Está a obter o máximo do Word para o Microsoft 365/Office do Windows? Aprenda a utilizar as novas funcionalidades.
Por Preston Gralla
O Word sempre foi a aplicação de trabalho da suite Microsoft Office. Quase todas as pessoas que utilizam o Office acabam por utilizar o Word em algum momento, quer seja para escrever memorandos, dactilografar agendas, criar relatórios, elaborar correspondência comercial ou qualquer uma de mil outras utilizações.
A Microsoft vende o Office sob dois modelos: Os particulares e as empresas podem pagar a licença do software antecipadamente e possuí-lo para sempre (o que a empresa chama de versão “perpétua” da suite) ou podem comprar uma subscrição do Microsoft 365 ou do Office 365, o que significa que têm acesso ao software apenas enquanto continuarem a pagar a taxa de subscrição.
Quando se compra uma versão “perpétua” da suite – digamos, Office 2019 ou Office 2021 – as suas aplicações nunca obterão novas funcionalidades, enquanto as aplicações nas subscrições “365” são continuamente atualizadas com novas funcionalidades. Para mais detalhes, consulte a nossa comparação dos dois modelos Office.
Este artigo permite-lhe conhecer as características que foram introduzidas no Word para Windows cliente desktop do Microsoft 365 desde 2015. Atualizaremos periodicamente esta história à medida que novas funcionalidades forem sendo implementadas.
Use a Ribbon
A interface Ribbon está viva e bem na versão atual do Word. Uma vez que foi incluída nas aplicações Office desde o Office 2007, está provavelmente familiarizado com o seu funcionamento, mas se precisar de uma atualização, consulte a nossa folha de consultas do Word 2010.
Em setembro de 2018, a Microsoft reformulou o aspeto da Ribbon e a empresa tem continuado a mexer no design desde então. Tem agora um aspeto mais liso, mais limpo e menos desorganizado, e tem cores de alto contraste, o que torna os ícones e o texto da Ribbon mais fáceis de ver. Algum tempo depois de a Microsoft ter lançado o Windows 11, a empresa voltou a dar à Ribbon (e ao Office em geral) um ligeiro lifting facial, pelo que se alinha mais de perto com aquela nova versão do Windows. Mas ainda funciona da mesma forma, e encontrará a maioria dos comandos nos mesmos locais que nas versões anteriores.
O novo visual aparece tanto no Windows 10 como no Windows 11, mas dependendo da sua instalação pode ou não aparecer por defeito. Pode verificar clicando no ícone de um megafone perto da parte superior direita do ecrã por cima da Ribbon. No ecrã que aparece em breve, veja o seletor “Try the new experience”. Se estiver “On”, provavelmente significa que está a utilizar a nova interface. Se estiver “Off” e quiser ligá-lo, mova o seletor para “On” e reinicie o Word. Isto deve ligar o novo visual. No entanto, nos meus testes, mudar para a frente e para trás era muitas vezes defeituoso, especialmente em PCs com o Windows 11.
Para saber quais os comandos vivem em que separadores da Ribbon, descarregue a nossa referência rápida do Word para Microsoft 365 Ribbon. Note também que pode usar a caixa de pesquisa por cima da Ribbon para encontrar comandos.
Tal como nas versões anteriores do Word, para fazer desaparecer os comandos por baixo dos separadores, prima Ctrl-F1. (Note que os separadores – Ficheiro, Início, Inserir, etc. – permanecem visíveis.) Para fazer aparecer novamente os comandos, prima Ctrl-F1. Também pode fazer desaparecer os comandos na Ribbon, clicando no nome do separador em que se encontra atualmente. Para fazer os comandos reaparecerem, clique em qualquer separador.
Também tem outras opções para exibir a Ribbon. Para chegar até elas, primeiro certifique-se de que os comandos por baixo dos separadores são exibidos na Ribbon. Depois clique no ícone de opções de exibição da Ribbon (uma seta para baixo) na extrema direita do painel que exibe os comandos. Aparece um menu pendente com estas três opções na secção Mostrar Ribbon:
Modo ecrã inteiro: Isto oculta toda a Ribbon, tanto os separadores como os comandos por baixo deles. Pode fazer aparecer a Ribbon e os separadores clicando na parte superior do Word. Isto apenas os faz aparecer temporariamente, para que possa escolher uma característica ou opção a partir da Ribbon. Assim que começar a digitar o documento, a Ribbon e os separadores desaparecem. Para os tornar visíveis mesmo quando está a digitar, clique no topo do Word para exibir a Ribbon e os separadores, clique no ícone de opções de exibição da Ribbon, e escolha uma das duas opções seguintes.
