Empresas obtêm valor de poucos elementos do Office 365

Um estudo da Gartner mostra que, embora as empresas usem muitas aplicações da plataforma, apenas extraem valor real de duas: email e ferramentas do Office.

Os clientes empresariais do Office 365 usam tipicamente um grande número de elementos componentes da suite, seja em cloud computing ou de formas mais tradicionais, nota a Gartner. Contudo a consultora identificou uma desconexão relevante entre o grau de utilização e o valor obtido pelas empresas ao entrevistar mais de 160 profissionais de TI, sobre a plataforma.

Apenas dois elementos da suite fornecem valor significativo ou pelo menos, percebido: o email e as aplicações nativas do Office. “Existem referências do valor da mudança para cloud computing, especialmente se a gestão dos recursos ‘on premises’ é dispendiosa.

Mas o valor real só surge vem quando se mudam os processos de trabalho de modo a a aproveitar as plataformas em toda a extensão”, justifica “, Craig Roth, vice-presidente de pesquisa na Gartner e autor do estudo. Em “How to Work With (ou Compete Against), Microsoft Office 365”, o analista avança que as empresas estão a usar muito mais do que aplicações do Office ProPlus ‒ Word, Excel, PowerPoint e similares ‒ e a combinação do Exchange Online com o Outlook.

De acordo com os resultados da pesquisa, seis dos 18 elementos identificados no Office 365 foram utilizados por mais de metade das empresas entrevistadas. Outras três estão a ser usadas por mais de 45% das organizações representadas. Sem surpresa os mais utilizados, por 88% e 82% das empresas, são o Office ProPlus, e o Exchange Online-Outlook, respectivamente.

Na sequência desse par, três ‒ OneDrive for Business, SharePoint e OneNote ‒ registaram níveis de uso na ordem dos 70%. O Skype for Business Online obteve 68%. Depois deste patamar a queda é substancial: Teams (49%), Power BI (47%) e Yammer (46%).

“Acho que a Microsoft mudou o seu foco. Alguns anos atrás, estava na adição de tecnologias”, diz Craig Roth (Gartner), referindo a Teams, como exemplo.

Num segmento mais abaixo, há mais um declínio surgindo o Project Online (30%) e o Delve (30%), antes de se mergulhar em território de frequências mais fracas. Os números mostram que a Microsoft conseguiu, em grande parte, convencer os clientes a usar mais recursos da suite, além das aplicações do Office e o email, considera Roth.

“Acho que a Microsoft mudou o seu foco. Alguns anos atrás, estava na adição de tecnologias”, disse Roth, referindo a Teams, como exemplo.  “Mas recentemente, tem sido muito mais sobre a adopção de ferramentas e a tentativa de fazer com que a suite seja usada com mais frequência”.

Nos resultados o e-mail recebeu as principais honras no gráfico de valorização, recolhendo uma média de 33 de 100 pontos, seguido pelo Office com 29. Depois desses elementos há apenas resultados fracos.

Registos da Teams, Sharepoint e OneDrive são paradigmáticos

O SharePoint obteve 74% nos resultados de uso, mas apenas 14 pontos na avaliação de valor. A disparidade entre uso e valor para o OneDrive for Business foi ainda maior: 79% de uso e 12 pontos de valor.

Claramente, nem todas as peças do Office 365 estão em pé de igualdade, da perspectiva em questão. “A OneDrive for Business, em particular, destaca-se por ser usada com frequência, mas não ser tão valorizada”, referiu Roth no estudo.

A taxa de utilização alta pode resultar do facto de o recurso ser a escolha de armazenamento normalizada o Office. “Mas [isso] não garante o envolvimento total com a oferta noutros contextos”, constata Roth

Sobre a Teams, Roth refere que é um componente interessante para a análise, porque registou um valor de 49% no uso. Mesmo quando estava disponível há apenas oito meses no momento em que a pesquisa foi realizada.

No entanto, na outra avaliação registou apenas quatro pontos! Isso tende a mudar, à medida que a Microsoft executa o seu plano para migrar os clientes do Skype for Business (que teve uma valorizão de 12 pontos) para o Teams. “[Este ano] produzirá prova sobre se os utilizadores conseguem desencadear o valor do Teams”, considera Roth.
Os números de valorização, que se inclinam para um duopólio do e-mail e aplicações Office, não surpreenderam Roth. Muitas empresas simplesmente não estão preparadas para aproveitar o valor dos outros componentes do Office 365, orientados para o “trabalho de forma colaborativa, móvel e analítica”, justifica.

As empresas têm que encontrar uma nova maneira de trabalhar, sublinhou.”Mais em equipa e desde qualquer lugar. É aí que se começa a ver o valor do Office 365″, defende Roth.




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