Uma colaboração eficaz no local de trabalho híbrido exige que todos os empregados estejam ligados, empenhados e capazes de participar em pé de igualdade. Ferramentas melhoradas e práticas atualizadas podem ajudar.
Por Linda Rosencrance
Embora muitas organizações já estivessem no processo de planeamento ou implementação de estratégias de transformação digital quando a COVID-19 chegou, a pandemia empurrou essas empresas para a aceleração de esforços. Como o trabalho a partir de casa se tornou a regra e não a exceção, as empresas apressaram-se a empregar ferramentas de colaboração para que os empregados pudessem trabalhar em conjunto e permanecer produtivos a partir de locais díspares.
Agora, com o regresso ao escritório e o aumento do trabalho híbrido, as empresas precisam de considerar como será a colaboração no mundo “pós-pandémico”.
No local de trabalho híbrido, as organizações estão a tentar encontrar o equilíbrio certo entre dar aos empregados remotos a flexibilidade de que necessitam para serem produtivos e garantir que a tecnologia também satisfaz as necessidades dos trabalhadores em escritório, disse Megha Kumar, vice-presidente de investigação, software e serviços na cloud na IDC. “Assim, quando se trata de ferramentas de colaboração, as organizações estão a aperceber-se da necessidade de implementar políticas em termos de como os empregados se envolverão uns com os outros de forma eficaz”, disse Megha Kumar.
As empresas têm de assegurar que, independentemente da localização dos empregados ou dos dispositivos que estão a utilizar, têm acesso à informação certa no momento certo, disse Kumar. E os vendedores de ferramentas de colaboração estão a tentar expandir e melhorar as capacidades dos seus produtos para satisfazer as necessidades destas organizações. Estes vendedores têm de garantir que os empregados dos seus clientes possam ter as mesmas experiências utilizando as suas ferramentas de colaboração em qualquer dispositivo, disse ela.
Trabalho híbrido + colaboração = tensão
Há uma tensão em torno da colaboração quando se trata de trabalho híbrido, disse Adam Preset, vice-presidente analista de tecnologias de experiência de empregados da Gartner. O que as organizações aprenderam é que a tecnologia que funciona quando as pessoas são totalmente remotas precisa de ser modificada ou alterada quando alguns trabalhadores estão no escritório e alguns estão a trabalhar fora do escritório.
As reuniões híbridas são um grande exemplo. Plataformas de videoconferência, tais como Zoom, WebEx e Teams, funcionam bem se todos forem remotos e todos aparecerem no mesmo tamanho num retângulo num ecrã – isto coloca todos em pé de igualdade. As empresas desenvolveram as melhores práticas e etiqueta para assegurar que todos possam participar, tais como encorajar as pessoas a inserir novas ideias através da função de chat, disse Preset.
Mas à medidas que as reuniões à distância se tornam todas em reuniões híbridas, as organizações estão de volta à dinâmica pré-pandémica, exceto que agora apenas alguns trabalhadores estão na sala de reuniões, enquanto muitos mais estão a trabalhar remotamente, disse ele.
“O anfitrião que possa estar a dirigir a reunião no escritório precisa de tecnologia que lhes permita ver todos os que estão o mais próximo possível do tamanho real [possível]”, disse Preset. Um anfitrião da reunião no escritório deve também ser capaz de ver o conteúdo e as pessoas que estão a participar, ouvir toda a gente, e olhar para os outros sinais digitais que as pessoas remotas estão a transmitir, disse ele.
“Isso pode significar que, se estão a levantar as mãos, estão a usar a ferramenta de levantar as mãos?”. disse Preset. “Se alguém escrever algo no chat, há alguma forma de o anfitrião da reunião na sala ver isso no grande ecrã ou de receber uma pequena notificação de que uma conversa está a acontecer ao lado durante uma reunião? E assim por diante”.
Novas funcionalidades no software de vídeo de reunião podem ajudar a fazer com que a experiência da reunião se percecione mais igual para todos. A Galeria Inteligente do Zoom, por exemplo, utiliza inteligência artificial para criar uma alimentação individual de cada participante na sala de reunião, para que os participantes remotos possam ver os seus movimentos e expressões faciais com mais clareza.