Mostrar apenas separadores: Isto mostra os separadores, mas esconde os comandos que se encontram por baixo deles. Para exibir os comandos por baixo dos separadores quando estão escondidos, clique em qualquer separador, clique no ícone de opções de exibição da Ribbon, e escolha Mostrar sempre a Ribbon.
Mostrar sempre a Ribbon: Selecionando esta opção, são mostrados tanto os separadores como os comandos.
Uma quarta opção que aparece quando se clica no ícone de opções de exibição da Ribbon é Mostrar acesso rápido. Esta mostra a barra de ferramentas de Acesso Rápido, que lhe pode dar acesso rápido a uma variedade de características do Word, como Novo, Guardar, Imprimir, Desenhar Mesa, e muitas outras. Quando ativa a barra de ferramentas, esta começa vazia. Para preenchê-la, clique numa pequena seta para baixo que aparece à direita da barra de ferramentas e escolha quais as características a colocar nela.
Para personalizar a barra de título acima da Ribbon, selecione Ficheiro > Opções > Geral. Na secção “Personalize a sua cópia do Microsoft Office”, clique na seta para baixo junto ao Tema Office e selecione Cinzento Escuro, Preto, ou Branco a partir do menu pendente. Para tornar a barra de título azul novamente, escolha a opção Colorful a partir da lista suspensa. Logo acima do menu Tema do Office, encontra-se um menu suspenso Office Background – aqui pode escolher exibir um padrão tal como uma placa de circuito na barra de título.
Há uma funcionalidade útil no que a Microsoft chama a área dos bastidores que aparece quando se clica em File on the Ribbon: Se clicar em Abrir, Guardar uma cópia, ou Guardar como no menu à esquerda, pode ver os serviços baseados na nuvem que ligou à sua conta do Office, tais como SharePoint e OneDrive. Cada local exibe agora o seu endereço de correio eletrónico associado por baixo dele. Isto é bastante útil se utilizar um serviço baseado na nuvem com mais de uma conta, como por exemplo se tiver uma conta OneDrive para uso pessoal e outra para negócios. Poderá ver num relance qual é qual.
Uma Ribbon simplificada
A Microsoft tem vindo a trabalhar há algum tempo numa versão simplificada da Ribbon para todas as aplicações Office. Tal como a Ribbon existente, terá separadores no topo, e cada separador terá comandos sobre ela. Mas é mais racionalizada e utiliza menos espaço do que a Ribbon existente.
Por enquanto, o Outlook para Windows é a única aplicação de desktop Microsoft 365 que utiliza a Ribbon simplificada. No entanto, pode obter uma pré-visualização de como será no Word, indo à versão online do Word. Clique no ícone do Layout da Ribbon (uma seta para baixo) na extrema direita da Ribbon e escolha a Ribbon Simplificada para a utilizar. Para voltar à versão maior e mais antiga da Ribbon, em vez disso selecione a Fita Clássica. A Microsoft fez da Fita simplificada a predefinição na versão online do Word, pelo que poderá não precisar de fazer nada para a exibir.
Na Ribbon simplificada, todos os comandos ainda estão lá para cada aba, mas apenas os mais comummente utilizados são visíveis. Clique no ícone de três pontos na extremidade extrema direita da Fita para mostrar o resto dos comandos num menu pendente.
No cliente de ambiente de trabalho do Outlook, pode alternar entre a Ribbon simplificada e a tradicional, clicando numa pequena seta para baixo na margem direita da Ribbon. Assumimos que isto funcionará da mesma forma no Word, mas neste momento não temos detalhes. Atualizaremos esta secção quando a Ribbon simplificada for transferida para o Word for Windows. Pode levar algum tempo até que isso aconteça, no entanto, porque a versão simplificada já está em funcionamento há anos e ainda não apareceu na aplicação do ambiente de trabalho.
Colabore em tempo real
A maior característica que foi introduzida no Word para assinantes do Microsoft 365 desde 2015 é a colaboração em tempo real. Permite às pessoas trabalharem juntas em documentos a partir de qualquer parte do mundo com uma ligação à Internet, uma característica que o Google Docs há muito tem. A Microsoft chama a isto “coautoria”.
