Quer pretenda antecipar a obrigação futura de registar o tempo de trabalho ou simplesmente acompanhar a sua evolução. Estas aplicações e ferramentas, a maioria das quais gratuitas, são ideais para este fim.
Por Manfred Bremmer
O Tribunal Federal do Trabalho alemão (Bundesarbeitsgericht, BAG) esclareceu num acórdão de meados de setembro de 2022 que a obrigação emitida pelo TJCE em 2019 de introduzir um “sistema objetivo, fiável e acessível” de registo das horas de trabalho diárias dos seus empregados, mais conhecido como a decisão sobre o relógio de ponto, já se aplica. A simples inscrição das horas extraordinárias trabalhadas já não é suficiente.
Mesmo que possa passar algum tempo até que o legislador transforme os requisitos do TJE em legislação nacional e estabeleça detalhes para a implementação – um regresso ao relógio de ponto não terá certamente lugar na maioria dos casos. O teletrabalho induzido pela pandemia e o subsequente regresso hesitante ao local de trabalho do escritório – Trabalho Híbrido – levaram ao facto de os terminais de registo de tempo serem apenas de utilidade limitada – pelo menos não são suficientes por si só.
É mais elegante e prático se a gravação das horas trabalhadas for feita manualmente pelo empregado – não numa folha de horas, claro, mas digitalmente através de uma das numerosas ferramentas e aplicações, algumas das quais são gratuitas, que estão agora disponíveis para a gravação das horas de trabalho. Compilámos as melhores soluções para si.
Gravação do tempo de trabalho com Excel
O ditado “Se tudo o que tem é um martelo, tudo se parece com um prego” aplica-se certamente ao registo do tempo de trabalho em Excel. A web está cheia de instruções e, na sua maioria, de modelos gratuitos de folhas de tempos baseados no software. Além disso, numerosos profissionais do Excel asseguram que mesmo detalhes complicados, tais como feriados regionais, trabalho a tempo reduzido, horário flexível ou trabalho ao fim-de-semana, estão incluídos.
Prático, mas um pouco volumoso: registo de horas através da folha de cálculo do Excel
O que nos leva ao fim das vantagens. As desvantagens são claramente a fraca capacidade de utilização, especialmente quando usado em movimento e em dispositivos móveis. Além disso, pode rapidamente tornar-se muito confuso quando utilizado em empresas maiores – pelo menos para o departamento de RH ou departamento de contabilidade. Além disso, é muito fácil manipular os dados – um problema que também existe com o tempo de trabalho baseado na confiança.
Os modelos para registo de tempo em Excel são abundantes na web. Uma vez que não se trata de ciência de foguetes e que os requisitos são controláveis, é difícil fazer recomendações. Em qualquer caso, a folha para Excel, LibreOffice e OpenOffice de Steffen Hanske funciona de forma fiável.
Aplicações para registo do tempo de trabalho
É claro que uma aplicação móvel é muito mais elegante e prática do que uma folha Excel. As vantagens da gravação de tempo via smartphone são óbvias: com o telemóvel como companheiro constante, pode facilmente entrar no seu horário de trabalho mesmo quando está em viagem, sem ter de ligar o PC ou entrar nos horários mais tarde a partir da memória. Além disso, a maioria das aplicações de seguimento do tempo permitem-lhe gravar as suas horas de trabalho ao minuto com um botão de início, paragem e pausa. Alguns suportam mesmo a entrada e saída com base na localização através de coordenadas (geofencing) ou através da etiqueta NFC. Em alguns casos estão também disponíveis extensões para artigos de vestuário (Apple Watch). Aqui estão algumas aplicações recomendadas:
Relógio de ponto 2.1
Com a aplicação gratuita Stempeluhr 2.1 de Matthias Lenkeit, pode gravar o início, o intervalo e o fim das horas de trabalho simplesmente pressionando um dos três campos. Também é possível fazer o check-in e o check-out através da etiqueta NFC. Embora o aplicativo não brilhe necessariamente com a sua interface gráfica de utilizador, oferece uma variedade de opções de configuração para registar facilmente as suas próprias horas de trabalho.
