A Atlassian suspendeu o desenvolvimento do Confluence Server. Mas existe uma alternativa: o Drupal Wiki. Mudar para este wiki corporativo é uma brincadeira de criança. Porque a migração de conteúdos e anexos é automatizada, incluindo áreas, utilizadores e direitos.
Um wiki empresarial assegura que os empregados e membros das equipas tenham acesso a toda a informação relevante, quer trabalhem no escritório da empresa ou num escritório em casa.
Uma das soluções wiki mais populares é a Atlassian Confluence. Mas os utilizadores do Confluence Server têm um problema: em 2024, a Atlassian irá descontinuar completamente o apoio ao Confluence Server, e os clientes já não podem obter licenças ou aplicações.
Sem atualizações, sem suporte e sem complementos.
Para os clientes, isto significa que não podem estender as licenças existentes nem ter a opção de comprar add-ons para o Servidor de Confluência. Igualmente problemático é que a Atlassian deixará de fornecer atualizações de segurança a partir de 2024. É inaceitável a utilização de software onde as falhas de segurança já não são fechadas.
A Atlassian oferece aos clientes existentes duas alternativas: Centro de Dados de Confluência e Cloud de Confluência. Mas ambas têm limitações perceptíveis.
“Centro de Dados”: Caro e com um futuro incerto
As empresas podem gerir o Centro de Dados no seu próprio centro de dados. No entanto, esta versão do Confluence custa pelo menos 27.000 dólares por ano, cinco vezes mais do que o Confluence Server. Além disso, as licenças só estão disponíveis para 500 utilizadores ou mais. Para as pequenas e médias empresas, isto significa um aumento flagrante dos custos com apenas um terço dos complementos originalmente disponíveis para o Servidor. Outra falha: não é claro quanto tempo estará disponível o Centro de Dados de Confluência. A Atlassian já indicou que todos os clientes mudarão para a versão na cloud a médio prazo. A Atlassian fala também de uma “Viagem à Cloud”.
Cloud: menos funções por mais dinheiro
A versão em cloud do Confluence é também apenas condicionalmente atrativa para muitos utilizadores. Um ponto crítico é a adesão aos requisitos de conformidade, bem como ao Regulamento Geral de Proteção de Dados da UE (GDPR). Isto porque o Confluence Cloud funciona em servidores Amazon Web Services (AWS), ou seja, na cloud pública de uma empresa que não está sediada na UE. Isto pode ser um problema para as empresas que fornecem informação sensível no seu wiki empresarial.
A versão em cloud também sai pior em termos de relação preço-desempenho em comparação com o Confluence Server. Não só há menos add-ons disponíveis, como os custos são também consideráveis: para 100 utilizadores, o preço básico é de $5.750 e $11.000 para Premium – e isto sem add-ons adicionais. Para a ligação a serviços de diretório como o Microsoft Active Directory (AD/LDAP), são devidos mais 4.000 dólares por ano.
Usando uma alternativa – com Drupal Wiki
Neste contexto, vale a pena considerar uma alternativa para muitos utilizadores do Confluence Server. Uma das melhores soluções é o Drupal Wiki. Este wiki empresarial foi desenvolvido pela KontextWork, uma empresa alemã.
A plataforma oferece todas as funções que os utilizadores esperam de um wiki empresarial moderno: operação intuitiva e uma estrutura modular que pode ser adaptada individualmente às necessidades das empresas. Além disso, os utilizadores podem aceder a Drupal Wiki através do browser a partir de qualquer dispositivo final: no escritório, no escritório em casa ou na estrada – sem instalar qualquer software. Drupal Wiki oferece uma versão experimental gratuita para este fim.
Usabilidade e operação local semelhantes
Com a integração do Office, os utilizadores do Drupal Wiki têm a opção de exibir documentos Word, Excel e Power Point, assim como ficheiros PDF. Graças a uma poderosa função de pesquisa, podem encontrar documentos em qualquer altura. Os fluxos de trabalho de lançamento e revisão podem também ser facilmente configurados com Drupal Wiki.
Outro ponto importante: Drupal Wiki e a solução da Atlassian têm uma estrutura semelhante. Isto aplica-se, por exemplo, às áreas, à sua hierarquia e ao esquema. Isto significa que os utilizadores de Confluence encontram rapidamente o seu caminho em Drupal Wiki – sem workshops e formação que custam tempo e dinheiro.
Outra vantagem é que as empresas podem gerir o Drupal Wiki nos seus próprios servidores, com total controlo sobre os seus dados.
Os dados podem ser facilmente transferidos para o Drupal Wiki
A questão, contudo, é como transferir os dados do Confluence Server para Drupal Wiki. Porque com muitas alternativas, isto requer um trabalho manual moroso. E com o risco de, em última análise, apenas partes das áreas com as suas hierarquias de páginas, conteúdo e formatação serem transferidas. É compreensível que muitas empresas se esquivem a este risco.
Com Drupal Wiki, por outro lado, a migração é rápida e confortável. A razão é que este wiki é atualmente a única alternativa no mercado alemão que tem uma função de migração automatizada. Isto reduz ao mínimo o esforço necessário para a migração.
Durante a migração, todo o conteúdo é transferido, incluindo secções e hierarquias de páginas, utilizadores e permissões. O mesmo se aplica às propriedades das páginas, macros centrais e estruturas de navegação, assim como ligações e funções. A ligação ao Active Directory e o sinal único também estão disponíveis como habitualmente após a migração. Os utilizadores podem, portanto, “começar” imediatamente.
Testar a migração com antecedência
Aqueles que querem ter uma ideia do Drupal Wiki e da migração podem obter uma versão de teste gratuita no website em qualquer altura. Os utilizadores podem especificar antecipadamente quais os dados de teste que gostariam de transferir e se os dados dos utilizadores devem ser deixados de fora – palavra-chave proteção de dados no âmbito do DSGVO.
As empresas e grupos de trabalho têm assim a oportunidade de passar especificamente pela migração de áreas individuais de Confluence – sem qualquer risco.
Conclusão: Coragem para mudar
A descontinuação do Confluence Server é uma boa oportunidade para pensar em alternativas que ofereçam funções comparáveis por muito menos dinheiro. Tal alternativa está disponível sob a forma de Drupal Wiki. A migração automática do Confluence também permite aos utilizadores transferir o seu Enterprise Wiki para a nova plataforma facilmente e sem riscos. Vale a pena experimentar isto com a ajuda da versão de teste do Drupal Wiki.