Existem apenas três requisitos para a colaboração em Word for Microsoft 365: Deve estar ligado à sua conta Microsoft ou Office 365; o documento deve ser armazenado em OneDrive, OneDrive for Business, ou SharePoint Online; e o AutoSave deve estar ligado.
Para partilhar um documento para que possa colaborar com outros: primeiro abra-o, depois clique no botão Partilhar na parte superior direita do ecrã. Se ainda não guardou o seu ficheiro no OneDrive, OneDrive for Business, ou SharePoint Online, ser-lhe-á pedido que o faça.
Clicando no botão Share, aparece a janela “Enviar link”. Aqui pode enviar um e-mail com um link onde outros podem aceder ao documento.
Primeiro, decidir se alguém com uma ligação pode editar o documento, ou apenas aqueles cujos endereços de correio eletrónico introduzem. Se vir o texto “Qualquer pessoa com a ligação pode editar” perto do topo do painel, pode alterar isso clicando nele, depois escolhendo Pessoas específicas no ecrã que aparece. Da mesma forma, se aparecer “Pessoas específicas” acima dos endereços de correio eletrónico, pode alterar isso clicando nele, e depois escolhendo Qualquer pessoa com a ligação pode editar a partir do ecrã que aparece.
Neste segundo ecrã também pode desmarcar a caixa Permitir a edição para definir o documento a ler apenas para todos. Também pode definir uma data de expiração após a qual as pessoas não poderão aceder ao ficheiro. E pode definir uma palavra-passe para que apenas as pessoas que tenham a palavra-passe possam aceder ao mesmo. (Se utilizar uma edição empresarial ou educacional do Office, poderá ter permissões e opções de partilha ligeiramente diferentes estabelecidas pelo seu departamento de TI, tais como uma opção para permitir a qualquer pessoa dentro da sua organização editar o documento).
De volta à janela principal “Enviar ligação”, introduza os endereços de correio eletrónico dos destinatários (ao digitar, o Word irá sugerir pessoas do seu livro de endereços que pode selecionar), opcionalmente digite uma mensagem, e clique em Enviar. É enviado um e-mail a todos os destinatários com um link que podem clicar para abrir o documento.
(Se preferir enviar aos destinatários uma cópia do ficheiro como documento Word ou PDF em vez de um link, e assim não permitir a colaboração em tempo real, clique em Enviar uma cópia na parte inferior do ecrã “Enviar link”).
Há outra forma de partilhar um ficheiro armazenado num OneDrive pessoal para colaboração: Na parte inferior da janela “Enviar link”, clicar em Copiar link. Quando o fizer, pode copiar o link e enviá-lo a alguém por correio eletrónico. Note que tem as mesmas opções para permitir a edição, não permitir a edição, e assim sucessivamente se tiver o Word a enviar a ligação diretamente para si. Basta clicar em Qualquer pessoa com a ligação pode editar ou Pessoas específicas abaixo da ligação Copiar ligação e seguir as instruções.
Para começar a colaborar: Quando os seus destinatários recebem o seu e-mail, clicam num botão ou link para abrir o documento, que se abre no Word Online num navegador web em vez de no cliente Word desktop. Podem editá-lo ou lê-lo no Word Online, dependendo das permissões que concedeu, ou clicar em Open in Desktop App e utilizá-lo a partir do cliente Word desktop.
A versão web não é tão completa como a versão cliente – por exemplo, não há tantas opções de formatação e não é possível inserir formas, tirar screenshots, usar o mail merge, ou usar várias outras funcionalidades. Mas para a edição básica funciona bem.
Quando qualquer colaborador abre o documento verá uma barra de cursor colorida para cada pessoa que indica a sua presença no documento. Cada pessoa recebe a sua própria cor única. Passe o cursor sobre a barra de cursor de qualquer outra pessoa para ver o seu nome. Assim que começarem a editar, poderá ver o que cada colaborador faz como o faz, incluindo apagar, editar e acrescentar texto. Eles veem também o que você faz.
A colaboração inclui a capacidade de fazer comentários em locais específicos de um documento sem realmente alterar o conteúdo do documento. Para o fazer, coloque o cursor no documento onde deseja que o comentário apareça (ou selecione uma palavra ou frase), clique no botão Comentários no canto superior direito do ecrã e selecione Novo Comentário. Uma nova caixa de comentários aparece na margem direita; escreva aí o seu comentário.
