As más decisões de compra de software podem ser dispendiosas, causando perda de produtividade e incapacidade de cumprir os principais objetivos comerciais. Eis como evitar os erros mais comuns que as empresas cometem ao escolherem aplicações SaaS.
Por Linda Rosencrance
Existem milhares de aplicações de software como serviço (SaaS) no mercado, todas a competir para ser a número um numa determinada categoria. Consequentemente, as organizações têm muitas vezes dificuldade em selecionar as aplicações SaaS certas para as suas necessidades específicas – e cometem erros que lhes podem custar tempo e dinheiro.
Aqui estão os quatro principais erros que as empresas cometem quando compram aplicações SaaS, e como contorná-los:
1. Não considerar o “porquê”.
Uma das primeiras coisas que uma organização deve fazer é perguntar porque está a considerar uma determinada aplicação SaaS, disse Steve Cabello, dirctor-geral da empresa de consultoria Protiviti.
“As minhas duas primeiras perguntas para os clientes são: Porque está a fazer isto?” e “Quais são os fatores estratégicos? É importante saber isso, porque então a forma de abordar a avaliação poderá ser diferente”, disse. “Por vezes pode ser para poupar custos, e por vezes pode ser para ganhar eficiência operacional”.
O analista da IDC, Frank Della Rosa, concordou, dizendo que as empresas precisam de determinar os seus fatores impulsionadores operacionais, bem como as suas aspirações. Os fatores operacionais são muito tácitos. Por exemplo, há algo que não está a funcionar corretamente, e que está a ter um impacto material negativo no negócio e precisa de ser corrigido imediatamente. Talvez os dados estejam num silo em toda a organização e a empresa não consiga extrair valor dos mesmos – isso é um condutor operacional, disse Della Rosa.
Os condutores aspiracionais estão sobretudo associados à transformação digital, disse. “Onde queremos estar dentro de 18 meses a 24 meses? E talvez tenhamos algumas ideias sobre os novos modelos de negócio, novas fontes de receitas, e queremos realmente mudar a forma como a indústria percebe o valor”, disse Della Rosa. “Uma boa forma de pensar sobre a aspiração é uma espécie de reimaginação da proposta de valor para os clientes”.
Demasiadas vezes, as organizações tomam estas decisões à pressa, e normalmente são motivadas por questões operacionais. No entanto, as empresas também precisam de ter tempo para considerar os maiores e mais amplos motores de aspiração, que podem abrir novas possibilidades para uma maior eficiência, bem como maiores experiências de clientes e utilizadores, disse Rosa.
2. Compreensão inadequada dos requisitos críticos
Em vez de olhar para uma lista de características durante a fase de seleção, é importante compreender realmente as necessidades críticas do negócio, disse Christina Kearney, diretora de marketing, SoftwareReviews, um fornecedor de análises de software para ajudar as organizações a tomar melhores decisões de compra.
Primeiro, os líderes devem ter um processo que utilizem na seleção de software; não devem estar apenas inventar isto à medida que avançam, disse ela. Uma má decisão de compra de software pode ser dispendiosa, resultando numa perda de produtividade e no não cumprimento dos principais objetivos comerciais, para não mencionar os elevados custos de mudança se a empresa precisar de recomeçar tudo de novo.
“Portanto, o processo de seleção deve ser uma abordagem documentada que possa ser partilhada com as partes interessadas”, disse ela. “O mais importante é que todos estejam alinhados num processo único e numa forma de proceder à avaliação”.
Cabello concordou que as empresas devem concentrar-se nos poucos requisitos empresariais selecionados que verdadeiramente impulsionem o valor e/ou sejam únicos para o negócio.
“Se der ao fornecedor 100 ou 1.000 requisitos, o vendedor escolherá quais são mais importantes para ele, onde brilharão”, disse. “Portanto, não se deve concentrar em mais de 25 coisas que realmente vão fazer a diferença no seu negócio”.
3. Não realizar a devida diligência
Os líderes devem assegurar que as aplicações que estão a avaliar e a selecionar se alinham verdadeiramente com o que a empresa precisa agora e no futuro. As necessidades de uma organização vão mudar, e os conjuntos de características no mercado também vão mudar, disse Kearney.
“Contudo, a própria organização provavelmente não mudará muito frequentemente os fornecedores de software”, disse. “Por isso é realmente importante compreender como um fornecedor é único, como eles servem os seus clientes, e também como é trabalhar com eles depois de o contrato ser assinado”.
Isto significa que as empresas devem diversificar os inputs que estão a orientar as suas decisões, e devem também utilizar revisões de compradores, testemunhos, referências, e outras pesquisas secundárias como parte dos seus processos de avaliação.
As avaliações dos compradores ajudam os líderes a compreender não só o que os clientes pensam sobre as características e capacidades dos produtos que adquiriram, mas também o que pensam sobre as suas relações com os seus fornecedores, disse Kearney. “Então, como é trabalhar com aquele fornecedor de software em particular? Como foram eles durante as negociações e a fase de contratação? Como foi trabalhar com eles depois de o contrato ter sido assinado? São coisas que se podem recolher das análises dos compradores, bem como fazer uma análise aprofundada das experiências que outros clientes tiveram”, disse.
4. Não incluir os utilizadores no início do processo
A adoção pelos utilizadores é fundamental quando se trata de implementar um novo software SaaS. Contudo, um erro chave que muitas organizações cometem é não incluir os utilizadores no início do processo de compra. Isso resultará em insatisfação e não-adoção dos utilizadores, disse Kearney.
“Estas são todas as coisas que queremos evitar”, disse ela. “Portanto, trazer uma equipa pequena, mas concentrada de pessoas que possam representar todas as funções que irão utilizar esse software é muito importante logo no início”.
Della Rosa disse que à medida que as empresas se tornam mais conscientes das novas possibilidades de implementação de aplicações SaaS, têm de colocar uma maior ênfase nas pessoas no processo de tomada de decisão.
“O erro é pensar que se pode substituir uma aplicação herdada por uma aplicação SaaS e não ter implicações nos trabalhos que precisam de ser feitos”, disse Della Rosa. “Assim, dar um passo atrás e trabalhar com os RH [para determinar] como isto pode potencialmente mudar as funções de trabalho dentro da empresa” é uma parte fundamental do processo.
As empresas que não prestam atenção suficiente aos utilizadores durante a decisão de compra do SaaS acabam por ter enormes problemas, disse. “Os utilizadores serão lentos a adotar uma nova aplicação, ou não estarão a extrair totalmente o valor potencial da aplicação”.
Ao evitar estes erros, as organizações podem ter a certeza de que selecionam o software SaaS que melhor satisfaz as suas necessidades e permite que o negócio funcione de forma mais eficiente.