Gulbenkian renova intranet para servir 500 colaboradores

A Fundação recorreu à Rumos para desenvolver uma nova plataforma de comunicação interna, enquadrada numa estratégia mais alargada de transformação digital.

A nova Intranet é a face visível na transformação digital em curso na Fundação Calouste Gulbenkian. A intranet, representou um investimento de cerca de 70 mil euros, na sua maioria focados no desenvolvimento realizado pela Rumos, disse Paulo Pereira, director de Sistemas de Informação da Fundação Calouste Gulbenkian, ao Computerworld Portugal.

A renovação da intranet, é um dos aspectos de um programa de transformação digital abrangente, que arrancou em 2015. O programa de transformação digital inclui a reformulação profunda da arquitectura dos sistemas de informação, teve subjacente a modernização da base tecnológica e a introdução de múltiplas soluções da Microsoft, incluindo Office 365 e SharePoint, como pano de fundo para a transformação digital da organização. A transformação teve impacto na comunicação e presença nos meios digitais com todos os públicos da Gulbenkian. 

O programa “Digital Workplace” foi desenvolvido de forma a adaptar a estrutura existente sem implicar a mudanças estruturais e abrange o portal e outras mudanças, incluindo a mudança dos PC para laptops.

O portal do colaborador, está a funcionar há pouco mais de um mês e, neste momento, todos os 500 colaboradores da Gulbenkian já estão a utilizar a plataforma. O novo portal, responsivo, está operacional desde o início do mês de Outubro e vai continuar a ser enriquecida com novas funcionalidades de base tecnológica, embora o “roadmap ainda não esteja totalmente definido”, acrescentou Paulo Pereira.

Algumas dessas componentes estão associadas ao desenvolvimento de funcionalidades por cima dos sistemas de informação da Gulbenkian, outras podem estar associadas a necessidades específicas departamentais, em particular componentes de automação de processos, uma das áreas que, embora ainda em sede de discussão, deverá ser desenvolvida em breve”, acrescentou Paulo Pereira.

Seis meses de envolvimento e desenvolvimento

O colaborador está no centro da informação disponibilizada no portal, que foi implantado em cerca de seis meses de tempo efectivo (de Janeiro a Junho), incluindo uma parte, fundamental, de definição e identificação de conteúdos, incluindo mapas, e testes de layouts, que durou cerca de dois meses e meio.

Tecnicamente, toda a gestão de conteúdos está à partida assegurada pelo SharePoint. Por isso o trabalho passou também pelo desenvolvimento da parte visual, para a qual foi fundamental o trabalho da equipa de design que conjugou usabilidade e imagem, ao qual as pessoas aderiram e se identificaram, explicam os responsáveis pelos desenvolvimento do projecto na Fundação. Finalmente passou-se à fase de desenvolvimento propriamente dita das diversas funcionalidades.

Nuno Brites, gestor do projecto na Gulbenkian, explicou que a maioria da informação reside no SharePoint Online, existindo neste momento dois “web services” que fornecem feeeds assíncronos para a intranet, através do SharePoint: as notícias sobre a Gulbenkian, disponibilizadas pela Cision, e a informação e meteorologia proveniente do Instituto Português do Mar e da Atmosfera (IPMA).

“Tudo foi sendo aprovado, a ideia foi evoluindo com o conhecimento e acordo de toda a gente”, Nuno Brites (Gulbenkian)

O site, que visa promover a colaboração e a partilha de informação, inclui ainda uma parte de mapas que permite localizar facilmente colaboradores e telefones, recorrendo a listas, sendo que, no futuro poderá permitir encontrar cadeiras, quadros e outro imobilizado.

Os responsáveis pelos mudança na Gulbenkian envolveram desde o início a administração e alguns departamentos, incluindo a comunicação interna da Fundação – responsável pela gestão de conteúdos – e o marketing. Sempre que se justificou, foram envolvidos outros departamentos nas reuniões de acompanhamento. De destacar que, devido ao envolvimento, “tudo foi sendo aprovado, a ideia foi evoluindo com o conhecimento e acordo de toda a gente”, assinalou Nuno Fonseca. “Em traços gerais, o projecto final é muito semelhante ao projecto desenhado, não havendo quebras de expectativas face à primeira versão do projecto”.Para garantir a coerência definida, neste momento a publicação dos conteúdos está a ser centralizada pela comunicação interna, mas “está previsto que cada equipa possa iniciar a construção do artigo que é posteriormente aprovado pelo departamento de comunicação interna”. Há, no entanto, excepções, como é o caso da ementa que está totalmente delegada no fornecedor de catering.

O portal visa servir 500 pessoas num campus de grande dimensão que inclui dois museus, uma orquestra, inúmeros eventos, atribuição de bolsas entre muitos outros serviços. Acrescem ainda outras entidades como a associação de pessoal ou a comissão de trabalhadores.

Especificações técnicas 

A nova Intranet da Gulbenkian tem subjacente um portal Microsoft SharePoint Publishing multi-device e responsive que interage com a maior parte dos serviços ou soluções disponibilizadas pela plataforma, sejam através de API Microsoft Graph, Delve, Exchange Online, Skype for Business ou Microsoft Teams, detalha a Rumos.  A solução permite ainda a integração com Microsoft Azure. A arquitetura denomina-se SharePoint-on-top, uma vez que o SharePoint centraliza todos os serviços disponibilizados pelo Office 365.

O projecto Gulbenkian Online apresenta ainda três grandes áreas: Área do Colaborador, “My GO”, mais reservada e onde é possível consultar dados pessoais, mesmo sem estar ligado à rede corporativa, um Sistema de Localização de Colaboradores no espaço e que apresenta mapas que reflectem uma visão precisa do campus, e ainda um Organograma Dinâmico, onde é possível navegar pela totalidade da árvore hierárquica da Fundação, detalha a Rumos.




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