Trabalhar numa grande empresa? É menos provável que tenha tempo para se concentrar do que os seus pares em empresas mais pequenas, de acordo com os dados da aplicação de gestão do tempo, Clockwise.
Por Matthew Finnegan
Os programadores de software passam em média um terço da sua semana em reuniões, de acordo com os dados recolhidos pela aplicação de gestão do tempo, Clockwise, com os das grandes empresas a enfrentarem os horários mais apertados.
Os dados da Clockwise são recolhidos a partir de 1,5 milhões de reuniões acompanhadas pela sua plataforma ao longo de 12 meses até maio de 2022, fornecendo uma visão geral das práticas de trabalho de 80.000 programadores em 5.000 empresas. Mostra que o engenheiro de software gasta em média 10,9 horas por semana em reuniões, com 19,6 horas de tempo de “foco” – definido como duas ou mais horas livres para se concentrar no trabalho.
As seis horas restantes são classificadas como “fragmentadas”, o que se refere às lacunas de horário entre reuniões que proporcionam poucas oportunidades de resolverem uma tarefa. Pesquisas separadas mostraram que pode demorar cerca de 23 minutos para se voltar a concentrar após uma interrupção, e as reuniões podem frequentemente ser a causa de mudança de contexto que distrai os trabalhadores do trabalho mais produtivo. O relatório Clockwise também destacou a importância do tempo de focalização através de um inquérito a 150 gestores de engenharia de software. Quase todos (90%) correlacionam o tempo de focalização com a produtividade, e a maioria (77%) vê uma ligação com o aumento das receitas para o negócio.
Isto não quer dizer que as reuniões não sejam importantes, mas faz sentido que os gestores encontrem o equilíbrio certo para as suas equipas, disse Dan Kador, vice-presidente de engenharia da Clockwise. “É algo a que as empresas têm de prestar atenção e tentar compreender a sua cultura de reuniões – o que está a funcionar e o que não está a funcionar para elas”.
“É importante que as equipas se reúnam para discutir as coisas e se certifiquem de que estão todas na mesma página, mas muitas vezes as reuniões são marcadas a intervalos regulares, mesmo que não sejam necessárias”, disse Jack Gold Principal analista & fundador da J. Gold Associates. “Estamos todos sujeitos a reuniões semanais, ou outros intervalos, onde, mesmo que não haja nada para discutir, a reunião tem lugar de qualquer forma. E alguns organizadores de reuniões sentem-se obrigados a esgotar todo o tempo programado”.
É claro que a sobrecarga de reuniões não é apenas um problema para aqueles que escrevem código. “Demasiado tempo gasto em reuniões não é apenas um problema para os programadores”, disse Gold. “É um problema generalizado para os funcionários de muitas empresas”.
Sem surpresas, os promotores passam mais tempo em reuniões à medida que sobem na escada da carreira e se tornam gestores: mais sete horas por semana, em média, de acordo com a Clockwise, em grande parte devido a um aumento nas reuniões um-para-um.
Há, no entanto, pouca diferença entre as funções sénior. Desenvolvedores que se tornam gestores, diretores ou vice-presidentes passam todos uma quantidade semelhante de tempo em reuniões. O mesmo se aplica ao tempo de concentração, que cai acentuadamente para os gestores, mas mais uma vez permanece relativamente semelhante também para mais líderes seniores.
Outro indicador do tempo passado em salas de conferência ou a olhar para uma webcam é a dimensão da empresa. Desenvolvedores em grandes organizações passaram uma média de 12,2 horas em reuniões, em comparação com 9,7 horas em empresas mais pequenas. Os que trabalham em grandes e médias empresas também passam 36% mais tempo em reuniões individuais do que os que trabalham em empresas mais pequenas.
E o tempo de concentração cai de 22,5 horas por semana em pequenas empresas para 16,9 horas em grandes empresas.
Isto acontece, disse Kador, porque as empresas mais estabelecidas dependem das reuniões para tomar decisões. Quanto maiores forem, mais decisões são necessárias – e isso leva a mais reuniões. “Não tem necessariamente de ser verdade, mas é assim que as coisas são feitas frequentemente”, disse ele.
Pelo contrário, as empresas mais pequenas são mais propensas a adotar novas formas de trabalho, tais como uma maior dependência das comunicações assíncronas que não requerem a participação de todos ao mesmo tempo.
“As empresas maiores e mais estabelecidas não abraçaram uma forma mais assíncrona de trabalhar tão completamente”, disse Kador, “quer seja Loom ou inclinado para as mensagens de áudio e vídeo das Equipas…,Notion, Google Docs – o conjunto de ferramentas de documentação assimétrica que existem no mundo”.
Gold também vê potencial de colaboração e ferramentas de produtividade para reduzir a necessidade de algumas reuniões.
“Com as novas ferramentas de colaboração, alguns dos encargos das reuniões foram reduzidos, uma vez que as pessoas podem agora ter reuniões ad hoc apenas com as pessoas que precisam de ser envolvidas, deixando outros a fazer o que lhes compete”, disse ele. “Estas tendem a ser mais diretas e breves, e não são tão abrangentes, o que significa que estou mais envolvido e não me afasto quando se discutem outras coisas que não me dizem respeito.
“Isso não substitui completamente as reuniões periódicas do grupo, mas tem o potencial de reduzir a parte não produtiva da reunião”.
As ferramentas Async podem substituir a reunião de grupo diária ou semanal (que são realizadas às terças-feiras 80% do tempo, de acordo com os dados do Clockwise, fazendo com que o dia com menos tempo de concentração seja, em média, o dia com menos tempo de concentração). Trinta e cinco por cento das equipas de engenharia têm pelo menos um standup por semana, e a mesma proporção tem-nas diariamente.
Embora a tecnologia possa ajudar a reduzir as reuniões, também pode exigir uma mudança cultural em nome da gestão.
As empresas podem tentar introduzir “dias de reunião” para encorajar novos hábitos de reunião e impulsionar a adoção de comunicações assimétricas, disse Kador. “Estes são os tipos de coisas que as organizações maiores podem experimentar”, disse ele. “A minha expectativa, baseada na minha própria carreira e no que vi na indústria, é que elas têm de facto um impacto bastante positivo”.