O arquivo detém num total 35.000 pastas, alojadas em 3.500 metros lineares de prateleiras, e está localizado em Lisboa.
A AdeA, empresa luso-espanhola especializada em gestão documental, foi selecionada pela Direção-Geral da Educação, dependente do Ministério da Educação, para gerir, ordenar e classificar o seu vasto arquivo de documentos. O arquivo detém num total 35.000 pastas, alojadas em 3.500 metros lineares de prateleiras, e está localizado em Lisboa.
Segundo comunicado da empresa, a documentação não está devidamente identificada ou indexada e nem existe uma sequência lógica ou cronológica na localização da documentação.
“A documentação acumulada não tem qualquer instrumento de descrição de arquivo, pelo que a localização e recuperação de qualquer documento ou informação se torna numa tarefa quase impossível de alcançar, ou requer vários recursos humanos e muito tempo dedicado à procura da documentação”, explica Nuno Quaresma, diretor-geral da AdeA em Portugal.
Os espaços ocupados pela documentação “são imensos e estão no limite das suas capacidades, pelo que é urgente um tratamento documental que permita a libertação do espaço de arquivo, ou seja, uma avaliação e seleção de documentação sem valor legal ou probatório”, informa a empresa em comunicado.
Este projeto, cujas tarefas de classificação e arquivamento terão a duração de cerca de 12 meses, tem como objetivo avaliar e selecionar a documentação acumulada, com vista à libertação do espaço de arquivo. Não existe uma portaria de avaliação, pelo que “será realizada uma RADA – Relatório de Avaliação de Documentação Acumulada, que permite descrever e justificar as opções de preservação e eliminação da documentação”.
A AdeA é uma empresa de gestão documental tecnológica da origem espanhola, que adquiriu recentemente a empresa portuguesa Safebox, que estende os seus serviços neste país a vários sectores públicos e privados. Emprega 300 profissionais e tem um volume de negócios de cerca de 20 milhões de euros.