Se quiser chamar a atenção de um colega para um comentário, mencione-o no comentário – escreva @ e as primeiras letras do nome da pessoa, depois escolha o seu nome na lista que aparece. Eles receberão uma notificação por e-mail com uma ligação para o comentário no documento.
Todas as pessoas que colaboram podem ver todos os comentários na margem direita. Para responder a um comentário, passe o cursor sobre ele, clique no botão Responder, e escreva a sua resposta. Há também um botão “Resolver” que grava o comentário.
Esteja ciente de que o bom funcionamento da colaboração em tempo real depende da força da sua ligação à Internet. Em ligações lentas ou defeituosas, não verá imediatamente as edições que outras pessoas fazem e elas não verão imediatamente a sua – haverá um atraso. Portanto, é sempre melhor, quando possível, ter a ligação mais forte possível ao colaborar.
Em qualquer altura, pode ver quem tem acesso ao ficheiro clicando no botão Partilhar. No ecrã “Enviar ligação” que se abre, clique no ícone de três pontos no canto superior direito e selecione Gerir acesso para ver uma lista de pessoas que podem aceder ao ficheiro. Aqui pode alterar as permissões de edição/visualização, revogar o acesso de alguém, ou remover por completo o link de partilha.
Procurar para realizar tarefas rapidamente
Uma adição muito útil ao Word 2016 chamava-se Tell Me – basicamente é uma funcionalidade de pesquisa melhorada para encontrar comandos no Word. Agora rebatizado simplesmente Search, é extremamente útil quando se quer fazer uma tarefa que não se tenha feito antes ou se tenha esquecido como fazer.
Para a utilizar, clique na caixa Pesquisar – está por cima da Fita na área azul do título. (Os fãs do teclado podem, em vez disso, premir Alt-Q para ir para a caixa Pesquisar.) Digite uma tarefa e obterá uma lista de possíveis correspondências. Clique na tarefa que pretende para obter instruções sobre como a fazer.
Por exemplo, escrevi o endereço de um envelope e o ecrã que utiliza para endereçar os envelopes apareceu. Quando escrevi a consulta mais geral, aparece um link para a função Pesquisador do Word que lhe permite fazer pesquisa a partir do Word, adicionar fontes da pesquisa que encontra e depois citar as fontes no documento.
É uma grande poupança de tempo, porque não é preciso caçar através da Ribbon para encontrar o comando que se quer. E lembra-se das características que selecionou anteriormente na caixa, por isso, quando clica nela, vê primeiro uma lista de tarefas anteriores que procurou. Desta forma, as tarefas que executa frequentemente estão sempre ao seu alcance.
A pesquisa também está a ganhar mais capacidades. Alguns utilizadores de edições empresariais e educacionais do Microsoft 365 podem agora utilizar a caixa de Pesquisa para encontrar pessoas na sua organização, recursos SharePoint, e outros resultados personalizados a partir do Word.
Utilizar pesquisa integrada para pesquisa rápida online
O Word tem um punhado de características que o ajudam a fazer pesquisa ou verificação de factos quando se trabalha num documento. A mais útil para a maioria das pessoas é poder pesquisar na Internet por palavras ou frases diretamente no Word. Clique com o botão direito do rato numa palavra – ou realce um grupo de palavras e clique com o botão direito do rato – e no menu que aparece, selecione Pesquisar. O Word utiliza então o motor de busca Bing da Microsoft para fazer uma pesquisa na palavra ou frase e apresenta os resultados num painel que aparece no lado direito do ecrã. A Microsoft diz que utiliza o contexto em torno das palavras, e não apenas as próprias palavras, para lhe dar resultados mais relevantes.
Para ligações web, clique em qualquer resultado para ir para a página web que é a fonte dos resultados. O primeiro resultado pode ser uma breve definição da palavra. A seguir é muitas vezes uma entrada da Wikipédia, seguida de uma variedade de outros resultados. Por exemplo, quando procurei por “ondas de gravidade”, o primeiro resultado foi uma definição de onda de gravidade e o seguinte foi da Wikipédia por “Onda Gravitacional”.
Dependendo da quantidade de informação que o Bing recolhe, poderá ver os resultados colocados em grupos, tais como “Top Media Results” e “Web”. Ao clicar numa miniatura de imagem na secção “Top Media Results”, irá incorporar a imagem ou vídeo no seu documento, juntamente com informação sobre de onde foi colada.
