O Diggspace, da Create IT, envolveu a integração inicial de mais 4500 documentos, 650 artigos, 180 canais e 40 apps e vai servir 8000 colaboradores.
A Create IT, empresa portuguesa focada no desenvolvimento de sistemas multiplataforma críticos ao negócio, implementou o Diggspace, a sua plataforma SaaS que permite a criação de intranets prontas a usar, no Centro Hospitalar e Universitário de Coimbra (CHUC). Destinada a um universo de 8000 colaboradores, envolveu a integração inicial de mais 4500 documentos, 650 artigos, 180 canais e 40 apps.
O CHUC necessitava de atualizar a sua anterior Intranet, já que implicava uma manutenção complexa, apresentava riscos de segurança e tinha problemas de usabilidade. Além disso, havia uma grande dificuldade em gerir conteúdos de forma autónoma e descentralizada.
Importava, por isso, modernizar o espaço de trabalho digital e disponibilizar um ambiente que promovesse a interação intra e entre equipas, de forma a também potenciar as ferramentas já existentes e o trabalho colaborativo. “Havia o desafio de criar um espaço comum, coletivo, de comunicação e de envolvimento dos nossos profissionais, no qual se pudessem centralizar os conteúdos institucionais, como informações, deliberações do CA, normativos internos, notícias, eventos e formação, e que funcionasse como átrio digital para todos os colaboradores, como um espaço de integração”, explica Rosário Reis, administradora hospitalar e coordenadora da Transformação Digital do CHUC.
Tudo isto iria também contribuir para elevar os níveis de resiliência da organização, permitindo responder melhor a situações como trabalho remoto/híbrido massificado ou possíveis ataques informáticos, acrescenta a empresa.
A solução adotada foi o Diggspace, a plataforma SaaS da Create IT para criação rápida de Intranets de última geração. Como modern & digital workplace, funciona como ponto de encontro, partilha de informação e envolvimento de toda a equipa, permitindo gerir todo o tipo de conteúdos de forma autónoma. “A Create IT apresentou-nos uma solução pronta-a-usar que respondia aos nossos requisitos funcionais e organizacionais. Sendo um produto disponibilizado em modelo SaaS (Software-as-a-Service) não tivemos sequer que nos preocupar com infraestrutura e manutenção, uma vez que essas componentes estão incluídas no contrato de licenciamento. Adicionalmente, desde as primeiras conversas que se tem revelado um parceiro próximo, capaz de compreender o contexto da saúde e endereçar os nossos desafios”, refere João Gomes, gestor de Projeto do Serviço de Tecnologias e Sistemas de Informação do CHUC.
Entre as principais funcionalidades da solução, contam-se o painel de trabalho (dashboard), área de notificações, centro de aprendizagem (e-learning), reconhecimento de colaboradores, laboratório de ideação, diretório de colaboradores e contactos, diretório de aplicações, newsletters automáticas, pesquisas e analíticas integradas.
Inclui diversas integrações nativas com Microsoft 365, Azure AD e Teams, e apresenta vantagens como o rápido arranque (produto pronto-a-usar), administração e configuração simples (frontend), fácil gestão de conteúdos (acessibilidade a toda a informação, permanentemente atualizada), disponibilidade total (a qualquer hora, em qualquer lugar – para todos os colaboradores, com ou sem posto trabalho, dentro ou fora das instalações / cloud), acesso multicanal (desktop e mobile), segurança e escalabilidade.O carregamento inicial de conteúdos demorou duas semanas e a disponibilização da solução foi instantânea, por ser um produto Cloud.
Os maiores benefícios alcançados pelo CHUC foram o maior envolvimento e proximidade das suas pessoas, informação permanentemente atualizada e acessível, ferramentas de trabalho sempre à mão, ambiente mais colaborativo, aceleração da transformação e digitalização da forma de trabalhar – possibilitando endereçar com sucesso qualquer modelo (presencial, remoto ou híbrido).“Estamos muito satisfeitos, a Create IT tem-nos desafiado a adotar novas práticas de colaboração, como os workshops remotos, e a acelerar a desmaterialização dos processos internos. Estimulam a mudança propondo proactivamente alternativas e, não menos importante, encontram soluções para os problemas que levantamos. Sentimos muita disponibilidade, alinhamento e convergência”, avança João Gomes.
“Este tipo de desafio constitui um motor para acelerarmos, em conjunto, a transformação digital no CHUC na saúde. A empresa propôs-nos a solução Diggspace para modernizarmos o nosso espaço de trabalho digital, e a sua adoção está em linha com as nossas expectativas. Queremos aumentar progressivamente a sua utilização, também, porque sabemos que isso alavanca o envolvimento das pessoas e, consequentemente, a colaboração e a produtividade, com impacto direto na qualidade dos serviços prestados, para além de consolidar a marca CHUC”, aponta Rosário Reis.
“A Create IT tem revelado competências de inovação, agilidade e empatia que valorizamos nos nossos parceiros, sendo agora o parceiro Microsoft de referência para o CHUC. Temos ainda muito caminho para fazer no que diz respeito à modernização da forma de trabalhar, desde a maior adoção das atuais ferramentas de colaboração, até à desmaterialização e automação de processos internos”, conclui João Gomes.