E o hardware atual da sala de reuniões, como a câmara MeetUp da Logitech, oferece características híbridas, tais como a capacidade de encontrar e enquadrar automaticamente cada participante na sala, ajustes de nível de som para vozes mais altas e suaves, e outras melhorias para criar uma melhor experiência para os participantes remotos.
Estes tipos de modificações técnicas de reunião são necessários para que o trabalho híbrido seja bem-sucedido a longo prazo.
Novas ferramentas para novos tempos
As organizações também precisam de implementar tecnologia que permita a colaboração com trabalhadores “sem secretária” ou “da linha da frente”, tais como técnicos no terreno, motoristas de camiões, trabalhadores de armazém, empregados de retalho, e pessoal médico para que se sintam ligados, disse Josh Bersin, fundador e CEO da The Josh Bersin Company, uma empresa de consultoria de recursos humanos.
Os trabalhadores sem secretária são frequentemente afastados da intranet da empresa, bem como de chamadas em conferência e sessões de formação que ajudam os membros da equipa a manterem-se ligados. Estes trabalhadores podem não ter tempo para assistir a uma reunião ou podem não conseguir interromper o seu trabalho para encontrar computadores de secretária que executem o mais recente software de colaboração. Em vez disso, utilizam normalmente os seus próprios dispositivos móveis e aplicações, que não são muito seguros, para se manterem ligados.
Consequentemente, as empresas precisam de se concentrar em melhorar a capacidade dos empregados sem secretária de colaborar com os seus colegas de trabalho, independentemente da sua localização. Uma forma de as empresas o poderem fazer é através da implementação de aplicações ‘deskless’, disse Bersin.
“A sua empresa pode não querer que o seu telefone pessoal seja o seu sistema de ensino porque não é muito seguro”, disse Bersin. “Mas existem agora aplicações [seguras], tais como WorkJam, que são concebidas para comunicações de ponta a ponta com pessoas que não têm computadores. E os grandes vendedores estão também a tentar descobrir como construir [essas aplicações]”. A Microsoft, por exemplo, acrescentou um conjunto de funcionalidades destinadas aos trabalhadores da linha da frente à sua aplicação móvel Teams nos últimos anos.
Procurando aumentar o envolvimento entre todos os tipos de empregados, o vendedor também lançou recentemente uma nova aplicação social no local de trabalho na sua plataforma de experiência de empregados da Microsoft chamada Viva Engage, uma espécie de rede social para a empresa, disse Bersin. A aplicação está disponível como um suplemento para o Microsoft Teams, que a empresa está a posicionar como um centro de colaboração e comunicação.
A Viva Engage, que é construída sobre os alicerces da Yammer, a anterior ferramenta de rede social da Microsoft, permite aos trabalhadores de toda uma organização ligarem-se uns aos outros, bem como aos líderes da empresa “para encontrar respostas a perguntas, partilhar a sua história única, e encontrar pertença no trabalho”, de acordo com a Microsoft. O objetivo da Viva Engage é ajudar os trabalhadores a sentirem-se mais incluídos no local de trabalho híbrido.
Outras ferramentas que se desenvolvem para estimular a comunidade entre os trabalhadores em diferentes locais incluem aplicações de ‘watercooler’, plataformas de aprendizagem online, e ferramentas de mensagens de vídeo assíncronas. E vários fornecedores de tecnologia líderes, incluindo a Cisco, Meta, e Microsoft estão a explorar a utilização de ambientes virtuais para reuniões e outros eventos.
“Acabei de falar com as equipas de produtos da Microsof e os seus planos são impressionantes”, disse Bersin. “Microsoft Mesh for Teams, que sairá em meados do próximo ano, permitir-lhe-á substituir a sua presença vídeo por um avatar, criar salas virtuais, e implementar espaços 3D no Teams. Imagine uma feira comercial, conferência de aprendizagem, ou experiência de bordo em 3D, tudo baseado em Teams. Tenho de acreditar que haverá um tsunami de interesse por esta tecnologia”.