A partir de 1 de janeiro de 2023 (salvo novo adiamento) documentos fiscalmente relevantes, enviados em formato PDF, por e-mail, deixam de ser válidos em termos fiscais. Daí em diante, cada PDF terá de ser gerado através de um certificado digital qualificado.
Por Fernando Amaral, Chairman da Sendys Group
De Herodes para Pilatos. É assim que, quotidianamente, se sentem empresários, gestores e software houses, sobre muitos temas que dependem de informação e decisão do Governo. Indecisão e imprevisibilidade são os grandes inimigos de quem gere empresas, como é sabido.
No caso da Assinatura Digital Qualificada (ADQ), não está a ser diferente. O Governo voltou a adiar, agora para 31 de dezembro de 2022, o prazo de aceitação de faturas e outros documentos fiscalmente relevantes em PDF. Ou seja, até lá, estes documentos em PDF continuarão a ser consideradas como faturas eletrónicas para todos os efeitos previstos na legislação fiscal.
Objetivos da lei? Incentivar a desmaterialização de documentos, incentivando a adoção de um sistema de faturação e arquivo eletrónico de documentos, permitindo às empresas uma redução dos custos, com o cumprimento das obrigações fiscais, estimulando o desenvolvimento e a utilização, pelas empresas, de novos instrumentos tecnológicos, incorporando uma filosofia de inovação e desburocratização. E, também, combater a economia informal, bem como a fraude e a evasão fiscais, como se lê no preâmbulo. Ainda assim, faturas em papel, continuarão a ser aceites.
Objetivos nos quais revejo mérito. Mas, até sabermos se haverá um sexto adiamento, convém que as empresas estejam preparadas para responder à lei em tempo record, como nos habituámos a que acontecesse em situações passadas.
Mas, o que é a ADQ? Trata-se de uma assinatura que apenas pode ser emitida por uma entidade credenciada para o efeito, garantindo a integridade dos dados constantes nesse documento. Uma identificação exclusiva e intransmissível, gerada num dispositivo seguro, de criação de assinaturas, as Qualified Signature Creation Devices, transversais a toda a União Europeia. São elas que conferem validade legal aos documentos fiscalmente relevantes, tal como uma assinatura manuscrita.
O procedimento que passaremos a ter será simples: através de um certificado digital qualificado, emitido por uma entidade credenciada para o efeito (certificada pelo Gabinete Nacional de Segurança e identificada na Trusted List publicada pela Comissão Europeia), é fornecida uma assinatura digital. Esta assinatura, devidamente autenticada, garante a sua legalidade e a integridade dos dados fornecidos na fatura ou outro documento fiscal emitido.
O que muda? A partir de 1 de janeiro de 2023 (salvo novo adiamento) documentos fiscalmente relevantes, enviados em formato PDF, por e-mail, deixam de ser válidos em termos fiscais. Daí em diante, cada PDF terá de ser gerado através de um certificado digital qualificado.
Se a imprevisibilidade e indecisão não são amigos da boa gestão, como referia no início, os adiamentos também podem ter um papel positivo: vão dar mais tempo às empresas menos atentas ou menos ágeis, para se adaptarem a mais este passo, no sentido da eficiência e da transformação digital. No fim de contas, esta imposição legal vai gerar maior eficiência administrativa, financeira e ganhos reais de poupança.