Fomos a procura das aplicações Zoom que permitem tornar as suas equipas mais produtivas

Por Keith Shaw

Com muitas empresas a utilizarem o Zoom como a principal forma de ligar colaboradores remotos ao longo dos últimos 18 meses, as reuniões da empresa, as sessões de estratégia, as discussões de projetos e muito mais foram transferidas para a plataforma de videoconferência – e por isso têm muitos dados e conteúdos empresariais. As organizações que investiram muito dinheiro em outras ferramentas de colaboração de repente viram-se preocupadas com a sua capacidade de monitorizar, preservar e aceder a dados em Zoom para fins de workflow, segurança, resolução de problemas ou marketing.

Embora o Zoom tenha oferecido integrações com centenas de ferramentas diferentes que ligam serviços de várias maneiras, como permitir que se inicie uma reunião de Zoom a partir de outra app, a empresa lançou recentemente o Zoom Apps, que traz certos aspetos de outras apps e serviços para reuniões de Zoom. É um pouco confuso, especialmente quando visita o Zoom App Marketplace e encontra as “Zoom Apps” listadas como uma categoria ao lado de categorias mais típicas como Analytics, Colaboração e Produtividade.

Decidimos encontrar os tipos de aplicações mais úteis no Zoom App Marketplace para melhorar e estender o Zoom. Em vez de nos preocuparmos se algo é uma “Zoom App” ou uma integração zoom com outra app, escolhemos destacar as diferentes ferramentas que podem ajudar a criar uma melhor experiência de videoconferência ou permitir que as empresas rastreiem, analisem e protejam chamadas de dados de zoom de vídeo e sessões de chat.

Criamos as nossas próprias categorias abaixo com base nos nossos insights, mas há alguma sobreposição entre elas – por exemplo, algumas aplicações de colaboração incluem elementos de gravação e transcrição. Os seguintes não são necessariamente averbamentos de aplicações específicas, mas exemplos que destacam os diferentes tipos de aplicações disponíveis em algumas categorias de negócio importantes. Existem centenas de aplicações adicionais que pode encontrar através do Mercado de Aplicações.

Ao pesquisar por apps, lembre-se que as mesmas podem requerer que funções específicas de utilizador (como administrador de conta) e tipos de conta no Zoom, enquanto outras permitem que os utilizadores regulares as instalem. Dentro de cada descrição da aplicação, existe uma lista de requisitos de instalação (incluindo qual a versão do Zoom necessária), permissões e âmbito da aplicação, e funcionalidades de suporte para cada developer. Antes de instalar qualquer aplicação, certifique-se de que as permissões que solicita não violam as políticas de privacidade da sua empresa.

As funcionalidades do programador para cada aplicação incluem uma página de documentação com instruções para instalar e utilizar a aplicação. Na maioria dos casos, terá de configurar uma conta (ou iniciar e entrar numa conta existente) com o serviço que está a ligar ao Zoom.

Produtividade e colaboração

Muitas aplicações de colaboração diferentes permitem ganchos no Zoom, permitindo-lhe iniciar uma chamada de Zoom ou criar uma ligação Zoom a partir dessa aplicação em vez de ter que mudar para Zoom. As aplicações que o fazem incluem Google Workspace,  Gmail,  Microsoft Teams,  LinkedIn Video Meetings,  Zendesk by Zoom,  Spark e muito mais. A  aplicação Slack permite-lhe iniciar reuniões de Zoom diretamente num canal Slack ou mensagem de grupo e partilhar a gravação da reunião mais tarde. É provável que se estiver a usar uma app de colaboração, haja uma integração Zoom que acompanha a integração.

Muitas aplicações de produtividade e colaboração relacionam-se mais profundamente com o Zoom, e outras melhoram a própria experiência de encontro, como demonstram estes exemplos:

• Aplicação de Box para Zoom : Acede, navega, vê e partilhe ficheiros armazenados na Caixa de Armazenamento em Nuvem a partir de dentro do Zoom; apresente um ficheiro Box a outros numa reunião de Zoom; e faça upload de ficheiros para a Caixa de Zoom.
• Wrike Actionable Meetings: Conecte reuniões de Zoom a tarefas e projetos na ferramenta de gestão de emprego wrike.  Pode capturar itens de ação e atribuir tarefas durante ou após reuniões do Zoom; anexar ficheiros, adicionar comentários e definir datas de vencimento; enviar acompanhamentos aos participantes do encontro; e extrair gravações e transcrições automaticamente para Wrike. (Ver também: App Asana para Zoom,  Coda,  Dropbox Spaces,  monday.com,  Notejoy)
•  Mentimeter: Envolva os participantes com sondagens, quizzes, nuvens de palavras, perguntas abertas e perguntas e respostas para capturar dados em tempo real numa reunião de Zoom. Embora esta aplicação seja orientada para os estudantes, também pode ser usada com reuniões regulares de funcionários. (Ver também: Dot Collector, Polly,  SurveyMonkey)