Clique no ícone de três pontos à direita da entrada para realizar outras ações. Poderá abrir a página web, inserir a ligação da página no seu documento, inserir uma citação da página no seu documento ou assinalar o resultado como inadequado.
Note que, para utilizar a pesquisa inteligente no Word ou em qualquer outra aplicação Office, poderá primeiro ter de ativar a funcionalidade Serviços Inteligentes da Microsoft, que recolhe os seus termos de pesquisa e alguns conteúdos das suas folhas de cálculo e outros documentos. (Se estiver preocupado com a privacidade, terá de pesar se o acerto na privacidade vale a pena fazer pesquisas a partir da aplicação). Se não o tiver ativado, verá um ecrã quando clicar em Search pedindo-lhe para o ligar. Assim que o fizer, será ligado em todas as suas aplicações Office para todas as funcionalidades que utilizam os Serviços Inteligentes.
Usar o Researcher para uma investigação aprofundada
Académicos, estudantes, e aqueles que desejem fazer uma investigação aprofundada darão as boas-vindas à ferramenta Investigador do Word para Microsoft 365. Tal como a funcionalidade Search and Word’s Translator, o Researcher utiliza a funcionalidade Serviços Inteligentes da Microsoft orientada por IA. Se ainda não o tiver ativado, terá de o fazer antes de utilizar o Researcher.
Para o utilizar, selecione Referências > Investigador na Ribbon. O painel Investigador aparece no lado direito do ecrã. Escreva o seu termo de pesquisa na caixa de texto, e verá uma lista de resultados que se centram mais em fontes académicas do que em resultados gerais da web, como com a função Pesquisar descrita acima.
Na parte superior do ecrã encontrará tópicos relacionados com a sua pesquisa. Por exemplo, quando pesquisei por “ondas de gravidade” encontrou “Onda de Gravidade”, “Onda Gravitacional”, e “Velocidade da Gravidade”. Clique em qualquer tópico e obterá informação mais aprofundada sobre ele, incluindo resultados da Wikipédia e de outras fontes académicas e de interesse geral.
Por baixo desses tópicos, encontrará resultados individuais de revistas e websites académicos. Os resultados são classificados em Todos, Periódicos, e separadores de Websites. Clique na tabulação apropriada para ver os resultados filtrados. Clique em qualquer ligação para abrir um resumo do artigo ou website, depois clique no botão Abrir no browser para ir para o artigo ou website completo no seu browser.
Pode adicionar uma citação diretamente de um jornal académico ou sítio Web a partir do painel Investigador no seu documento. Clique no sinal + à direita do artigo, e o Pesquisador adiciona a citação no local atual do seu cursor, juntamente com uma entrada bibliográfica na parte inferior do documento. Pode editar a citação no seu documento clicando sobre ela, depois clicando na pequena seta para baixo que aparece à sua direita.
Para ler a revista ou sítio web, clique nela e a partir da página que aparece, clique em Abrir na vista de leitura. (As fontes mais longas podem não oferecer esta opção, caso em que terá de a abrir num navegador). O artigo aparece então diretamente no painel Investigador. Pode copiar e colar texto a partir dele no Word, mas não utilizando as ferramentas normais de copiar e colar do Word. Em vez disso, selecione o texto que pretende adicionar, e no menu que aparece selecione Adicionar. Se desejar incluir uma citação, selecione Adicionar e Citar.
Obter traduções instantâneas com o Translator
Outro aditamento útil é o Painel do Tradutor, útil para aqueles que precisam de trabalhar em várias línguas. Para traduzir palavras ou frases, selecione-as, clique com o botão direito do rato na sua seleção, e escolha Traduzir no menu que aparece.
Aparece o painel Tradutor. A parte superior do painel mostra a sua seleção, e a parte inferior mostra a tradução. O painel superior tenta identificar a língua original, o que faz com uma exatidão assombrosa. Se, no entanto, identificar mal a língua, basta selecionar a língua correta. Depois disso, na parte inferior do painel, selecione a língua para a qual pretende traduzir.
A tradução aparece. Para a inserir algures no documento, mova o cursor para o local onde pretende que apareça, e clique no botão Inserir, no fundo do painel. Também pode copiar e colar qualquer parte da tradução no documento ou noutro documento.
O Translator também pode traduzir um documento inteiro. Para o fazer, vá para o separador Revisão na Ribbon, e na secção Língua, clique em Traduzir > Traduzir Documento. Aparece o painel Tradutor. Pode deixá-lo autodetetar a língua original ou clicar no drop-down From para o definir. Depois clique no menu pendente To para definir a língua para a qual pretende traduzir o documento e clique no botão Translate (Traduzir). O Word abre o documento traduzido numa nova janela.
