Estudo realizado junto de 6 mil trabalhadores europeus indica também que cerca de metade dos trabalhadores já ficou sem o reembolso por ter perdido os recibos. Um mês foi o maior período de tempo que os trabalhadores tiveram de esperar desde a entrega de despesas feitas com o seu próprio dinheiro até serem reembolsados.
Cerca de um quinto dos trabalhadores europeus (19,3%) costuma fazer compras para o trabalho recorrendo ao seu próprio orçamento uma vez por semana, enquanto que 17,6% fazem-no uma vez por mês e 16,7% uma vez a cada duas semanas, conclui um estudo europeu sobre gestão de despesas empresariais divulgado pela Pleo, fintech de origem dinamarquesa.
De acordo com o inquérito feito a 6 mil trabalhadores europeus, cerca de 50,5% já chegaram a não ser reembolsados por terem perdido o recibo ou a documentação necessária para fazer o pedido de despesas. Na análise, 36,7% admite que perde 30 a 60 euros por ano por não entregar recibos de despesas com compras feitas para o trabalho, enquanto 25,6% considera que perde 60 a 120 euros e 13,6% dos trabalhadores respondeu que perde 120 a 300 euros todos os anos.
“Estes dados demonstram que existe um importante caminho a ser feito na simplificação da gestão de despesas empresariais por todo o mundo, incluindo Portugal”, explica Álvaro Dexeus, Head of Southern Europe da Pleo.
Apesar de dois a seis dias ser o horizonte temporal que grande parte (24,6%) dos trabalhadores europeus têm de esperar desde a entrega de despesas feitas com o seu próprio dinheiro até serem reembolsados, a verdade é que um mês foi o maior período de tempo que já tiveram de aguardar, de acordo com 27,8% dos inquiridos.
Viagens de trabalho, alojamento para viagens de trabalho e material de escritório surgem no pódio das compras com as quais os trabalhadores europeus se sentem à vontade para declarar como despesa. Em sentido inverso, encomendar comida quando ficam a trabalhar até mais tarde e as contas da eletricidade e da internet são as compras com as quais não se sentem à vontade para reivindicar como despesas.
Embora a maioria dos trabalhadores europeus considere os recibos como algo importante e que grande parte admita que não existe um valor mínimo que os impeça de qualificar como despesa de trabalho, os inquiridos salientam que algumas vezes evitaram gastar dinheiro com algo com medo de ser percecionado como uma despesa muito pequena. Além disso, ao fazerem compras para o trabalho também ficaram algumas vezes preocupados que depois não conseguissem recuperar o seu dinheiro.
Gestão e entrega de despesas empresariais
O processo de gestão e entrega de despesas – e a sua própria análise – pode ser demorado tanto para os colaboradores como para os departamentos financeiros das empresas.
De acordo com o inquérito feito pela Pleo, em média, os trabalhadores europeus despendem entre 30 a 59 minutos (38,7%) por mês para gerirem as suas despesas, e grande parte (37,8%) tratam e gerem as despesas durante as horas de trabalho.
E apesar de, em média, a maior parte dos inquiridos (24,2%) submeter as suas despesas no dia seguinte às compras efetuadas, os mesmos (16%) referem que um mês foi o maior período de tempo que já esperaram antes de enviarem um pedido de despesas.