• Lucidspark Whiteboard : Criar, partilhar e trabalhar em conjunto em conselhos de Lucidspark com participantes da reunião para aumentar o envolvimento e aumentar a colaboração da equipa dentro do Zoom. As funcionalidades incluem bibliotecas de formulários, GIFs, imagens e desenhos à mão livre, bem como cronómetro para manter a reunião sob controlo. (Ver também: Miro, Mural)
• Zapier: Utilize o Zapier para automatizar fluxos de trabalho entre o Zoom e qualquer uma das mais de 1.500 aplicações e serviços com comandos simples if/then. Por exemplo, pode configurar zapier para que a criação de uma nova reunião no Zoom crie automaticamente um novo registo ou atualize um registoexistente no Airtable.  (Ver também: Automatizar: io, IFTTT)

Gravação e transcrição

Com mais reuniões a decorrer em vídeo do que pessoalmente hoje, é mais importante do que nunca criar um registo permanente do que se dizia. Enquanto os planos de negócios e negócios do Zoom incluem capacidades básicas de gravação e transcrição de reuniões, ferramentas avançadas podem ser integradas no Zoom. Exemplos incluem:

• Colibri : Esta aplicação regista reuniões de Zoom e inclui transcrição ao vivo com iD do altifalante. Pode destacar pontos-chave e partilhá-los como notas de reunião. As transcrições e destaques de reuniões anteriores podem ser acedidos e  pesquisados no Zoom. (Ver também: Otter.ai Notas ao Vivo para Zoom,  RaeNotes,  Trint,  Airgram,  Rev,  Verbit Live Transcription,  Fireflies.ai)
• Grão para Zoom : A aplicação Grain permite-lhe transcrever, destacar e partilhar os momentos mais importantes de uma chamada de Zoom. Pode criar clips de destaque, comprimir longas reuniões em resumos de três minutos ou remisturar destaques em histórias, qualquer uma das quais pode ser partilhada automaticamente com outras ferramentas como Slack,  Notion e Asana. O sistema também permite gerir e pesquisar uma biblioteca de reuniões gravadas, e pode importar gravações zoom mais antigas para gerar transcrições e destaques. (Ver também: Dovetail)

Laxis : Além das transcrições de reuniões em tempo real, pode criar modelos de reunião personalizados que captam a informação exata de que necessita, receber citações geradas automaticamente e identificar insights de conversação chave. A aplicação baseada em IA destina-se a gestores de produtos, investigadores, analistas, consultores, jornalistas, profissionais de RH e qualquer pessoa que faça entrevistas de investigação.

Analista de negócios

Estas  aplicações ajudam as equipas a colaborar em torno dos dados e fornecem tendências para impulsionar decisões baseadas em dados. As aplicações zoom nesta categoria fornecem às organizações informações sobre como o Zoom está a ser usado na empresa e pode conectar-se com outros sites de analítica. Exemplos incluem:

• Domo: Fornece dashboards e visualizações para ajudar as organizações a compreender e avaliar a atividade atual do Zoom da sua empresa, quantas reuniões estão a decorrer, quantos encontros duram e quantas pessoas estão a participar. As métricas detalhadas mostram padrões de colaboração e utilização de serviços para ajudar as empresas a maximizar o seu investimento no Zoom. (Ver também: Peoplelogic.ai,  Worklytics Analytics Connector,  Conferencing Analytics)

