Apoios em pandemia vs caos informático na gestão empresarial

Qualquer software português que tenha a certificação da qualidade, detém equipas especialistas e legais por trás, que se encontram sempre atualizadas no que diz respeito às alterações ou às novidades na legislação, e dispõem de canais de comunicação que permitem obter esclarecimentos e pareceres vinculativos em tempo útil.

Por Hugo Peres, Senior Consultant da Anturio

O confinamento provocado pela pandemia tem tido consequências desastrosas na sociedade, na economia e no tecido empresarial. Quase todos os setores de atividade foram atingidos e é certo que muitas empresas não sobreviverão. Para tentar atenuar este cenário, foram criadas várias medidas de apoio às empresas, que vão do lay-off às linhas de financiamento, passando pela flexibilização do pagamento de impostos e pelas moratórias. 

Mas todas estas medidas e alterações têm tido influência direta nas soluções de software de gestão utilizadas obrigatoriamente pelas empresas e organizações. Tem sido um período extremamente volátil no que toca a obrigatoriedades da empresa. Sendo que em alguns casos o lay-off ou mesmo o apoio à retoma vieram trazer uma carga adcional de alteração e adaptação do software, desde o processamento salarial/folha de vencimentos até aos descontos relativos à segurança social.

Ninguém estava preparado para os desafios que a pandemia veio trazer e as isenções de TSU em partes muito específicas dos recibos têm levado a muitas alterações, não só na forma como se processam os recibos de vencimento, como no próprio ficheiro que é enviado mensalmente para a Segurança Social.

Esta alteração e adaptação especialmente na área de Recursos Humanos e Contabilidade, em conjunto com a introdução dos QR codes na área de faturação, que embora sejam de aplicação obrigatória apenas em 2022, proporcionam benefícios fiscais às empresas que os implementarem no decorrer do presente ano. 

Deste modo, há obrigações legais ligadas ao software de gestão que são morosas de preencher, extrair, validar e submeter. No entanto, uma solução completamente integrada deve conseguir extrair todas as obrigações legais do software, que irá permitir facilitar todos este procedimento. 

Qualquer software português que tenha a certificação da qualidade, detém equipas especialistas e legais por trás, que se encontram sempre atualizadas no que diz respeito às alterações ou às novidades na legislação, e dispõem de canais de comunicação que permitem obter esclarecimentos e pareceres vinculativos em tempo útil.

Muitas vezes, as alterações da legislação são informada e estabelecem as linhas gerais e os prazos da entrada em vigor, mas as especificações técnicas do que é necessário implementar chegam e podem demorar meses, ou seja, por vezes, o prazo de entrada em vigor é inferior a 30 dias e as empresas tem de ser agieis na praticidade da implentação das novas medidas legislativas. O resultado é conseguirmos garantir com menos tempo de implementação e menos tempo para testes, toda a legislação necessária para garantir o funcionamento das empresas dentro da actualização da legislação em tempo util.

A solução passaria pela rápida disponibilização dos procedimentos permite garantir uma melhor solução técnica, proporcionando às empresas uma adaptação da nova legislação sem sobressaltos e de forma antecipada. Enquanto isso não acontece, as empresas optam por recorrer a webservices, sendo que o webservice é o canal que permite ao software comunicar diretamente com a autoridade relevante. 

O processo de agilização das obrigações legais já está em marcha e permite, por exemplo, comunicar os novos funcionários diretamente à Segurança Social com um simples “clique”.  Antes dos webservices, era necessário ir à página web da Segurança social, fazer login, voltar a preencher todos os dados da ficha que tínhamos acabado de colocar no software de gestão, verificar novamente e submeter. Uma duplicação do trabalho que foi eliminada e permitiu a redução do tempo dispendido burocraticamente para este efeito.

Além dos webservices, as empresas devem ter o seu software de faturação constantemente atualizado, especialmente em alturas como esta, em que surge legislação nova ou esclarecimentos dos procedimentos quase de mês para mês. 

Por outro lado, é essencial que as empresas elevem a sua qualidade de serviço e por isso não ignorarem os avisos do sistema informático ou do parceiro implementador, sobretudo os avisos sobre a existência de novos mapas legais, avisos de falta ou de mau preenchimento de campos – número de contribuinte inválido, código postal mal formatado, tipo de contrato de trabalho inválido – entre outros. Os segundos gastos a mais para assegurar a qualidade dos dados podem significar horas quando estamos a extrair alguma obrigação legal.

Por fim, cabe também às empresas solicitar a atualização do seu software de gestão, realizando para o efeito um pedido atempadamente, pois poderá fazer toda a diferença aquando da entrega das obrigações dentro do timming. Neste momento, é necessário explicar que a própria atualização não é normalmente um processo mecânico, pois existem especificidades, quer da própria empresa, quer da sua área de atividade. Os regimes de apoio à retoma e o lay-off têm inúmeros detalhes que têm de ser afinados no momento de implementação que poderá levar horas e mesmo dias a ser realizados.

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