Os empregados que não se sentam à secretária o dia inteiro superam largamente o número de trabalhadores de escritório. O mundo da tecnologia está finalmente a concentrar-se nestes trabalhadores desamparados com uma série de aplicações móveis que ajudam na programação, seguimento do tempo, comunicações, envolvimento, formação e muito mais.
Por Linda Rosencrance
As aplicações destinadas a ajudar os trabalhadores de escritório a fazer o seu trabalho mais eficazmente num ambiente de trabalho remoto ou híbrido – tais como videoconferência, gestão de projetos e outro software de colaboração – surgiram durante a pandemia. Mas muitos empregados não passam os seus dias de trabalho sentados a uma secretária.
Os empregados que trabalham longe de uma secretária em áreas tão verticais como os cuidados de saúde, hospitalidade, fabrico, serviço e reparação, transporte, logística, construção, serviços públicos e retalho são normalmente referidos como trabalhadores da linha da frente. Muitos destes trabalhadores atuam como os “rostos” das suas organizações, entrando em contacto direto com os clientes; outros executam as tarefas dos bastidores que mantêm o mundo moderno a cantarolar.
As empresas destas e de outras indústrias têm consideravelmente mais trabalhadores da linha da frente do que os empregados que trabalham a partir das suas secretárias. Segundo a Gartner, existem aproximadamente 2,7 mil milhões de trabalhadores da linha da frente em todo o mundo – mais do dobro do número de trabalhadores de secretária. Em vez de atirarem ainda mais aplicações aos seus trabalhadores de secretária, as empresas estão agora a recorrer a ferramentas de software destinadas a ajudar a sua força de trabalho desamparada nestas matérias.
Como muitos trabalhadores da linha da frente não têm computadores fornecidos pela empresa e podem não ter acesso às intranets das suas empresas, estas ferramentas assumem tipicamente a forma de aplicações móveis que podem utilizar em telefones pessoais ou fornecidos pela empresa, tablets ou outros dispositivos.
Ir além das aplicações específicas do trabalho
“Historicamente, estas aplicações têm sido muito específicas para o trabalho ou para a indústria”, disse Andrew Hewitt, analista sénior da Forrester Research. Por exemplo, os aeroportos implementaram aplicações inteligentes de casas de banho que utilizam sensores para contar quantas pessoas entraram numa casa de banho. Quando um certo número de indivíduos – digamos, 300 – tiver entrado, o sistema envia uma mensagem de texto ou alerta por e-mail indicando que está na altura de limpar a casa de banho aos guardiães que monitorizam esses alertas através dos seus tablets ou smartwatches.
“Estamos agora na segunda fase, indo para além das funções específicas do trabalho para um envolvimento mais amplo dos funcionários”, disse Hewitt. Estas novas ferramentas, muitas das quais poderiam abranger qualquer indústria, visam melhorar a colaboração e a comunicação, construir um sentido de comunidade, e fazer com que os trabalhadores da linha da frente se sintam mais valorizados e ligados às suas organizações. “Nós [também] vemos aplicações de trabalhadores da linha de frente oferecendo capacidades que permitem aos trabalhadores gerir o tempo livre, gerir os seus turnos ou obter informações sobre o seu salário”, acrescentou ele.
Os trabalhadores da linha de frente normalmente não têm a mesma experiência tecnológica que os trabalhadores de secretária, disse Mike Gotta, vice-presidente, analista da Gartner. “Portanto, podem sentir-se fora do circuito e que não sabem o que se passa [dentro das suas organizações]”, disse Gotta. “Por isso, as empresas implementam aplicações para os seus trabalhadores da linha da frente, que combinam comunicações internas e RH, tais como benefícios, pagamentos e horários de turnos, para que estes trabalhadores saibam o que se está a passar operacionalmente”. Estas aplicações são mecanismos de entrega para as comunicações dos trabalhadores das empresas, mas também têm normalmente algumas capacidades de gestão do trabalho”.
