Para que um candidato desejado não só venha, mas também permaneça, são necessários processos de onboarding que funcionem. Aqui, muitas vezes ainda há muita coisa errada. O desenvolvimento de viagens de onboarding pode ajudar.
Por Anne Schüller
Os profissionais de elevado perfil têm geralmente várias ofertas na manga. Eles são livres de escolher quem querem conhecer. Uma boa cultura de boas-vindas pode fazer toda a diferença. A notícia de como um empregado se está a sair nos primeiros dias, também conhecida como a experiência de bordo, espalha-se como fogo selvagem.
A Society for Human Resource Management (SHRM) descobriu que 15% de todos os novos empregados estão tão horrorizados com o que experimentam no seu primeiro dia de trabalho que querem partir imediatamente. Especialmente os melhores talentos, então rapidamente põem isto em prática. Para as empresas envolvidas, isto é uma amarga perda de know-how, tempo e dinheiro. O processo de recrutamento começa tudo de novo.
Para evitar que isto aconteça, em primeiro lugar, é preciso lidar intensivamente com cada ponto de interação do onboarding, ou seja, com tudo o que acontece no início de uma nova relação de emprego. O objetivo é conseguir que o início se dê sem problemas e também tornar a introdução ao trabalho e à equipa tão apelativa quanto possível, para que o novo empregado não só comece o seu trabalho, mas também goste de ficar na empresa.
Onboarding: o velho e o novo mundo dos negócios
Vejamos um exemplo concreto. O jovem autor Alex T. Steffen, nascido em 1990, tem a sua opinião: “O meu amigo universitário Jens aceitou recentemente uma oferta de emprego numa conhecida consultora de gestão na área digital. Ao mesmo tempo, Anna, uma conhecida, aceitou uma oferta de emprego no Facebook. Ambos se mudaram de Viena para Berlim.
O supervisor de Jens contactou-o uma vez por e-mail quatro semanas antes de ele começar a trabalhar. O principal conteúdo do e-mail foi a recomendação de dois livros como leitura preparatória. A empresa de aconselhamento não ajudou Jens a encontrar um apartamento. Também não recebeu qualquer apoio financeiro para a mudança. O stress associado à mudança para outro país pode ser considerável. Assim, seria do seu próprio interesse dar uma pequena ajuda ao recém-chegado.
Anna recebeu apoio do Facebook na procura de um lugar para viver e o transporte completo dos seus pertences foi pago. O resultado: nas semanas anteriores ao início do seu trabalho, Anna não teve de lidar com estes inconvenientes. Em vez disso, ela pôde começar o novo trabalho equilibrado e bem preparado.
Mas o realmente impressionante é a cultura na nova equipa da Anna. Nas semanas anteriores ao início dos trabalhos, ela recebeu numerosas mensagens pessoais de boas-vindas. Os futuros colegas expressaram a sua alegria a Anna e ofereceram apoio quando ela chegou à sua nova casa. A expectativa de Anna era correspondentemente elevada, uma garantia de boa qualidade de trabalho logo desde o início”.
Desenvolvimento de onboarding em workshops
O onboarding para diferentes grupos profissionais ou situações de recrutamento podem muito bem ser desenvolvidas em workshops de um dia. Os colegas que foram recentemente contratados devem poder participar. Os estagiários também. Têm de conhecer mais ou menos todas as áreas de uma empresa. E ainda não estão bloqueados por departamentos e processos.
É melhor começar com uma lista de coisas que certamente não deveriam acontecer num bom processo de entrada a bordo. Depois é desenvolvida uma viagem. Isto é apresentado visualmente como uma rota de viagem. Cronologicamente, mostra as fases individuais e os pontos de interação, também chamados pontos de contacto. Acima de tudo, mostra o que um novo empregado experimenta e como se sente: desapontado, bem ou entusiasmado.
Ao documentar uma viagem de bordo, há também pintura e colagem, tal como numa colagem. Histórias selecionadas, opiniões exemplares, referências a portais de classificação do empregador e incidentes reais são assinalados. Os fatores de desapontamento e entusiasmo estão listados. Os nomes Dont’s e Dos são nomeados. São destacados importantes pontos de entrada e saída.
É então elaborada uma lista prioritária de pontos de contacto a serem trabalhados. Após o registo incondicional da respetiva situação real, define-se uma situação alvo desejada ou necessária e desenvolve-se um plano de ação para o efeito. Isto é então rapidamente implementado nas linhas de tempo visadas. Subsequentemente, o resultado é verificado e documentado com base em parâmetros de medição adequados.
Um exemplo bem-sucedido de prática de onboarding
Num caso, os estagiários redesenharam os processos internos de embarque. Até então, demorou frequentemente vários dias nesta empresa antes que um novo empregado pudesse tornar-se produtivo. Durante esse tempo, ele esteve ocupado a orientar-se e a obter o equipamento e as licenças de trabalho necessárias. Começou com o facto de que no primeiro dia de trabalho, na receção, ninguém sabia exatamente onde se encontrava o seu local de trabalho.
Com a solução que foi trabalhada, tudo foi organizado ao detalhe: alguns dias antes do início, o novo empregado recebeu uma caixa de boas-vindas com informações importantes, um plano de orientação e um pequeno presente de boas-vindas. Foi apresentado eletronicamente a todas as pessoas responsáveis e envolvidas com uma fotografia e informação sobre a pessoa. Se desejar, o recém-chegado pode também apresentar-se num vídeo. No primeiro dia de trabalho, foi recebido pelo seu nome ao entrar no edifício.
As ferramentas de trabalho digitais necessárias, tais como conta de correio eletrónico, nome de utilizador e palavra-chave para todas as aplicações informáticas importantes e licenças de software estavam disponíveis. Um manual de A a Z para o início perfeito estava pronto. O equipamento necessário, como computadores, telefones, cartões de identificação do pessoal, cartões de visita e um sinal de entrada de correio também foram fornecidos. Foi planeada uma pequena cerimónia de boas-vindas para acelerar a integração social. E um mentor estava pronto a acompanhá-los.
Foi iniciado um procedimento semelhante para os freelancers de TI com contratos a prazo fixo. Um kit completo de bordo de freelancer regula agora tudo sem problemas.
Ajudante interfuncional para uma boa cultura de boas-vindas
Para apoiar as empresas estabelecidas no seu caminho para o futuro, existe uma nova descrição de funções: o gestor interno do ponto de contacto. Como ligação entre a organização, os funcionários e a equipa de gestão, é responsável pelas questões relacionadas com a cultura empresarial e o bem-estar das pessoas. Ele assegura uma boa cultura de boas-vindas e muitas outras questões interdepartamentais, como estas:
- organização e vida de escritório,
- eventos e projetos sociais do pessoal,
- atividades desportivas e programas de saúde,
- iniciando inquéritos ao pessoal,
- prevenção da rotação do pessoal,
- envolvimento na seleção de empregados,
- apoio a bordo e fora de bordo,
- entrevistas de saída e apoio a ex-alunos,
- apoio a portais de avaliação de empregadores,
- caixa de sugestões, mediador
- gestão interna da ideia.
A formação para se tornar um gestor certificado de ponto de contacto interno destina-se principalmente a empregados ambiciosos das áreas de gestão de empregados e RH que queiram tornar a cultura empresarial dos seus empregadores apta para o futuro no contexto do nosso novo mundo de trabalho e com a ajuda desta qualificação adicional.