• Bver : como se fosse gramática para Voz, a app junta as suas chamadas Zoom e analisa padrões de fala entre os participantes. Em seguida, fornece aos utilizadores alertas que os ajudam a estar mais atentos ao seu estilo de fala, ajudando-os a evitar comportamentos negativos e a adotar o tom certo para melhores conversas. (Ver também: Voxpopme,  Lex Analytics,  Cassiopeia)
• CLIPr : Plataforma de análise e gestão de vídeo. Depois dos utilizadores do Zoom carregarem as gravações de reuniões para a aplicação, a IA analisa o vídeo e identifica momentos-chave e colunas, criando uma biblioteca virtual de recapitulações de vídeo personalizadas.
• OnePgr Deal Room : ajuda a melhorar o processo de vendas, proporcionando visibilidade nas interações de reunião de clientes através da análise de sentimento. (Ver também: Shadow All-in-One Analytics, People.ai,  Deepagent,  Woopra)
• Teamplify:  Direcionado  para equipas de desenvolvimento, a Teamplify permite que os gestores vejam as atividades dos colaboradores em Jira,   Trello,   Slack, GitHub, Bitbucket, GitLab e Zoom, tudo num só local. A app Zoom permite-lhe ver as reuniões que os membros participaram, incluindo a sua duração e outros participantes. Um relatório de colaboradores mostra com quem cada membro mais comunicou.

Administração, conformidade e segurança de TI

Várias aplicações de segurança diferentes podem ajudar a rastrear as chamadas Zoom para fornecer transparência aos dados e sistemas, especialmente para indústrias que exigem conformidade regulamentar e governação. Além disso, várias integrações de Zoom ajudam a TI com suporte ao utilizador, licenciamento e outras tarefas administrativas.

•  Obsidia Security: permite que as equipas de segurança monitorizem as chamadas zoom para proteger contra gravação imprópria, partilha excessiva e uso suspeito de Zoom. A aplicação pode alertar as equipas para ameaças, como reuniões registadas em ambientes sensíveis, participantes inesperados numa chamada normal de Zoom, reuniões criadas sem senhas, e muito mais. (Ver também: ZeroFOX,  SafeGuard Cyber,  Vectrix,  Trelica)
•  Hyperproof: ao integrar o Zoom com esta plataforma de operações de conformidade, pode iniciar uma reunião de Zoom a partir de dentro da Hyperproof, e o sistema importará a gravação como prova para qualquer auditoria. (Ver também: Onna,
• Cognitive View)
• Blissfully: esta aplicação permite que os administradores rastreiem quais funcionários e executivos têm licenças Zoom e criam fluxos de trabalho para gerir a propriedade da licença.
• Aternity: Esta aplicação de monitorização da experiência do utilizador é implementada para dispositivos de colaborador, aplicação de rastreio e desempenho do dispositivo para ajudar a resolver problemas de TI. O pessoal de TI pode ganhar visibilidade na qualidade das reuniões de Zoom e compreender as possíveis causas de problemas de reunião do Zoom, tais como wi-fi fraco ou carga de máquina elevada. (Ver também: Néctar 10 )

• PowerSuite : Unify Square PowerSuite é uma plataforma de gestão de colaboração e comunicação que suporta as equipas Microsoft  e Slack, bem como o Zoom. Os líderes de TI podem gerir tarefas administrativas através de um único dashboard, em vez de consolas de administração separadas para cada aplicação. Inclui análise de adoção e utilização, orientação para resolução de problemas, gestão de políticas e muito mais.

Outras aplicações a considerar

O Zoom também apresenta aplicações focadas em funções de trabalho específicas, como vendas e  ferramentas crm que monitorizam e registam chamadas e se integram com apps como a Salesforce;   aplicações de gestão de eventos para monitorizar, registar e analisar webinars produzidos via Zoom; aplicações financeiras que permitem às empresas registar, monitorizar e armazenar chamadas e reuniões com investidores, ou mesmo integrar o pagamento de serviços de vídeo; aplicações de atendimento ao cliente que ajudam as empresas a gerir tickets de apoio e interações com o cliente que ocorrem no Zoom; Apliccções de saúde para profissionais de saúde para realizarem consultas digitais que podem ser monitorizadas e gravadas; e aplicações para ensino que coordenam e monitorizam a atividade de Zoom relacionada com a escola para a aprendizagem remota.

Por fim, pode valer a pena explorar alguns jogos e outras aplicações leves que podem ser um quebra-gelo antes ou depois de uma reunião ou ajudar a quebrar a monotonia de “mais um pouco de Zoom”. Por exemplo, a  aplicação Pexels – Virtual Backgrounds integra-se  com o site de imagem livre de royalties  da Pexels, permitindo-lhe escolher entre mais de 3 milhões de fotos para usar como fundos virtuais em chamadas Zoom. Existem espaços de trabalho profissionais, paisagens deslumbrantes, peças de arte peculiares, marcos famosos e muito mais, permitindo-lhe selecionar o fundo certo para qualquer encontro.