Depois de falar com Kristi Woolsey, uma consultora do BCG Smart Environments Group, tenho a sensação de que muitas empresas podem estar a perder o barco quando se trata de se implementarem planos híbridos de local de trabalho.
Por Rob Enderle
Encontrei-me na semana passada com Kristi Woolsey, uma consultora do BCG Smart Environments Group que ajuda as empresas a equilibrar a necessidade empresarial de supervisão dos funcionários e o desejo dos trabalhadores de continuarem a trabalhar a partir de casa. Há uma preocupação crescente de que executivos e empregados estão a ficar dessincronizados: executivos a querer que o seu pessoal regresse ao escritório, enquanto muitos, se não a maioria, dos funcionários preferem trabalhar a partir de casa.
Woolsey é um arquiteto do espaço físico com um background em estratégia comportamental no que diz respeito à colocação de produtos nas lojas e gestão de clientes. Esta é uma habilidade única frequentemente utilizada no retalho para maximizar o rendimento das lojas; requer uma compreensão profunda de como as pessoas podem ser motivadas (e manipuladas) com sucesso. Fiquei fascinado ao ver essa mesma habilidade ser aplicada à necessidade contínua de ter um ambiente híbrido para reter os funcionários e mantê-los relativamente seguros e produtivos.
Aqui estão algumas das coisas que aprendi com Woolsey.
Plano aberto/cubículos não estão a funcionar
Os escritórios são largamente utilizados para trabalho colaborativo ou para proporcionar uma sensação de fazer parte de algo – uma equipa, se quiser – em vez de se sentirem isolados e sozinhos em casa. Assim, ir trabalhar para ficar isolado e sozinho num cubículo, ou num espaço aberto com distrações e sem privacidade para a equipa trabalhar, não é uma solução viável. Salas de conferência ou salas de reunião podem também não ser ideais, dependendo do projeto. O que parece ser necessário é um espaço flexível onde as pessoas se possam reunir pessoal e virtualmente, um lugar que possa ser ajustado ao compromisso e isolado para evitar distrações e aborrecimentos. Em particular, o espaço precisa de ser capaz de se adaptar às necessidades dos funcionários, não, como é geralmente, o contrário.
Isto sugere que as abordagens de “cookie-cutter” serão menos do que ideais entre empresas e mesmo entre equipas; funcionários de diferentes indústrias colaboram de forma diferente, e a cultura da empresa pode exigir uma abordagem à colaboração que varia entre os pares dessa empresa.
Com muitas empresas a apressarem-se a implementar locais de trabalho híbridos, os consultores que possam estar a trabalhar com elas precisam de compreender a empresa, a sua cultura única, e a sua indústria antes de oferecerem propostas. Precisam também de compreender a amplitude e a singularidade das equipas de trabalho. Uma equipa que trabalhe em software necessitará tipicamente de uma disposição e capacidade de sala diferente do que um grupo que trabalhe em algo físico, como um carro.
O metaverso parece promissor, mas tem um longo caminho a percorrer
Woolsey estava entusiasmado com o metaverso como ferramenta potencial, mas reconheceu que ainda não existe uma única ferramenta que pudesse recomendar que movesse a colaboração para lá com sucesso. O uso de auscultadores de realidade virtual (VR) não provou ser amplamente popular, e as capacidades de renderização das ferramentas não estão onde elas precisam de estar. Mas a ideia de colocar no mesmo ambiente digital funcionários presenciais e remotos é convincente e poderia eventualmente tornar o trabalho a partir de casa melhor do que vir para o escritório para a maioria das pessoas.
Mas até que o problema do “vale sinistro” possa ser resolvido, e o incómodo dos auscultadores seja reduzido para que os funcionários utilizem efetivamente estas ferramentas virtuais, o metaverso continua a ser uma plataforma com potencial. Mas está muito longe de conhecer esse potencial agora.
Ferramentas-chave para a produtividade
Para os gestores que querem saber o que se passa com os funcionários sem invadir a sua privacidade, Woolsey recomenda o Trello. Recomenda também que os gestores sejam transparentes com a sua abordagem e necessidades de medição dos funcionários. Os marcos dos projetos devem ser numerosos e constituir a base de eventos mais regulares sobre o estatuto dos funcionários, para que estes nunca se metam em problemas profundos e os gestores possam fazer o melhor para garantir a conclusão atempada dos projetos – particularmente esforços de alto valor. Ela também recomendou ferramentas como o Slack, que pode ser utilizado eficazmente para assegurar que os canais de comunicação permaneçam abertos entre os funcionários, tanto os trabalhadores como os seus patrões.
E finalmente, recomendou um quadro branco virtual como o Miro para manter as pessoas que estão à distância ou no escritório a trabalhar em conjunto de uma forma coordenada.
Resolver o debate sobre o trabalho híbrido
O novo modelo híbrido que surgiu para os funcionários – alguns dias em casa, alguns dias no escritório – não está a funcionar bem e pode entrar em colapso. Muitos executivos querem os funcionários de volta às suas secretárias, mas não estão tão ansiosos por voltar eles próprios. O resultado? Funcionários críticos à procura de emprego noutras empresas.
Compreender como funciona uma empresa, como os seus funcionários colaboram, os projetos únicos em curso, e as capacidades e cultura empresariais pode produzir uma solução personalizada que funcione para todos. Pode otimizar a produtividade, independentemente do que está a acontecer com os requisitos de trabalho híbrido com que estamos agora a lidar.
Este modelo híbrido pode ser feito com sucesso. A BCG e a Woolsey parecem ter um processo único e viável para se chegar à melhor solução, tanto para os funcionários como para os seus gestores.