Tenha em mente que o Translator faz parte dos Serviços Inteligentes da Microsoft, a inteligência artificial por detrás de outras funcionalidades do Office, incluindo o Search and Researcher. Terá de o ativar antes de utilizar qualquer uma destas funcionalidades.
O Translator está também disponível em Outlook, Excel e PowerPoint.
Adicionar novos tipos de gráficos
Desde 2015, a Microsoft adicionou vários novos tipos de gráficos que pode adicionar a documentos, folhas de cálculo e apresentações: Gráficos de Treemap, Sunburst, Waterfall, Histogram, Pareto, Box & Whisker, Funil e Mapas. Cada um proporciona uma forma única de apresentar os dados visualmente.
Para inserir qualquer dos novos tipos de gráficos (ou qualquer outro gráfico) num documento, selecionar Inserir > Gráfico e depois escolher o tipo de gráfico a inserir. Quando o faz, o gráfico aparece no seu documento com os dados do espaço reservado, e aparece uma janela pop-up que se parece com uma folha de cálculo mini Excel. Introduza ou edite os dados, ou então clique no botão Editar em Excel para os abrir em Excel e os editar ali.
Note-se que o gráfico de Pareto não aparece quando se seleciona Inserir > Gráfico. Para inserir um, selecione Inserir > Gráfico, selecione Histograma, e no topo do ecrã que aparece, selecione a opção à direita, Pareto.
Utilize o AutoSave como rede de segurança enquanto trabalha
Se está preocupado com a possibilidade de perder o seu trabalho num documento se não o guardar constantemente, receberá com agrado a funcionalidade AutoSave. Guarda automaticamente os seus ficheiros para si, para que não tenha de se preocupar com falhas do sistema, cortes de energia, falhas de Word e problemas semelhantes. Só funciona em documentos .docx armazenados em OneDrive, OneDrive for Business, ou SharePoint Online. Não funcionará com ficheiros guardados no formato antigo .doc do Word ou ficheiros guardados no seu disco rígido.
O AutoSave é uma grande melhoria em relação ao anterior, a funcionalidade AutoRecover integrada no Word. O AutoRecover não guarda os seus ficheiros em tempo real; em vez disso, a guarda um ficheiro AutoRecover que pode tentar recuperar após um erro fatal. Mas nem sempre funciona – por exemplo, se não abrir corretamente o Word após o erro fatal, ou se o erro fatal não corresponder à definição de erro fatal da Microsoft. Além disso, a Microsoft observa: “O AutoRecover só é eficaz para interrupções não planeadas, tais como uma falha de energia ou um acidente. Os ficheiros AutoRecover não são concebidos para serem guardados quando um logoff é programado ou quando ocorre um encerramento ordeiro”. E os ficheiros não são guardados em tempo real, pelo que é provável que perca vários minutos de trabalho, mesmo que tudo corra como planeado.
O AutoSave é ativado por defeito no Word para Microsoft 365, ficheiros .docx armazenados em OneDrive, OneDrive for Business, ou SharePoint Online. Para o desligar (ou voltar a ligar) para um documento, use o botão AutoSave no canto superior esquerdo do ecrã. Se quiser que o AutoSave esteja desligado para todos os ficheiros por defeito, selecione File > Options > Save e desmarque a caixa marcada AutoSave files stored in the Cloud por defeito no Word.
A utilização do AutoSave pode exigir alguma reformulação no seu fluxo de trabalho. Muitas pessoas estão habituadas a criar novos documentos com base nos já existentes, abrindo o ficheiro existente, fazendo alterações ao mesmo, e depois usando Save As para guardar a nova versão com um nome diferente, deixando o ficheiro original intacto. Esteja avisado que ao fazer isto com o AutoSave ativado irá guardar as suas alterações no ficheiro original. Em vez disso, a Microsoft sugere abrir o ficheiro original e selecionar imediatamente File > Save a Copy (que substitui Save As quando o AutoSave está ativado) para criar uma nova versão.
Se o AutoSave guardar alterações indesejadas num ficheiro, pode sempre usar a função Histórico de versões, descrita abaixo, para retroceder para uma versão anterior.
