Apenas 11% das empresas usam todo o espaço de escritório que possuem ou alugam e quase 45% usam metade do espaço disponível ou menos, de acordo com um novo estudo. À medida que as empresas lidam com uma mão-de-obra mais híbrida e remota, a pegada do escritório está a mudar drasticamente.
Os escritórios estão a ficar mais pequenos – ou pelo menos as empresas que possuem ou alugam escritórios estão agora a usar menos, de acordo com o Relatório Espacial do Office 2022 compilado pela fabricante de software de gestão de trabalho Robin Powered.
A empresa entrevistou 247 empresários, gestores de instalações e gestores de escritórios. A investigação visou ter uma melhor ideia do que as empresas planeiam fazer com todos os seus cubículos, salas de reuniões e escritórios após as mudanças no local de trabalho causadas pela pandemia COVID-19, a mudança para o trabalho remoto e híbrido e o Grande Despedimento.
Atualmente, 46% das empresas inquiridas em julho não utilizam mais de metade do espaço disponível para escritórios e apenas 11% utilizam todo o espaço de escritório. Quase metade (48%) de todos os inquiridos diz que usa menos do que antes da pandemia.
O que torna isto ainda mais significativo é que 60% dos que utilizam atualmente metade do seu espaço de escritório ou menos já reduziram o seu espaço original antes da pandemia”, refere o estudo.
Quando questionados sobre se planeiam reduzir o espaço de escritórios até 2023, 46% das empresas inquiridas disseram que sim – com 59% a reportarem que vão reduzir o seu espaço atual para metade ou mais.
E entre as empresas que operam atualmente com um modelo de trabalho híbrido, 83% estão a fazê-lo para economizar dinheiro e 73% mudariam para despesas híbridas de corte de mão-de-obra antes de considerar medidas de poupança de custos, como despedimentos.
As taxas de ocupação entre as 10 cidades mais populosas dos EUA permanecem abaixo dos níveis pré-pandemias – cerca de 43,6%, de acordo com a Kastle Systems, fornecedora de segurança gerida para mais de 10.000 empresas em todo o mundo.
“Houve algumas mudanças na atividade de arrendamento durante a pandemia”, disse David Smith, chefe de pesquisa de ocupantes da Cushman & Wakefield, um corretor de imóveis comercial global. A duração média de um novo contrato de arrendamento, por exemplo, diminuiu 10 a 15% desde o início de 2020, embora a duração média do contrato de arrendamento tenha crescido ligeiramente no último ano, segundo Smith.
Outra ruga que afeta a forma como as empresas vêem o espaço de escritório: a perspetiva de uma recessão. Os abrandamentos económicos normalmente levam os ocupantes da construção a repensar o seu portfólio, e o atual abrandamento não é exceção, segundo Smith.
“Não há uma solução única para todos”, disse. “Em alguns casos, os ocupantes expandiram as suas pegadas porque estão a contratar e vêem-na como uma oportunidade para garantir um espaço de alta qualidade a preços atrativos a longo prazo. Noutras situações, os ocupantes reduziram a dimensão dos seus escritórios, melhorando muitas vezes a qualidade do edifício e do espaço no processo.”
O estudo da Robin Powered mostrou que o trabalhador médio precisa de entre 100 e 150 metros quadrados de espaço de escritório. Para um escritório usado por 250 a 500 funcionários, a redução deste espaço pode economizar de 625.000 dólares para 3 milhões de dólares por ano.
Uma viragem para a “otimização do espaço”.
Amy Loomis, diretora de investigação do serviço global de pesquisa de mercado da IDC Future of Work, disse que a sua pesquisa não está a mostrar uma redução global das imagens quadradas, mas disse que mais empresas podem subarrengar espaço não utilizado ou reconfigurá-lo para melhor se adequar ao trabalho híbrido.
A palavra-chave é “otimização do espaço”, que está a ser feita para atrair novos colaboradores e para a sustentabilidade ambiental. Na América do Norte, 34% das empresas inquiridas pela IDC disseram que este era um fator chave nos investimentos imobiliários.
“O que estamos a ver é a reutilização do espaço de escritório”, disse Loomis. “As organizações estão a investir em espaços de escritórios e a torná-los os mais dinâmicos, reconfiguráveis e sustentáveis possíveis.
“Então, sim, deixaram aquele edifício durante a pandemia e tornaram-se predominantemente remotos e híbridos, mas à medida que as pessoas se mudam para o novo espaço de escritório, é mais provável que seja multifuncional, multi-inquilino”, acrescentou Loomis.
Muitos promotores imobiliários vêem agora o valor na reutilização de espaços para incluir não só espaço para uso comercial, mas também espaço para retalho e até habitação residencial.
Criação de um escritório flexível e tecnologicamente atualizado
De acordo com o estudo da Robin Powered, 37% dos colaboradores das empresas inquiridas trabalham no escritório a tempo inteiro e 61% são híbridos. A maioria dos empregados híbridos (87%) passa dois dias por semana ou mais no escritório.
