cultura de reunião
Quando todos estão no mesmo escritório, é mais fácil reunir rapidamente toda a equipa ou organizar reuniões individuais. A situação é diferente quando todos estão espalhados por sítios diferentes.
Por isso, deve ser estabelecida uma espécie de cultura de reunião. São importantes diretrizes claras:
– Quando (diariamente, semanalmente, trimestralmente, anualmente)
– Onde (Skype, na ferramenta de gestão de projetos, por telefone, …)
– Porquê (“só porque sim”, reunião de pessoal, estado do trabalho, reunião de módulo, clarificação de requisitos).
8. Reforçar o sentido de comunidade
Criar um sentido de comunidade também é normalmente mais difícil se as distâncias em relação aos colegas forem demasiado grandes. Para criar uma cultura de “nós somos uma empresa”, são necessárias medidas adequadas. Por exemplo, toda a equipa pode reunir-se fisicamente, pelo menos uma vez por ano, num local ou fazer um passeio em conjunto.
Simultaneamente, o empregador pode criar grupos de conversação que não tenham a ver com trabalho, mas sim com um intercâmbio descontraído entre colegas.
9. Ter em conta as diferenças horárias
Se os funcionários trabalharem noutros países, as equipas podem ter de lidar com outro desafio: fusos horários diferentes. Neste caso, é necessário ter cuidado no planeamento para garantir que há pelo menos algumas horas de sobreposição. Durante essas horas, a maior parte da comunicação pode ser efetuada. Para as horas fora do período de sobreposição, devem ser dadas instruções de trabalho adequadas.
É aqui que o ponto 1 entra novamente em jogo: os trabalhadores com boas capacidades de autogestão são procurados. Porque a outra pessoa nem sempre tem tempo para dar instruções de trabalho.
Conclusão
A criação de vários locais, sob a forma de freelancers externos, de empregados próprios noutros locais ou de trabalho com prestadores de serviços que disponibilizam programadores, pode levar a um reforço da estratégia de recursos humanos. Torna-se mais fácil encontrar bons empregados.
Por outro lado, há desafios a ultrapassar. Algumas das dicas deste artigo devem oferecer algum apoio neste domínio.
Em particular, cultivar a cultura correta, utilizar as ferramentas certas e os processos certos pode permitir a colaboração remota.