A dimensão de apps “To-Do” que procurava para gerir a sua informação

Com as apps Workflowy, Coda e Notion, nunca mais verá as informações que guarda da mesma forma.

O armazenamento de informação útil ou mesmo a inútil são nos dias de hoje importantes para a organização pessoal de cada um de nós, e com a panóplia de opções oferecidas, pelos deveolpers de tudo o mundo, nem sempre é fácil escolher a melhor opção. Com a ajuda do especialista da Computerworld em soluções Android, J R Raphael, olhamos para algumas soluções que achamos serem as que melhor o podem ajudar a organizar a sua informação.

Os vários serviços existentes permitem que colete e organize pensamentos, listas de compras ou outras, e um sem número de informações nos mais diversos formatos. Mas algumas destas aplicações vão mais longe e oferecem também uma estrutura poderosa que permite mapear projetos complexos, processar grandes quantidades de dados e até mesmo escrever documentos. E todas estas aplicações são projetadas para suportar algumas formas bastante sofisticadas de colaboração. 

Afinal estamos perante exatamente que tipo de aplicações? Aplicações de notas? Processadores de texto – ou editores de folhas de cálculo? Ou serão estas aplicações, ferramentas de gestão de tarefas (ToDo), ou ferramentas de gestão de projetos ou apenas “utilitários de colaboração”? 

A verdade é que os chamamos conforme o uso que lhes damos – porque o que realmente diferencia estas aplicações dos programas “ToDo” mais frequentes é a sua versatilidade, que permite que estas aplicações desempenhem um número impressionante de papéis e se transformem em praticamente qualquer coisa que seja preciso que sejam. 

Mostramos-lhe como de facto as aplicações “To-Do” o podem ajudar a criar um sistema altamente personalizado e excepcionalmente flexível para a organização de informações. Sem mais delongas, aqui está uma comparação detalhada de três ferramentas que podem mudar profundamente a maneira como organiza as suas notas – e muito mais. 

1. Workflowy: ideal para organização e colaboração de notas centradas em texto em várias camadas

Se o que está a procura de um lugar simples, mas cheio de energia, para armazenar e organizar informações, o Workflowy pode ser apenas a revelação do que procurava. O serviço é construído a volta de marcadores expansíveis, cada um dos quais também funciona como o seu próprio documento autónomo.

Parece incomum, certo? É – mas depois de envolver a sua mente a volta do conceito, é na verdade uma estrutura incrivelmente inteligente e lógica para a coleção de notas. E o serviço faz um trabalho extraordinário para garantir que entenda do que se trata a partir do segundo que fizer login.

O Workflowy – saúda-o na sua primeira entrada e apresenta-se. O Workflowy é “um documento infinito”, explica. É como uma série de marcadores interligados, só que além de expandir e recolher as camadas de informação dentro de cada ponto, pode abrir qualquer ponto e trabalhar dentro dele, como se fosse um documento, simplesmente clicando no ponto no início.

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O arranjo de “documento infinito” do Workflowy abre muitas possibilidades interessantes, como este nó de amostra ilustra. (Clique na imagem para ampliá-la.)

As maneiras de usar esta configuração de “documento infinito” são bastante apropriadas, virtualmente infinitas. Pode criar notas rápidas e simples como os seus próprios nós ou manter listas em várias camadas para tarefas, objetivos ou até mesmo esboços de reuniões. Pode ainda pensar em projetos empresariais complexos e usar as camadas com marcadores do Workflowy para estruturar cada detalhe das suas várias etapas e fases.

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A estrutura de marcadores dentro do Workflowy é perfeitamente adequada para organizações de projetos complexos – que é essencialmente apenas uma coleção de notas cuidadosamente apresentada.

Deixando a estrutura básica de lado, o Workflowy tem muitos recursos práticos – tudo, desde um sistema de marcação embutido para organização extra até uma série de atalhos inteligentes para navegar pelos aplicativos rapidamente. Ainda possui ferramentas para espelhar itens e permitir que estaes apareçam em vários nós ao mesmo tempo e permaneçam sincronizados em todos estes lugares.

