A infraestrutura da sua empresa está preparada para o digital?

A primeira vantagem de viver no mundo digital é, ter a informação de que precisa disponível a qualquer hora, em qualquer lugar e para qualquer membro da equipa.

Por Ana Barros

Neste 2020, uma pandemia atirou-nos para o trabalho remoto sem qualquer previsão de regresso à normalidade. Ninguém poderia ter previsto uma reviravolta tão grande e em tão pouco tempo. Embora o conceito de “home office” já não fosse uma novidade, certo é que todos fomos apanhados de surpresa perante estes eventos tão dramáticos. Ficou claro que nem todas as empresas se prepararam para estas novas formas de trabalho e para fazer a passagem definitiva para o mundo digital.

A primeira vantagem de viver no mundo digital é, ter a informação de que precisa disponível a qualquer hora, em qualquer lugar e para qualquer membro da equipa. Se lhe parece um desafio, então é porque ainda está a começar a transformação digital na sua empresa. Armazenar informação na cloud (ou “nuvem”, em Português), é a forma mais rápida e eficaz de democratizar o acesso à informação e simplificar o trabalho remoto. Guardar a informação só em papel, em gavetas e prateleiras no escritório, em e-mails pessoais ou mesmo em pens e discos externos, é uma coisa do passado e que ameaça a sobrevivência de qualquer empresa nos tempos pós-COVID-19.

Mas, como é que informações em relação a Clientes, relatórios, contratos, ficheiros e outros documentos relevantes, vão parar à cloud? A resposta mais fácil é adotar os famosos SaaS (software as a service). Hoje em dia, quase todas as empresas usam software cloud-based, nem que seja apenas um software de faturação. Contudo, passar para um modelo de trabalho remoto, implica usar softwares de gestão de projetos, de gestão do relacionamento com os Clientes e gestão de infraestruturas que também, funcionam em cloud e, permitem a cada membro da equipa ter updates em tempo real. 

Não! Nada de pegar no telefone para confirmar com a “Conceição da contabilidade” se a fatura já foi emitida, ou de enviar mensagens ao departamento de logística para saber se a encomenda já foi enviada, enquanto o Cliente fica à espera durante largos minutos. Essa informação deve estar toda centralizada, disponível a cada um dos membros da equipa e, sobretudo, a quem dá a cara aos Clientes. Já estará a reparar, caro leitor, que começamos a entrar no terreno da automação. Não só está a aumentar a produtividade da sua equipa porque poupa em telefonemas e atrasos, mas também porque os softwares executam algumas tarefas autonomamente.

Finalmente, as máquinas trabalham para nós e não o inverso! Mas será assim tão simples? Um dos maiores problemas que a dependência tecnológica nos coloca é o da segurança. Até as grandes empresas, que todos julgávamos capazes de proteger os nossos dados, são vítimas de ataques informáticos. Tivemos, há poucos meses, o exemplo da EDP. E, em 2018, um ciberataque paralisou o sistema dos Hospitais CUF, comprometendo toda a informação sensível sobre cada paciente.

Por isso, a maioria dos SaaS – ao contrário do que fazem algumas empresas que usam softwares próprios e desenvolvidos à medida – não armazena os dados num servidor único, mas sim numa data farm (literalmente, “quinta de informação”) com vários servidores. Isto dá uma camada de segurança extra aos nossos dados, mas não é suficiente. O tema da cibersegurança vai continuar a pairar sobre as nossas cabeças durante muito tempo até porque, à medida que a segurança vai apertando, os ataques também vão ficando cada vez mais sofisticados. Faz parte da nova realidade: os vírus circulam offline… e online também. 

O que podemos fazer são medidas de prevenção. O “distanciamento social” seria o VPN, que protege a identidade dos colaboradores quando navegam online. O “rastreamento das cadeias de transmissão” seria uma firewall capaz de detectar intrusos e monitorizar as entradas e saídas de informação. E claro, ter sempre cópias de segurança, de segunda e terceira linha, para evitar o colapso completo do sistema quando a ameaça surge. Todas estas etapas devem estar preparadas no plano de contenção das empresas.

Por último, e porque as pessoas são sempre o verdadeiro asset das empresas, é importante questionar sobre a reação que os trabalhadores estão a ter perante esta nova forma de trabalhar. Antes da COVID-19, poucas empresas tinham feito um simulacro a trabalhar à distância, pelo que muitos profissionais não tinham o treino necessário para usar este tipo de ferramentas e, tiveram de aprender sob pressão. O que podemos melhorar? Como podemos melhorar a nossa infraestrutura tecnológica para criar rotinas e, ao mesmo tempo, ter uma liberdade de horários que não transforma o trabalho remoto numa batalha campal para ver quem ganha a mesa da sala? 

Seis meses depois do início do confinamento, está na altura de avaliar os resultados, afinar a máquina e sair da “fase de adaptação”. Nada vai voltar ao que era. O outono trará um novo normal para empresas e consumidores e só lhe resta eleger de que lado quer estar e preparar a sua infraestrutura digital.




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