“Queremos ser uma referência na transformação da gestão de documentos”

Roberto López del Cura, diretor geral comercial da AdeA conta ao Computereorld os planos futuros de uma empresa no meio da reinvenção.

Imagem: Juan Márquez

Por Esther Macías

A história da empresa espanhola AdeA data de nada menos do que 1999. A empresa, originalmente centrada na custódia física de documentos, evoluiu nos últimos anos para se tornar numa empresa tecnológica centrada na gestão de documentos e com a hiper-automação como bandeira. Roberto López del Cura, diretor geral comercial da empresa, conta à Computereorld os planos futuros de uma empresa no meio da reinvenção.

Juntou-se à AdeA em março de 2022 vindo da Microsoft. O que o atraiu para este projeto?

A AdeA é uma empresa que teve de se transformar antes de mais nada para poder ajudar os seus clientes a darem o salto. Deu-me a oportunidade de passar de um trabalho mais teórico para um mais prático em que os resultados e o impacto da atividade podem ser vistos mais diretamente e a um prazo mais curto do que numa multinacional. É um projeto muito atrativo e um plano estratégico de como pretendemos posicionar-nos como uma empresa de referência no setor no mundo da transformação através da gestão de documentos.

Tem sido muito complexo para uma empresa com um perfil tradicional e centrado no armazenamento físico e custódia de documentos dar o salto para a era digital?

É uma viagem que se prolonga há três anos. Desde que uma nova equipa de gestão geral se juntou à AdeA, foi tomada a decisão de aplicar tudo o que a tecnologia trouxe para o mundo da gestão documental e não se concentrar apenas no arquivamento tradicional. É um longo caminho e ainda não está terminado. Quando cheguei no primeiro dia, e me mostraram aqueles corredores com todos os arquivos, pensei “o que tem isto a ver com a tecnologia”, mas depois vi como tudo se encaixa.

A AdeA tinha um conhecimento muito amplo da gestão de documentos e tipologias de documentos e nos últimos anos, graças a uma estratégia de aquisição, acrescentámos também conhecimentos tecnológicos. O nosso último passo foi um importante acordo com a IBM, o nosso parceiro tecnológico de referência. Através da tecnologia que temos vindo a incorporar internamente mais a da IBM, estamos agora em posição de trazer uma proposta de valor aos nossos clientes; uma proposta de ponta a ponta, que vai desde o papel físico até ao processo de tomada de decisão através da automação. Gostamos de chamar a este processo “do documento aos dados” porque no final o que importa é a forma como gerimos esses dados.

Os avanços que têm sido feitos na inteligência artificial e na automatização de processos, que estão em plena expansão, imagino que serão a chave para a atividade e reinvenção atuais da AdeA…

É mais uma necessidade do que um boom. O que temos visto durante a pandemia é que a transformação digital das empresas acelerou, mas muito mais do lado do front-office, do lado da relação com o cliente. A filosofia omni-canal foi assumida muito rapidamente por todas as empresas, que queriam estar em todos os canais onde o cliente estava (quem estava em casa), pelo que tiveram de evoluir muito rapidamente; no entanto, houve um atraso no back-office das empresas que causa silos e pequenas ruturas entre o que a frente e o back-office podem fazer.

Aí vemos uma grande oportunidade de ajudar os nossos clientes e todas as empresas que ousam trabalhar connosco, com base em três grandes blocos. Por um lado, a gestão tradicional de documentos, porque atualmente, apesar de todas as empresas terem uma estratégia “sem papel”, vemos setores que, devido a um quadro jurídico específico, não a podem adotar, como por exemplo a administração pública, o mundo dos seguros, muitos dos processos bancários…

Por outro lado, existem dois outros blocos que nos permitem chegar ao fim; um é o processamento inteligente de documentos, onde a inteligência artificial (e a aprendizagem mecânica e a aprendizagem profunda) está a desempenhar um papel fundamental. Estamos a passar de um modelo de gestão documental como centro de custos para um modelo que permite que a informação esteja disponível quase em tempo real, de modo a que os dados possam ser utilizados quer dentro de um processo de tomada de decisão, quer para alimentar um segundo processo, e é aí que entra em jogo a nossa terceira etapa, a automatização. Porque o que permitimos é que o tempo para disponibilizar informação seja reduzido e isto afeta o resto do funcionamento da empresa em termos de maior satisfação dos clientes e empregados, ter mais informação para oferecer produtos e serviços, etc. 

