A obrigatoriedade da fatura electrónica no Business to Government (B2G) promove utilização generalizada em Portugal, refere, em opinião, Sergio Ruiz, director da Unidade de Negócio da SERES para a Iberia.
Sergio Ruiz, director da unidade de negócio da SERES para a Iberia
A partir do dia 1 de Janeiro de 2019, a faturação electrónica no Business to Government (B2G) em Portugal será obrigatória e as empresas portuguesas que se relacionem com as administrações públicas terão necessariamente que a utilizar. Através desta alteração legislativa, e à semelhança do que já aconteceu noutros países, a Autoridade Tributária (AT) tem ao seu alcance uma nova forma de potenciar a utilização generalizada da fatura electrónica em Portugal.
O novo quadro legal constitui um importante incentivo ao combate à informalidade e à evasão fiscal, sendo também um elemento determinante no contexto da automatização dos processos e da modernização das empresas, afirmando-se como um poderoso acelerador da sua transformação digital.
Em Portugal, o primeiro impulso para a transformação digital da relação B2G ocorreu em 2012, através da publicação do Decreto-Lei n.º 198/2012. Este diploma veio criar um canal de comunicação electrónica B2G através do formato standard SAF-T, permitindo a transmissão electrónica dos elementos das faturas e de outros documentos com relevância fiscal, tais como, por exemplo, e entre outros, os documentos de transporte de mercadorias.
A AT irá aproveitar a introdução da obrigatoriedade da utilização da faturação electrónica no ordenamento jurídico português para, através das várias empresas fornecedoras das administrações públicas, fomentar a sua utilização generalizada e transversal em Portugal.
Ao adoptarem a fatura electrónica, as empresas podem obter poupanças significativas e promover novas políticas ambientais orientadas à redução dos níveis de consumo e à melhoria dos índices de sustentabilidade do nosso planeta.
Num mundo cada vez mais digital é natural que a fatura electrónica ocupe um lugar de destaque crescente. Ao adoptarem a fatura electrónica, as empresas podem obter poupanças significativas e promover novas políticas ambientais orientadas à redução dos níveis de consumo e à melhoria dos índices de sustentabilidade do nosso planeta.
Em todo o mundo as empresas e as organizações estão profundamente empenhadas na transformação digital dos seus processos e negócios. A transmissão electrónica de documentos (tais como documentos de transporte, contratos, faturas, extractos bancários, etc.) é um dos principais eixos desta transformação.
A utilização da fatura electrónica optimiza a gestão de muitas tarefas dentro das empresas, eliminando a maioria. Nomeadamente: a impressão ou compra de faturas, a envelopagem, os portes de correio, a manutenção e utilização de materiais de impressão (toners, impressoras, papel…), revisão da recepção e gestão de cobranças, etc.; no caso de recepção: manuseio de cartas, distribuição interna das faturas, processo de aprovação, recepção de chamadas, gestão dos fundos de tesouraria, gestão de pagamentos, etc.
A fatura é um documento dinamizador e o seu intercâmbio é imprescindível tanto para a cadeia de abastecimento como para o departamento financeiro das empresas e o seu tratamento electrónico proporciona uma grande melhoria da gestão e dos processos empresariais, diminuindo de forma substancial o tempo investido, bem como os custos inerentes à emissão, manipulação e arquivo/armazenamento dos documentos impressos, aumentando os níveis de controlo e a rapidez dos processos de faturação e cobrança.
O novo sistema irá implicar a reestruturação e a adaptação dos mecanismos de faturação das empresas para que estas possam responder aos novos requisitos legais e técnicos estabelecidos pela AT.
As empresas e as organizações já compreenderam os benefícios que podem colher da utilização da faturação electrónica. E justamente por isso, é cada vez maior o número de utilizadores da fatura electrónica em todo o mundo. Em Portugal, as empresas que se relacionam com as administrações públicas ainda estão a tempo de adoptar a faturação eletrónica, de adaptarem os seus sistemas e procederem às alterações dos seus processos, de modo a estarem habilitadas a responder às novas exigências legais. O novo sistema irá implicar a reestruturação e a adaptação dos mecanismos de faturação das empresas para que estas possam responder aos novos requisitos legais e técnicos estabelecidos pela AT.
Esta adaptação pode ser efectuada de várias formas, no entanto, recomendamos que as empresas procurem um fornecedor especializado em serviços de faturação electrónica.
Tal como já aconteceu noutros países, a fatura electrónica em Portugal veio para ficar. Graças a ela a gestão das empresas pode beneficiar de melhorias significativas, os processos podem ser automatizados e podem ser obtidas poupanças muito relevantes ao eliminar as tarefas manuais, o papel, os portes de correio, e ao permitir que as equipas que antes se dedicavam a estas tarefas passem a desempenhar outras funções mais produtivas. Além disso, a fatura electrónica introduz uma nova forma de ver o financiamento ao acelerar as decisões da tesouraria das empresas e ao oferecer a oportunidade de aceder a melhores condições financeiras.
Sergio Ruiz, director da unidade de negócio da SERES para a Iberia