Algumas destas aplicações fornecem aos trabalhadores listas de tarefas e outras informações para turnos específicos, juntamente com o acesso a materiais de formação da empresa. Muitas oferecem integrações com outro software empresarial e incluem componentes de monitorização e análise que podem ajudar os gestores a orientar os trabalhadores para aumentar a eficiência e produtividade, assim como melhorar as experiências dos clientes.
Os preços para aplicações de trabalhadores da linha da frente variam tipicamente entre $5 a $15 por utilizador por mês, com algumas aplicações especializadas a preços de $20 por utilizador por mês, de acordo com Dion Hinchcliffe, vice-presidente e analista principal da Constellation Research.
“As start-ups que oferecem aplicações de trabalhadores da linha da frente têm passado muito tempo a pensar no problema, e acreditam ter encontrado soluções de make-or-break”, disse Hinchcliffe.
Toda a sua subsistência depende do fornecimento aos clientes de ferramentas muito melhores do que os grandes vendedores que acrescentam funcionalidades destinadas aos trabalhadores da linha de frente aos seus produtos existentes, tais como a Microsoft acrescentando capacidades de trabalhadores da linha de frente ao Teams da Microsoft, disse ele. “Estas ferramentas são normalmente um pouco melhores do que o punhado de características que são adicionadas pelos principais vendedores”.
Tipos populares de aplicações para trabalhadores da linha da frente
Hoje em dia, existem inúmeras aplicações para trabalhadores da linha da frente. Algumas destinam-se a aplicações verticais específicas como os cuidados de saúde ou o fabrico, mas muitas outras podem ser utilizadas em todas as indústrias. Abaixo estão alguns dos tipos mais comuns de aplicações de trabalhadores da linha da frente que poderá encontrar, com alguns exemplos de cada uma. Esta lista não é de modo algum exaustiva, e tenha em mente que muitas aplicações oferecem uma variedade de capacidades e assim abrangem múltiplas categorias.
Agendamento / aplicações de gestão de tempo / trabalho
Enquanto a maioria das aplicações de monitorização do tempo oferece uma monitorização básica das horas de trabalho dos empregados da linha da frente, algumas oferecem ferramentas mais avançadas para medir o trabalho produzido durante um período de tempo específico. Alguns programas de rastreio do tempo podem gerar automaticamente faturas com base na quantidade de trabalho realizado e no tempo que levou, e a maioria pode integrar-se com os sistemas de folhas de pagamento e outros sistemas empresariais. O software também pode ajudar as empresas a executar estimativas de custos contra tarefas e projetos, e muitas aplicações incluem capacidades de agendamento de trabalho, bem como outras ferramentas de trabalho e de gestão de projetos.
Exemplos incluem:
Clockify: Uma aplicação gratuita de planificação de horários de início/paragem que os trabalhadores da linha da frente e outros empregados podem utilizar para acompanhar as suas horas de trabalho e categorizá-las para cada projeto. A aplicação também dá aos trabalhadores informações sobre a sua presença e o tempo de folga pago. As empresas podem atualizar para um dos quatro planos pagos da Clockify que oferecem características mais avançadas do que a versão gratuita, tais como faturação, agendamento de empregados, registo de despesas, e análises. A Clockify integra-se com mais de 80 aplicações web, incluindo Jira, Microsoft Teams, e Google Docs, para que os trabalhadores da linha da frente possam acompanhar o seu tempo dentro dessas outras aplicações.
ClockShark: Programação baseada na cloud e software de seguimento do tempo que ajuda as empresas de uma série de indústrias, incluindo a construção, os cuidados de saúde, o retalho e o sector imobiliário, a seguir o tempo dos seus trabalhadores da linha da frente. As características do ClockShark incluem a programação de horários dos trabalhadores, o seguimento de horários e presenças, alertas por e-mail, geofencing, relatórios, e a capacidade de partilhar informações de trabalho (tais como direções para um local de trabalho) com os trabalhadores através da aplicação móvel. O ClockShark também permite às empresas criar cotações e faturas para trabalhos específicos, bem como aceitar o pagamento.