A exportação também foi considerada: relatórios mensais e semanais podem ser impressos ou exportados como ficheiro PDF / Excel e enviados por correio eletrónico ou outros programas. Além disso, a proteção de dados é uma prioridade máxima: A aplicação não recolhe nem transmite quaisquer dados de utilizador. A única desvantagem é que o Stempeluhr 2.1 só está disponível para Android.
atWork
Embora destinado principalmente a trabalhadores por conta própria, a atWork by Sergej Steinbach é também adequada para trabalhadores permanentes – especialmente aqueles que trabalham em vários projetos. A aplicação, que está disponível para iPhone (a partir do iOS 12), Mac (a partir do chip MacOS 11 e M1) e Apple Watch, é gratuita na versão básica, mas na prática dificilmente se consegue passar sem as funções oferecidas através de compras em apps, tais como horário de trabalho, dias especiais ou exportação de dados (2,49 euros cada).
Para além do registo automático do tempo baseado na localização (extensão por 2,49 euros), a aplicação também suporta atalhos Siri. Além disso, as funções mais importantes também podem ser facilmente realizadas através do Apple Watch. Também no atWork, o programador não recolhe quaisquer dados do utilizador.
FlexLog
A aplicação de seguimento de tempo FlexLog, de Tobias Hauß, está disponível para Android e iOS. A versão básica da aplicação, que é gratuita, permite aos utilizadores registar as suas horas de trabalho rápida e facilmente. No entanto, funções importantes como uma visão geral das pausas ou a exportação como um ficheiro CSV custam dinheiro. Além disso, outras características práticas podem ser utilizadas através de compras em fichas.
Isto inclui a função de lembrete FlexLog para lembrar de entrar e sair com base no comportamento. Além disso, os widgets para o ecrã inicial estão disponíveis como um suplemento a um custo extra, e os proprietários de um iPhone 14 Pro podem aguardar com expectativa o apoio da Dynamic Island.
Sistemas híbridos de registo do tempo
Timeular ZEI
A Timeular ZEI ultrapassa claramente o objetivo de registar o tempo de trabalho para cumprir os requisitos legais – mas resolve o problema de forma muito elegante. A solução é ideal para pessoas que trabalham em vários projetos ao mesmo tempo ou têm problemas com o seu equilíbrio trabalho-vida. Ou simplesmente esquecer que já estão a trabalhar há uma hora.
A Timeular consiste num cubo de oito lados com um sensor de posição que está ligado a um smartphone ou computador via Bluetooth – bem como o software de acompanhamento. A cada um dos oito lados do cubo pode ser atribuído a uma atividade ou projeto específico – então a aplicação associada regista automaticamente o tempo para a tarefa do lado do cubo que está virado para cima. Se estiver a fazer outra coisa ou a fazer uma pausa, basta virar o cubo para o lado correspondente.
Para além de registar as horas diárias e semanais num relatório, a informação recolhida pode ser utilizada de muitas maneiras – dependendo do plano e da intenção. Os empregados e os seus gestores obtêm uma melhor visão geral de quanto tempo realmente se acumula para certos projetos e planeiam em conformidade. Além disso, os dados podem naturalmente ser exportados como ficheiro CSV, PDF ou Excel ou partilhados em ferramentas tais como Slack ou Jira. As integrações autocriadas também são possíveis graças ao Timeular API.
Com pouco menos de 60 euros para o cubo e uma subscrição anual a partir de 50 euros, a solução não é, no entanto, totalmente barata. Mas os ganhos de eficiência serão certamente muito maiores se os utilizadores reconhecerem as vantagens da Timeular e não deixarem o cubo à esquerda. A solução não é isenta de problemas, tendo em conta os conhecimentos adicionais sobre o perfil do trabalho – macrogestão por palavra-chave.
timeBuzzer
A “cigarra temporal” vai na mesma direção que o cubo temporal. O botão, que é principalmente conhecido de quiz shows, ajuda a registar as horas de trabalho em tempo real e atribuí-las a um projeto ou cliente específico. Com o Timebuzzer, a tarefa é feita com elegância, rodando o botão, e uma luz na cor selecionada acende-se.
Também aqui, o hardware com o mesmo nome é apenas uma – opcional – parte de uma solução mais abrangente, que consiste num painel de instrumentos e aplicações para dispositivos móveis, web e PC. O timeBuzzer oferece numerosas opções de integração, por exemplo em Asana, Slack, Trello ou várias aplicações Office, que podem ser utilizadas para automatizar rapidamente os processos de trabalho. Claro que tudo isto tem um preço de 5 euros por utilizador e por mês, e o próprio Buzzer custa 89 euros cada.