Depois há a área de partilha e colaboração: com um clique num menu ao lado de qualquer marcador, Workflowy permite exportar o ponto inteiro – com quaisquer subcamadas associadas – para fácil copy, paste ou anexação (como um arquivo HTML). Também pode criar links web públicos para um nó completo ou mesmo apenas um ponto específico dentro de um nó e, em seguida, partilhá-los com qualquer pessoa para visualização ou edição colaborativa.

Workflowy está disponível na web , bem como em aplicações nativas para Windows , Mac , Linux , Android e iOS . O serviço é gratuito com um limite de 250 novas listas e itens por mês. Um plano Pro – que remove esta restrição e também adiciona mais opções de personalização, uma possibilidade de backup do Dropbox e suporte de nível premium – custa 49 dólares por ano por utilizador. 

A estrutura simples do Workflowy e a natureza centrada em texto são vantagens distintas que tornam o serviço eficaz de usar e fácil de gerir. 

2. Coda: Ideal para anotações baseadas em documentos que reúnem muitos elementos e fontes de dados em um único local

Enquanto o Workflowy anda a volta de marcadores, com documentos expansíveis disponíveis em todos os níveis, o Coda vai numa direção diferente e coloca os documentos a frente e no centro.

Na verdade, poderia simplesmente usar o Coda como um processador de texto semelhante ao do Google Docs, mas isso é apenas arranhar a superfície do que este serviço tem a oferecer. Como parte de qualquer documento no Coda, é possivél criar tudo, desde tabelas interativas, até botões totalmente funcionais para executar ações avançadas no espaço de trabalho. É quase como se um serviço como o Airtable tivesse sido colocado num documento maior e tivesse ainda mais possibilidades adicionadas.

Esta, por exemplo, é a página de abertura de um modelo de documento que o Coda oferece para gerir um projeto:

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O modelo de gestão de projeto de Coda mostra uma maneira como uma série de notas podem ser organizadas e apresentadas. (Clique na imagem para ampliá-la.)

Os itens à esquerda representam páginas diferentes dentro do documento, enquanto a área maior do ecrã é a página ativa no momento. E o céu é o limite para o que cada página pode conter – já que em vez de serem documentos em qualquer sentido tradicional de processador de texto, os documentos de Coda são todos compostos de blocos. E estes blocos podem conter qualquer coisa, desde texto simples a listas formatadas ou até mesmo calendários que sincronizam com sua conta do Google e permitem que visualize e edite os seus dados de agenda atuais.

Aqui, por exemplo, pode ver uma tabela interativa com tarefas seguidas por um módulo ativo do Google Agenda e, começando abaixo disto, uma série de listas com marcadores expansíveis (semelhante ao estilo Workflowy):

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Coda pode “turbinar” a suas anotações com páginas, listas, botões e até visualizações do Google Agenda incorporadas. (Clique na imagem para ampliá-la.)

Nada no Coda é estático. Pode passar o rato sobre a tabela “Itens de ação” para encontrar comandos para ocultar colunas, filtrar e classificar o conteúdo da tabela e alterar todos os tipos de variáveis ​​sobre sua exibição.

Onde o Coda mais se destaca, no entanto, é na frente móvel, onde o serviço transforma perfeitamente todas as suas criações em interfaces semelhantes a apps – com as páginas transformadas automaticamente em secções da barra inferior e todo o documento assumindo uma aparência móvel nativa .

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O Coda faz com que qualquer documento pareça e funcione como uma aplicação no seu telefone, sem nenhum esforço extra exigido.

O Coda não é tão granular quanto Workflowy no seus recursos de colaboração, mas permite que partilhe documentos inteiros com colegas, clientes ou qualquer outra pessoa na sua órbita – seja diretamente ou através de um link web privado – e escolher se estas pessoas podem ver, ver e comentar ou editar as informações.