When I Work: Uma aplicação de agendamento, seguimento de tempo e mensagens que permite aos trabalhadores da linha da frente ver os seus horários, ver quem mais está a trabalhar, trocar turnos com outros trabalhadores qualificados, entrar e sair, e conversar uns com os outros em tempo real. Os gestores utilizam a aplicação para programar trabalhadores, responder a pedidos de tempos livres e troca de turnos, e comunicar com as equipas através de mensagens 1-a-1, de grupo, ou de transmissão de mensagens. Outras características incluem relatórios e previsões de trabalho, programação automática, prevenção de horas extraordinárias e integração da folha de pagamentos.
Comunicações / aplicações de RH
As aplicações de comunicação dos trabalhadores asseguram que todos os trabalhadores possam aceder à informação de que necessitam para fazer o seu trabalho e ser mais produtivos. As empresas podem utilizar estas aplicações para chegar à sua linha de frente e aos seus trabalhadores de secretária para os manter informados sobre os negócios da empresa. As aplicações permitem às empresas planear, criar e entregar comunicações internas a todos os seus trabalhadores, bem como personalizar a informação para grupos específicos de empregados.
As aplicações também encorajam o feedback dos empregados através de chat, comentários e sondagens, e muitas vezes integram-se com sistemas de recursos humanos para fornecer acesso ao onboarding/offboarding, folha de pagamentos, e outras funções. Estas ferramentas ajudam as empresas a melhorar o envolvimento da força de trabalho e a experiência dos empregados, criando um sentido de comunidade e ajudando os trabalhadores da linha da frente a sentirem-se mais ligados aos seus colegas.
Exemplos incluem:
Beekeeper: Oferece aos trabalhadores da linha de frente e de secretária acesso a formação, horários de turnos, onboarding e offboarding, paytubs, listas de verificação de segurança, anúncios, pedidos de tempo livre pagos, e muito mais. O Beekeeper permite que as organizações cheguem instantaneamente a todos os trabalhadores através de turnos, departamentos, localizações, ou línguas, através de vídeo ou voz. Os trabalhadores comunicam diretamente e partilham informações com os colegas via chat. As empresas podem utilizar a aplicação de comunicação da equipa Beekeeper para recolher feedback dos funcionários em tempo real.
Blink: Esta aplicação gira em torno de um feed social que permite a todos os empregados, incluindo os trabalhadores da linha da frente, sentirem-se parte das equipas das suas empresas. Quer estejam no escritório ou no terreno, os empregados têm o mesmo acesso a sondagens, informação de RH, ficheiros partilhados, e calendários das empresas. As organizações podem utilizar o feed para comunicar notícias, vídeos, mensagens relevantes, documentos e conteúdos de formação. Blink oferece também uma aplicação de agendamento de horários para funcionários, gestão segura de documentos, e uma biblioteca de micro-apps.
LumApps: Uma plataforma de experiência do funcionário, LumApps permite às empresas comunicar melhor com os seus funcionários da linha de frente e de secretária, independentemente do dispositivo, idioma ou localização, assegurando que cada funcionário receba anúncios-chave da empresa. Características como um portal de bordo, centro de reconhecimento, e comunidades impulsionam a cultura empresarial e encorajam a colaboração, dando aos empregados fácil acesso à informação e ferramentas de que necessitam para se sentirem parte da equipa. Os trabalhadores podem aderir a projetos, seguir colegas, e ser notificados sobre tópicos que lhes interessam.
Aplicações de aprendizagem e desenvolvimento
Estas aplicações fornecem programas e iniciativas de formação educacional e de desenvolvimento para trabalhadores da linha da frente em indústrias como a educação, cuidados de saúde, hotelaria, mercearia e retalho, e muito mais. Os programas de formação oferecem uma formação contextual e em tamanho de mordidas que os trabalhadores da linha da frente podem encaixar no seu dia de trabalho. Os programas de formação móveis de primeira linha facilitam o acesso dos trabalhadores da linha de frente à formação.
