Estes suplementos do Outlook aceleram a colaboração com os colegas e contribuem para uma maior eficiência.
Por Howard Wen
A multiplicidade de plataformas e ferramentas para fins de colaboração pode ser esmagadora. Quanto tempo passa a saltar entre aplicações como Dropbox, Slack e outras? Se utilizar o Microsoft Outlook, pode reduzir significativamente a quantidade de tempo gasto – tudo o que precisa de fazer é utilizar os seguintes add-ins que podem ser integrados diretamente no Outlook. Desta forma, pode colaborar com outros sem deixar a sua caixa de entrada.
Boomerang
O Boomerang acrescenta várias funções ao Outlook. Por exemplo, pode filtrar a sua caixa de entrada durante um período de tempo definido, de modo a que apenas sejam entregues e-mails enviados sob determinados critérios. Também pode receber notificações abertas por correio e agendar o envio dos seus e-mails para uma data posterior.
Em termos de colaboração, a Boomerang pode ajudá-lo a agendar reuniões com colegas – sem as habituais idas e vindas para trás e para a frente porque nenhum compromisso serve a todos. Com o suplemento, marca os horários em que está disponível num calendário incorporado num e-mail. Cada participante seleciona o momento em que está disponível – então o servidor Boomerang envia automaticamente um convite a todos os participantes.
Trabalha com: Outlook 2013 ou superior (Windows), Outlook para Microsoft 365 (Windows e Mac), OWA;
Preços: Básico (gratuito), Pessoal ($5 por mês), Pro ($15 por mês), Plano de equipas para empresas (cerca de $15 por utilizador por mês);
DocuSign para Outlook
O add-in DocuSign facilita o envio de documentos que requerem uma assinatura digital. Ao compor um e-mail, basta clicar no botão na barra de ferramentas inferior para abrir a barra lateral de DocuSign. Isto irá guiá-lo através dos próximos passos e depois lançar uma aplicação web a partir da página principal do Outlook. Aqui obtém uma pré-visualização do documento e pode também marcar onde o destinatário deve assinar digitalmente.
Trabalha com: Outlook 2013 ou superior (Windows), Outlook para Microsoft 365 (Windows e Mac), OWA;
Preço: 30 dias de teste gratuito, planos de empresa a partir de $10 mensais por utilizador;
Dropbox para Outlook
Se você e os seus colegas utilizarem o Dropbox para partilhar ficheiros, o Dropbox Add-In oficial para Outlook deverá facilitar a vida de todos. Em vez de anexar um ficheiro que está armazenado no seu PC, pode “anexá-lo” à sua conta Dropbox (o link para o seu ficheiro Dropbox está incorporado no e-mail). Se o destinatário do e-mail tiver a sua própria conta Dropbox, pode aceder imediatamente ao ficheiro enviado. Desta forma, mesmo ficheiros extremamente grandes podem ser partilhados convenientemente através do Microsoft Outlook sem ter de os carregar previamente para os enviar como anexo de correio eletrónico.
Trabalha com: Outlook 2013 ou superior (Windows), Outlook para Microsoft 365 (Windows e Mac), OWA;
Preços: Básico (gratuito, 2GB de armazenamento), Profissional (17 euros por mês, 3TB), Standard (10 euros por utilizador por mês, 5TB), Avançado (15 euros por utilizador por mês, armazenamento ilimitado);
Google Meet Add-In
Se utiliza o Outlook, é provável que utilize o Microsoft Teams para videoconferência. Uma alternativa popular é o Google Meet. Pode utilizar o add-in para Outlook para criar compromissos do Google Meet diretamente a partir do programa de correio eletrónico da Microsoft.
Uma vez instalado o add-in, basta clicar no ícone no topo do ecrã, semelhante à forma como se cria uma reunião no Outlook. O convite é enviado como um link num e-mail e registado no seu calendário Outlook. Os beneficiários podem clicar no link para se juntarem à reunião à hora marcada.
Trabalha com: Outlook 2016 ou superior (Windows e Mac), Outlook para Microsoft 365 (Windows e Mac), OWA;
Preço: gratuito, algumas funcionalidades apenas disponíveis com uma licença paga do Google Workspace;
Quick Poll
O add-in Quick Poll da Microsoft funciona com a aplicação web Microsoft Forms, que faz parte do Microsoft 365, e incorpora as sondagens nos seus e-mails. Estão definidos para um formato de escolha múltipla, onde os destinatários podem ler uma pergunta e depois clicar em uma ou mais escolhas de resposta. Os resultados da sondagem são visualizados como um gráfico de barras.
É muito fácil de fazer: Ao compor um e-mail, clique no ícone de três pontos na barra de ferramentas inferior e selecione Quick Poll no menu para abrir a barra lateral do add-in. Depois, introduza as perguntas e respostas na barra lateral e está feito.
Trabalha com: Outlook 2016 ou posterior (Windows e Mac), Outlook para Microsoft 365 (Windows e Mac), OWA;
Preço: gratuito, conta Microsoft 365 necessária;
Slack para Outlook
Se você e a sua equipa colaborarem via Slack, podem utilizar o suplemento oficial para reencaminhar um e-mail ou linha de e-mail do Outlook para a sua equipa Slack.
Só precisa de abrir a mensagem relevante e clicar no ícone de folga à direita do cabeçalho. Na barra lateral, pode selecionar no primeiro campo se o e-mail deve ser encaminhado para um canal Slack ou para membros individuais da equipa. Se o e-mail contiver anexos de ficheiros, pode opcionalmente reencaminhá-los também. Na sua equipa Slack, o e-mail será então colocado sob o seu nome de utilizador como uma mensagem para o canal ou como uma mensagem direta para o membro da equipa.
Trabalha com: Outlook 2013 ou posterior (Windows), Outlook para Microsoft 365 (Windows e Mac), OWA, Outlook mobile app (Android e iOS);
Fixação de preços: Microsoft 365/Microsoft 365 Business ou Enterprise e Slack account necessário; Slack free ou a partir de 6,25 euros por mês;
Zoom para Outlook
Zoom é outra plataforma de videoconferência popular utilizada em muitas empresas – na sua maioria ao lado do Teams da Microsoft. O add-in Zoom funciona de forma semelhante ao seu equivalente do Google Meet: basta clicar no ícone Zoom no topo da janela de agendamento de reuniões do Outlook para o transformar numa reunião Zoom. Os participantes receberão um e-mail com um link que podem clicar para se juntarem ao encontro.
Trabalha com: Outlook 2016 ou posterior (Windows e Mac), Outlook para Microsoft 365 (Windows e Mac), OWA, Outlook Mobile App (Android);
Preços: gratuito; para empresas a partir de 140 euros por utilizador por ano.