A empresa emprega 300 profissionais e tem um volume de negócios de cerca de 20 milhões de euros. Quais são os seus planos para aumentar o pessoal e o volume de negócios este ano?

Temos um plano estratégico de três anos no qual nos propusemos duplicar o nosso EBITDA e aumentar o nosso volume de negócios em 50%. Gostamos de dar como exemplo o impacto da transformação digital na nossa própria empresa; nos últimos três anos assistimos a uma melhoria no nosso estado financeiro, podendo aumentar o nosso EBITDA ao mesmo tempo que aumenta o nosso volume de negócios. Um crescimento de 50% é importante e para isso estamos a olhar tanto para o crescimento orgânico, ganhando quota de mercado e clientes, mas também para o crescimento inorgânico, como temos feito nos últimos três anos. Queremos incorporar diferentes empresas para nos proporcionar sinergias comerciais ou tecnológicas e acrescentar todo este conhecimento à base que já temos na AdeA.

Compraram uma empresa em Portugal. Haverá mais aquisições em Espanha?

Estamos constantemente a avaliar o mercado, mas de momento não consigo fazer qualquer progresso.

A AdeA compete com os grandes atores tecnológicos na área da gestão documental. A OpenText, que acaba de comprar o Micro Focus, é um exemplo, mas há mais. Como vê os seus rivais?

Há dois tipos principais, os grandes atores, que estão mais do lado do fabricante de software, e que licenciam a sua tecnologia para o cliente desenvolver, e outra série de empresas que estamos entre: as empresas de serviços. O que nos distingue é o nosso acompanhamento do cliente, a nossa capacidade de lhes proporcionar todo o know-how do processo documental, que não envolve apenas a tecnologia (que é fundamental) mas também o conhecimento e o talento das pessoas. O modelo SaaS com o qual abordamos os nossos clientes também nos diferencia e permite-nos competir de uma forma mais ágil. Desta forma, os clientes não precisam de fazer uma grande implementação, mas podem adotar processos pouco a pouco, uma estratégia que nos está a dar uma forma de entrar em novos clientes.

Se falamos de players como Opentext, Servicenow ou Microsoft, o que vemos é que estes fornecedores oferecem “café para todos”, pelo que os clientes dependem de uma série de integradores para personalizar a proposta, o que implica mais investimento e tempo da sua parte. Reduzimos o investimento, a implementação e a implantação (de facto, podemos fazer um projeto de meses em semanas) e minimizamos o impacto na organização.

A AdeA está presente em Espanha, Portugal e Colômbia, qual é a sua estratégia de internacionalização?

Até agora, para além da nossa presença em Espanha e Portugal, prestamos serviços ao resto da Europa através de parceiros na parte mais tradicional do negócio, a custódia, mas o nosso modelo atual, que é mais baseado na tecnologia, permitir-nos-á internacionalizar mais rapidamente. Estamos agora a analisar a expansão para outros países da América Latina (para além da Colômbia) e Europa. 

Qual a vossa estratégia de negócio que traçaram para Portugal?

A estratégia para Portugal é exatamente a mesma para toda a corporação, um compromisso muito forte com a tecnologia e especificamente com a cloud, que nos permite implementar rapidamente os mesmos serviços em qualquer geografia com as mesmas garantias e níveis de serviço.

Existem diferenças entre os mercados português e espanhol?

Especialmente na questão financeira. Portugal está bastante à frente com a questão da faturação digital, na verdade, é um país líder na UE, mesmo com códigos QR. A nível de mercado não há grandes diferenças, embora Espanha tenha uma peculiaridade que são as múltiplas multinacionais que tem, presentes em muitos países (Portugal tem algumas, mas a sua presença é geralmente reduzida ao Brasil). Em todo o caso, a oportunidade que vemos em Portugal é enorme e estamos a aproveitar muitas sinergias entre os dois países.