Rever ou restaurar versões anteriores de um documento
Há uma característica extremamente útil escondida na barra de título no Word para Microsoft 365: Pode utilizar o Histórico de Versões para voltar às versões anteriores de um ficheiro, revê-las, compará-las lado a lado com a sua versão atual e copiar e colar de um ficheiro mais antigo para o seu ficheiro existente. Pode também restaurar uma versão antiga inteira.
Para o fazer, clique no nome do ficheiro no topo do ecrã, num ficheiro aberto. Aparece um menu drop-down. Clique em Version History e o painel Version History aparece no lado direito do ecrã com uma lista das versões anteriores do ficheiro, incluindo a hora e a data em que foram guardadas. (Alternativamente, pode selecionar o separador Ficheiro na Ribbon, depois clicar no botão Histórico de Versões).
No painel Histórico de Versões, clique em Abrir versão sob qualquer versão mais antiga, e essa versão aparece como uma versão só de leitura numa nova janela. Percorra a versão e copie o conteúdo que quiser, depois cole-o na última versão do ficheiro. Para comparar as duas versões, clique em Comparar na versão antiga, e irá vê-las lado a lado, e também verá as edições feitas à versão mais antiga. Para restaurar a versão antiga, substituindo a atual, clique no botão Restaurar, no topo da janela de edição.
O Histórico de versões funciona melhor quando usado em conjunto com o AutoSave. Pode utilizá-lo sem AutoSave, mas não é tão útil porque não obtém tantas versões guardadas para voltar.
Outras novas funcionalidades que vale a pena verificar
Várias outras características podem revelar-se úteis para alguns utilizadores empresariais:
Modo Foco
Se é o tipo de pessoa que precisa de ajuda para se concentrar no trabalho em questão, ficará satisfeito com o modo Word’s Focus. Quando coloca o Word no modo Foco, a Ribbon e todas as barras de ferramentas ficam escondidas, e todas as partes de si que não são Word ficam pretas. Assim, não encontrará quaisquer distrações.
Para colocar Word no modo Foco, escolha View > Focus (o botão Focus está no grupo Immersive perto da extremidade esquerda da Ribbon) ou prima Alt-W, depois O. Para sair do modo Foco, prima a tecla Esc. Quando estiver no modo Foco, se quiser que a Ribbon apareça (com texto branco e ícones contra um fundo preto), mova o cursor para a parte superior do ecrã. Prima Esc ou comece a digitar em Word para que a Fita desapareça.
Criar uma página web Sway a partir de um documento
Se é uma das poucas pessoas que utiliza a aplicação Sway da Microsoft, que lhe permite criar facilmente apresentações simples baseadas na web, vai querer experimentar uma funcionalidade que lhe permite criar uma página Sway a partir de um documento Word.
Para o fazer, selecione Ficheiro > Transformar. Aparece o painel Transformar em Página Web. Selecione um estilo no painel, depois clique no botão Transformar. Uma página web é criada na web e aberta na aplicação Sway no seu navegador. Para o partilhar com outros, selecione o botão Partilhar na página Sway e siga as instruções.
Escreva melhor com o Editor
Aqueles que querem ter a certeza de que a sua escrita é concisa e gramaticalmente correta devem recorrer ao Editor, uma versão reforçada de verificação gramatical e ortográfica. Selecione Home > Editor, e o painel do Editor aparece com um resumo fácil de digitalizar da legibilidade de um documento, juntamente com ferramentas para o melhorar. No topo, verá a sua pontuação global, sendo 100% a melhor.
Mostra-lhe então o número de melhorias frase por frase que pode fazer em várias categorias de escrita, incluindo correções na ortografia em gramática e aperfeiçoamentos para clareza, concisão, e assim por diante. Clique em qualquer categoria e o Editor irá levá-lo a cada edição que possa ser melhorada e oferece-lhe recomendações.
Chegue rapidamente às pastas favoritas
É provável que tenha uma mão-cheia de pastas onde guarda e abre frequentemente ficheiros. E é provável que se aborreça cada vez que tem de navegar pelo seu disco para lá chegar. As pastas afixadas resolvem o problema.
Ao guardar ou abrir um ficheiro, na caixa de diálogo Guardar ou Abrir, passe o rato por cima de qualquer pasta que deseje fixar e depois clique no ícone do pino. De agora em diante, essa pasta ficará no topo das caixas de diálogo Guardar ou Abrir, para que possa chegar rapidamente a elas.
Note que Guardar e Abrir não partilha pastas com alfinetes – você alfinete-as separadamente.