Dos que estão num espaço novo ou menor, 81% alteraram o layout ou design do escritório para atender às novas exigências. Estas adições foram feitas com flexibilidade em mente, com áreas para o hot-desking e socialização de um agrafo do novo local de trabalho. De acordo com os inquiridos, os espaços que estão a ser adicionados incluem:
- Salas de colaboração (69%);
- Centros de Bem-Estar (60%);
- E espaços tranquilos (55%).
“A velha forma de acoplar pessoas em cubículos está a mudar”, disse Loomis. “Trata-se mais de maximizar o valor do espaço para uso. São paredes flexíveis, ecrãs e câmaras para pessoas que não estão no local, para que possam sentir-se conectados e envolvidos com as pessoas que lá estão.
“Está a usar o espaço de forma diferente, tanto do ponto de vista imobiliário como do ponto de vista tecnológico. É uma mistura de espaço físico e digital”, disse. “Há muita experimentação a acontecer. Cada empresa, dependendo da indústria vertical ou como funciona, [está] a encontrar o equilíbrio certo.”
A pesquisa da Cushman & Wakefield também observou uma grande mudança na forma como os ocupantes da construção organizam o seu espaço. “Como trabalhar a partir de casa provou ser uma forma eficaz de se focar no trabalho, os layouts de escritórios estão a mover-se para um espaço mais colaborativo, com maior ênfase nas equipas que interagem entre si”, disse Smith. “Além disso, o espaço de escritório também oferece mais espaço e comodidades de bem-estar.”
As comodidades mais valorizadas dos colaboradores vão desde a flexibilidade de entrar no escritório até “conversas junto à lareira” com o seu CEO até creches para cães pandemias com ansiedade de separação e até mesmo massagens no local. Os colaboradores querem comodidades e regalias que demonstrem que são vistas, valorizadas e apreciadas no escritório, de acordo com um estudo da Cushman & Wakefield.
Para responder às crescentes exigências, quase todas as indústrias estão a recorrer a propriedades com numerosas comodidades para melhor atrair e atender a mão-de-obra de escritório, refere o estudo.
Foco na sustentabilidade
A sustentabilidade tornou-se também um dos principais impulsionadores da reutilização e reconfiguração do espaço de escritórios, uma vez que a sensibilização ambiental é uma das razões mais citadas pelas quais os colaboradores escolhem um novo empregador. Em suma, reduzir a pegada de carbono de uma empresa aproveitando ao máximo o espaço que detém ou as rendas é importante para os trabalhadores.
Na Europa, as empresas estão a mudar para um modelo mais hub-e-spoke de escritórios, com uma sede centralizada e escritórios mais pequenos irradiando para acomodar um turno mais curto para os trabalhadores, de acordo com Loomis.
“A situação na Ásia é completamente diferente. Há investimentos na renovação de edifícios para os tornar o mais modernos possível – tornando-os também multiúsos. Também nos Estados Unidos está a ver muito disso”, afirmou.
Em abril, a IDC realizou um inquérito global e pediu às empresas que descrevessem a sua abordagem ao apoio ao trabalho no local. A principal resposta (50%) em todo o mundo é que estão a “reimaginar as instalações como locais de formação, reunião e colaboração”, disse Loomis.
As empresas também estão a investir em novas propriedades de escritórios — em muitos casos, escritórios federais mais pequenos e localizados para uma força de trabalho remota mais dispersa. A IDC descobriu que 39% dos inquiridos na América do Norte estão a investir em novas propriedades por satélite. “Não posso dizer se são maiores ou menores, mas são para apoiar um modelo de negócio mais localizado e federado. Na EMEA [Europa, Médio Oriente e África], 30% estão a investir em novas propriedades e 28% estão a arrendar novos espaços no mercado asiático do Pacífico.
Os fatores externos são tão importantes como os internos. Quando questionados sobre quais foram os principais impulsionadores de negócios das organizações que redesenharam os seus locais de trabalho, o primeiro foi a melhoria da colaboração (55%), com a poupança de custos em segundo (34%).
Desde janeiro de 2020, a Alphabet, empresa-mãe da Google, gastou quase 100 milhões de dólares a expandir o seu portefólio de imóveis comerciais nos EUA, incluindo um escritório de 28,5 milhões de dólares que comprou em Sunnyvale, Califórnia, no auge da pandemia.
Mais recentemente, a Alphabet anunciou que gastaria mil milhões de dólares num escritório do campus em Londres.
“Vamos introduzir novos tipos de espaços de colaboração para o trabalho em equipa pessoalmente, bem como criar espaço mais geral para melhorar o bem-estar”, escreveu Ronan Harris, diretor-geral do Google UK, numa publicação de blogue. “Vamos apresentar estes novos espaços de colaboração, que são espaços flexíveis e que podem ser reconfigurados de várias formas, apoiando o trabalho focado, a colaboração, ou ambos, com base nas necessidades da equipa. A nova renovação contará ainda com espaços de trabalho interior e ao ar livre.”
“Há muita experimentação a acontecer”, disse Loomis. “Cada empresa, dependendo da indústria vertical ou como funciona, [está] a encontrar o equilíbrio certo.”