A pandemia de coronavírus transformou rapidamente numa necessidade algo que, até agora, era usado pelas empresas de forma pontual e apenas para uma pequena parte dos seus recursos humanos: o teletrabalho.
Por Nuno Mendes, CEO da WhiteHat
Claro que, para empresas de base tecnológica modernas, a infraestrutura e as políticas necessárias para esta nova realidade estão já certamente estabelecidas – e a maioria dos funcionários terá até o equipamento necessário fornecido pelo seu empregador e corretamente protegido e configurado para trabalho remoto.
Contudo, tudo isto é uma completa novidade para milhares de empresas e organizações de menores dimensões, que até agora nunca tinham tido necessidade de criar condições – e, por isso, não estão minimamente preparadas – para o trabalho à distância.
É verdade que o teletrabalho será sempre limitado a apenas algumas pessoas e que, realisticamente, muitas necessidades estarão reduzidas à utilização do correio eletrónico e pouco mais, sem necessidade de uma ligação remota à infraestrutura de TI da empresa. Já para não falar de empresas e trabalhadores cujo tipo de negócio e funções não se coadunam de todo com esta nova realidade.
Os requisitos mínimos
Dividir a organização em grupos com diferentes requisitos, e lidar com as necessidades de cada um deles de forma a ativar com sucesso o êxodo em massa, pode parecer uma abordagem simplista, mas é, provavelmente, essencial dada a urgência de alguns cenários. Usando o setor da Educação como exemplo, temos estudantes (os “clientes”), corpo docente, administração e operações: a escola não consegue funcionar sem o envolvimento significativo dos estudantes; os professores precisam, pelo menos, de instalações para conferência virtual; e as equipas de administração necessitam de acesso à rede. E isto é o mínimo.
Por forma a manter a produtividade a níveis razoáveis, existem requisitos comuns a todos os funcionários em teletrabalho:
- Um computador
- Uma boa ligação à Internet
- Aplicações de chat e conferência
- Um espaço de trabalho dedicado (preferencialmente)
- Um telefone (opcionalmente)*
- Auto-motivação e disciplina
- Uma rotina estrita
*A menos que seja um requisito específico da empresa, o telefone pode não ser necessário, uma vez que a maioria das aplicações de chat permite realizar chamadas de voz.
Uma vez estabelecidos os requisitos mínimos para criar condições para um trabalho à distância que seja produtivo, as empresas e organizações precisam de se preparar (a si e aos seus funcionários) para os riscos de cibersegurança acrescidos com o teletrabalho.
São seis os principais desafios que precisam de ser enfrentados:
- Segurança física dos dispositivos da empresa
Os dispositivos da empresa usados em casa dos funcionários estarão naturalmente expostos a um maior risco. Estes equipamentos devem ser protegidos através de medidas como encriptação do disco, política rigorosa de palavras-passe e formação do utilizador para boas práticas gerais de utilização – por exemplo, fazer logout do sistema quando não está a ser utilizado, para evitar que outro membro da família use acidentalmente a conta da empresa.
- Segurança do ambiente tecnológico doméstico
Peça aos funcionários para fazerem uma lista das possíveis vulnerabilidades no seu ambiente doméstico antes da ligação dos dispositivos de trabalho e garanta que todos os equipamentos têm as mais recentes versões de firmware/software. Considere também o uso de apps de monitorização para detetar vulnerabilidades, software ou firmware desatualizado ou palavras-passe padrão que precisem de ser mudadas.
- Acesso à rede e sistemas da empresa
Estabeleça quais os funcionários que precisam mesmo de aceder à rede interna da empresa e os que apenas necessitam de email e serviços baseados na nuvem – mas, mesmo nestes últimos cenários, imponha a mesma política de segurança endpoint para antimalware, firewalls, etc. Caso possível, use máquinas virtuais para garantir um ambiente controlado e limitar a exposição externa à rede da empresa.
- Ferramentas colaborativas e processos de autorização
Providencie acesso a sistemas de chat, vídeo e conferência para que os funcionários possam comunicar entre si. Adicionalmente, use ferramentas colaborativas para proteger os utilizadores contra instruções ou transações não autorizadas.
- Formação
Realocar os funcionários para um ambiente mais casual numa altura em que a desinformação se multiplica, pode ter riscos. Considere, por isso, lançar uma campanha de formação antes de os funcionários começarem a trabalhar remotamente – ou o mais cedo possível.
- Apoio e gestão de crises
Não assuma que todos os funcionários podem fazer o salto para o teletrabalho eficientemente sem assistência nem apoio. A casa não é o escritório e as pessoas podem necessitar de suporte para se conseguirem adaptar. Os trabalhadores remotos precisam de protocolos claros de comunicação para suporte de TI e gestão de crises, caso detetem alguma irregularidade. Por isso é importante:
- Ter as equipas a comunicar pelo menos uma vez por dia;
- Calendarizar atividades;
- Implementar procedimentos de descrição de tarefas;
- Fornecer material informático ergonómico;
- Distribuir informação de contacto do apoio técnico;
- Promover a socialização virtual;
- Instaurar uma política de gestão de “porta aberta”.
No final, este êxodo rumo ao teletrabalho pode provar ser uma experiência social e laboral positiva que, em circunstâncias normais, poucas empresas teriam arriscado fazer a esta escala.