Atalhos de teclado práticos
Utilizar atalhos de teclado é uma das melhores formas de realizar tarefas rapidamente em Word. Pode mesmo utilizá-los para navegar na Ribbon. Por exemplo, Alt-H leva-o para o separador Home, e Alt-G leva-o para o separador Design.
Mas existem muitos outros atalhos de teclado para o ajudar a realizar uma vasta gama de tarefas em Word. Listamos abaixo as que encontramos mais úteis. Para ainda mais atalhos, consulte o site do Microsoft Office.
Nevegação no documento
| Ctrl-Up arrow | Move up one paragraph |
| Ctrl-Down arrow | Move down one paragraph |
| Ctrl-Right arrow | Move right one word |
| Ctrl-Left arrow | Move left one word |
| Ctrl-Home | Move to the top of the document |
| Ctrl-End | Move to the bottom of the document |
| Ctrl-F | Open the Navigation pane to search for text, graphics and more |
| Ctrl-H | Open the Search and Replace dialog box |
| Ctrl-G or F5 | Go to a page, bookmark, footnote, table, comment or some other location |
| Alt-Ctrl-Z | Switch among the last four places in the document you edited |
| Navegação na Ribbon | |
|---|---|
| Alt-F | Go to the File tab |
| Alt-H | Go to the Home tab |
| Alt-N | Go to the Insert tab |
| Alt-G | Go to the Design tab |
| Alt-JT (with cursor in table) | Go to the Table Tools Design tab |
| Alt-P | Go to the Layout tab |
| Alt-JL (with cursor in table) | Go to the Table Tools Layout tab |
| Alt-S | Go to the References tab |
| Alt-M | Go to the Mailings tab |
| Alt-R | Go to the Review tab |
| Alt-W | Go to the View tab |
| Alt-Q | Go to the Tell Me box |
| Ctrl-F1 | Hide or display the Ribbon |
| Formatação de tetxo | |
| Ctrl-B | Make text bold |
| Ctrl-I | Make text italic |
| Ctrl-U | Underline text |
| Ctrl-Shift-D | Double underline text |
| Ctrl-Shift-W | Underline a word |
| Ctrl-Shift-A | Toggle between all caps and all lowercase text |
| Ctrl-Shift-K | Make text small caps |
| Shift-F3 | Toggle the case of letters among uppercase, lowercase and sentence case |
| Ctrl-Shift-+ | Make text superscript |
| Ctrl-= | Make text subscript |
| Ctrl-Shift-> | Make font size larger |
| Ctrl-Shift-< | Make font size smaller |
| Ctrl-D or Ctrl-Shift-F | Open the font dialog box |
| Formatação de parágrafo | |
| Ctrl-L | Left-align text |
| Ctrl-R | Right-align text |
| Ctrl-E | Center-align text |
| Ctrl-J | Justify text |
| Ctrl-M | Indent a paragraph |
| Ctrl-Shift-M | Remove paragraph indentation |
| Ctrl-1 | Change to single-line spacing |
| Ctrl-2 | Change to double-line spacing |
| Ctrl-5 | Change to 1.5-line spacing |
| Ctrl-Q | Remove paragraph formatting |
| Ctrl-Shift-S | Open the Apply Styles task pane |
| Outros atalhos | |
| Ctrl-N | Create a new document |
| Ctrl-O | Open a document |
| Ctrl-S | Save a document |
| F12 | Open the Save As dialog box |
| Ctrl-W | Close a document |
| Ctrl-P | Print a document |
| Alt-Ctrl-P | Switch to Print Layout view |
| Alt-Ctrl-O | Switch to Outline view |
| Alt-Ctrl-N | Switch to Draft view |
| Alt-W, F | Switch to Read Mode view |
| Alt-Ctrl-M | Insert a comment |
| Ctrl-K | Insert a hyperlink |
| Ctrl-Shift-E | Turn revision tracking on or off |
| Ctrl-A | Select everything in the document |
| Ctrl-C | Copy selection to the clipboard |
| Ctrl-V | Paste from the clipboard |
| Ctrl-X | Delete selection and copy it to the clipboard |
| Ctrl-Z | Undo the last action |
| Ctrl-Y | Redo the last action |
| F1 | Display Help |
| F7 | Run spell check |
| Alt-Ctrl-S | Split the document window, or remove the split |
Nota: Este artigo foi originalmente publicado em outubro de 2019 e atualizado em julho de 2022.