O Coda está disponível na web , bem como em Android e iOS . O serviço é gratuito com uma variedade de limitações – até 50 objetos e 1.000 linhas por documento, entre outras coisas – ou 120 dólares por ano para um plano Pro menos restrito. Em cenários de equipa, o serviço custa 30 dólares por “fabricante de documentos” (ou seja, a pessoa que realmente cria novos documentos) por mês e é gratuito para todos os funcionários que apenas visualizam ou editam documentos existentes.

Muito parecido com o serviço em si, o preço do Coda é um pouco complicado e algo que leva algum tempo para entender. Mas tal com o serviço, é cuidadosamente pensado e repleto de potencial. A única questão real é se isto faz sentido para si.

3. Notion: Ideal para organização de notas visuais com uma combinação de documentos e quadros

Se o Coda é como ter um pouco de Workflowy em uma forma de documento mais amplo, o Notion é quase como uma versão Bizzaro World do Coda com menos suporte de fonte de dados externa, mas mais foco na organização baseada em quadro ao estilo Trello .

Assim como Coda, o conceito anda a volta da, erm, noção de blocos de conteúdo rico em documentos. Podendo criar um documento com uma combinação de elementos de texto, listas interativas e até mesmo sub-páginas separadas:

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Os documentos do Notion permitem que misture todos os tipos de elementos e tipos de conteúdo diferentes num único lugar. (Clique na imagem para ampliá-la.)

Pode seguir o exemplo do modelo “Roadmap” do serviço e ir com uma visualização de quadro orientada por cartão para manter as suas notas, tarefas e ideias organizadas em categorias ou até mesmo níveis de conclusão.

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O Notion combina visualizações de documentos e visualizações de quadro para fornecer muita flexibilidade na forma como pode visualizar e gerir as informações. (Clique na imagem para ampliá-la.)

Enquanto o Coda tem uma opção de exibição quadro, também, o Notion dá um passo a frente interagindo com informações no ambiente baseado em cartão. Clicar em qualquer cartão dentro de um quadro do Notion abre uma visão semelhante a de um formulário, onde pode ver e editar todos os tipos de informações detalhadas com base na sua própria escolha personalizada de campos e parâmetros. Pode arrastar e soltar cartões entre as colunas e trabalhar com eles inteiramente dentro desse arranjo, seja por conta própria ou com colaboradores convidados.

O Notion permite que incorpore certos tipos de conteúdo externo, também – incluindo Google Maps funcional, páginas web, e vídeos reproduzíveis – mas a lista de possibilidades e a interatividade destes elementos é notavelmente menos substancial do que o que Coda fornece. E embora o serviço possa levar algum tempo para ser totalmente compreendido e dominado, vem com uma enorme variedade de modelos que facilitam o início – tudo, desde os roteiros de produtos que acabamos de examinar até estruturas simples para blocos de notas de uma página, hubs para coleções de notas com várias páginas e sistemas organizados em folhas de cálculo para itens como diretórios de equipas e bancos de dados de pesquisa.

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O Notion facilita a organização de informações em folhas de cálculo interativas para uma gestão da informações avançada (Clique na imagem para ampliá-la.)

O Notion está disponível na web e também em aplicações nativos para Windows e Mac , Android e iOS . Também tem uma extensão de clipper de web especial para Chrome ou Firefox que torna possível salvar qualquer página no serviço com um único clique do navegador do seu desktop – e até mesmo adicionar notas, marcar membros da equipa ou criar tarefas ao redor da página ali mesmo.

O Notion é gratuito para uso individual e pessoal, com os únicos limites reais num máximo de 5 MB por arquivo carregado e um máximo de cinco “convidados” para partilha e colaboração. Um plano Pro de  48 dólares por ano remove as restrições, enquanto os planos de equipa oferecem a mesma configuração, juntamente com um espaço de trabalho da empresa e ferramentas administrativas por 8 dólares por utilizador por mês.

Com isto, o poder está oficialmente nas suas mãos. Descubra qual destes serviços melhor atende às suas necessidades de malabarismo de informações – e prepare-se para fazer anotações como nunca antes.


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