Qual é o peso dos negócios de Espanha?

66% provém de Espanha e 33% está dividido entre Portugal e a Colômbia.

Será que os grandes clientes da AdeA há muito tempo já se livraram desta onda de mudanças ou a nova abordagem da empresa está a atrair novas empresas?

Ambas as maneiras. Sem dúvida, estamos a crescer muito na nossa atual carteira, mas também estamos a atrair novos clientes, especialmente no mundo dos agentes imobiliários e dos serviços imobiliários. Uma das grandes vantagens da AdeA é a sua carteira de clientes, 80% da qual é composta por empresas IBEX 35; estamos muito familiarizados com os seus processos, pelo que é lógico que surjam novos projetos para nós na área digital. Estamos a trabalhar arduamente com a banca, na hipoteca onboarding e no sector dos seguros e serviços públicos. Já estamos a ser capazes de gerar uma série de casos que nos permitem reproduzi-los para cada uma das indústrias.

O último contrato que ganhámos é a Consejería de Justicia de la Comunidad de Madrid. Renovámos o acordo que tínhamos com eles durante cinco anos por um montante de 8,5 milhões de euros. A entidade já nos confiava para o arquivo e guarda de documentos e o atual contrato envolve o início de um projeto de transformação digital.

Quanto peso tem a Administração na AdeA?

É responsável por 30% do negócio. É um setor muito intensivo em documentação que tem um peso importante no nosso negócio tradicional e, além disso, estamos gradualmente a começar a realizar novos projetos para que eles também participem no novo processo digital. Não é um caminho fácil. Ganhamos a Justiça em Castilla-La-Mancha e Múrcia, a Comissão Nacional do Mercado de Valores Mobiliários… A nossa intenção é trabalhar mais com a Administração na nossa parte da transformação, para além dos negócios tradicionais, espero que os fundos europeus sejam um acelerador para a modernização da Administração.

A Espanha irá fazer bom uso deles?

Deveríamos ser capazes de o fazer. O difícil sobre os fundos públicos é que são utilizados para causar um impacto real. Além disso, deve ser feito um maior esforço para assegurar que estes fundos cheguem às PME e para reduzir a burocracia envolvida na receção deste tipo de ajuda. No entanto, é verdade que graças a estas iniciativas o país está a evoluir, como temos visto nos últimos anos. 

Que importância atribui a AdeA à cibersegurança?

Muita, a toda a segurança como um todo. A gestão de documentos envolve a segurança física dos documentos; somos os depositários de documentação que tem um valor muito elevado. E no lado mais digital existem outros blocos de segurança, tais como a segurança perimetral dos sistemas. Confiamos nos grandes porque toda a nossa infraestrutura está em Microsoft Azure e AWS; a nível de aplicação trabalhamos com a IBM. Contamos com os grandes porque estas empresas têm muita concentração e uma grande capacidade para investir na segurança dos seus ambientes. Depois há outro aspeto da segurança, o da acessibilidade e da governação, que é frequentemente esquecido. Trabalhamos para assegurar que toda a documentação seja centralizada, visível sem a necessidade de descarregar e rastreável. Há uma parte fundamental da gestão de documentos, que é o ciclo de vida do documento, que envolve saber que documentos uma organização deve continuar a ter e quais não, e isto afecta tanto o mundo digital como físico, e o cumprimento dos regulamentos atuais é fundamental. Trabalhamos intensivamente em todos estes aspetos.

Finalmente, que impacto tem a cadeia de bloqueio na gestão de documentos?

É um capacitador que permite, a qualquer momento, melhorar os processos. Quando uma transação é feita entre empresas, é sempre gerado um documento, independentemente de ser físico ou virtual, por exemplo, um contrato inteligente ou mesmo um NFT; de facto, já estamos a começar a salvaguardar os NFT.




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