Exemplos incluem:
eduMe: Uma ferramenta de formação baseada em mobilidade, a eduMe permite às empresas criar conteúdos de aprendizagem de fácil compreensão e entregá-los diretamente aos dispositivos móveis dos seus trabalhadores da linha da frente. As organizações podem utilizar o eduMe para rapidamente entrar a bordo e formar os seus trabalhadores da linha da frente, e depois continuar a ensinar-lhes novas competências. A aplicação dá aos trabalhadores da linha da frente as competências e conhecimentos de que necessitam para terem sucesso através de mensagens, conteúdos de aprendizagem em tamanho reduzido, vídeos e inquéritos.
Kallidus Learn LMS: O sistema de gestão de aprendizagem Kallidus traz a aprendizagem on-line, móvel, em sala de aula, e social para uma plataforma única. Kallidus é ideal para trabalhadores ocupados da linha da frente porque os encoraja a aprender por si próprios nas alturas que melhor lhes convêm. Os trabalhadores da linha da frente podem aceder a toda a informação de que necessitam para melhorar as suas carreiras, bem como melhorar a experiência do cliente através dos seus telefones ou comprimidos.
Prodigy EMS: Esta aplicação foi concebida para orientar os técnicos médicos de emergência da linha de frente através do processo de recertificação. Prodigy EMS também oferece cursos para todas as áreas de formação, incluindo o embarque de novos funcionários, formação anual, e remediação. A plataforma inclui formação ao vivo e a pedido, orientada por instrutores, complementada com materiais para melhorar a aprendizagem. Prodigy EMS permite às organizações oferecer aos trabalhadores da linha da frente conteúdos atualizados e fornecidos por instrutores especializados em serviços médicos de emergência utilizando relatórios de cuidados a doentes e vídeos reais de doentes.
Ferramentas de orientação de peritos à distância
As soluções de orientação por peritos à distância são ferramentas de colaboração que virtualmente ligam os trabalhadores industriais e os trabalhadores dos serviços no terreno a peritos na matéria para orientação e apoio à distância. Estas aplicações combinam chat com áudio, vídeo ao vivo, partilha de ficheiros, e anotações de realidade aumentada para ajudar os trabalhadores no terreno ou no chão de fábrica a colaborar com PMEs e outros colegas através de dispositivos móveis e vestíveis para resolver problemas e resolver problemas.
Por exemplo, utilizando um telefone ou uma câmara fotográfica, um especialista no escritório pode ver ao vivo o ambiente do trabalhador de campo e a tarefa que o trabalhador está a executar. Isto permite que a PME guie verbalmente o funcionário, ao mesmo tempo que fornece pistas visuais que sobrepõem a visão do trabalhador de campo, ajudando-o a completar o trabalho de forma segura e precisa.
Exemplos incluem:
Help Lightning: Este software de realidade aumentada centra-se na assistência remota, incluindo serviços de colaboração em vídeo que permitem aos peritos de uma organização no escritório trabalhar virtualmente com trabalhadores no terreno em qualquer parte do mundo. A tecnologia de assistência visual remota da aplicação permite aos técnicos partilhar uma visão em tempo real do que está a acontecer, não importa onde se encontrem, melhorando a eficiência e reduzindo os mal-entendidos. Também permite aos trabalhadores qualificados formar virtualmente novos técnicos de campo em competências críticas.
Librestream Onsight Connect: Uma solução especializada remota de realidade aumentada, esta aplicação dá aos trabalhadores da linha da frente acesso imediato ao conteúdo, pessoas, dados e orientação de que necessitam em qualquer dispositivo e em qualquer ambiente para solucionar problemas e resolver problemas no terreno. Onsight Connect partilha com segurança áudio, vídeo ao vivo, áudio, telestração, imagens de alta resolução, e texto entre equipas – mesmo que a largura de banda seja limitada.
TeamViewer Frontline: Uma aplicação de realidade aumentada totalmente integrada, o TeamViewer Frontline permite às empresas coordenar as suas forças de trabalho, gerir tarefas e dispositivos a partir de um ponto central, e resolver problemas em tempo real. Os trabalhadores industriais e empregados no terreno recebem instantaneamente orientação especializada remota através de videochamadas assistidas por realidade aumentada.