A Universidade de Coimbra desenvolveu um sistema que poderá melhorar a eficiência da administração pública portuguesa. Os funcionários da instituição já estão a utilizar a solução simplificada.
Teresa Antunes, administradora da Universidade de Coimbra
A Universidade de Coimbra (UC) anunciou a entrada em funcionamento do “mais avançado sistema de gestão de deslocações em serviço da administração pública portuguesa”.
O projecto representou um investimento financeiro directo de “pouco mais de 100 mil euros, verba em parte financiada pelo FEDER”, explicou Teresa Antunes, administradora da Universidade de Coimbra, ao Computerworld. Acresce a este investimento o desenho, desenvolvimento e teste da solução através da afectação ao projecto de cerca de 20 recursos humanos próprios da UC, incluindo técnicos e dirigentes.
A solução foi construída de acordo com os princípios legais aplicados de uma forma inovadora, através da incorporação no sistema da “filosofia de que as pessoas, em regra, actuam de boa-fé.
A partir de agora, não é necessário justificar a priori determinada deslocação, sendo apenas preciso “declarar que as autorizações e requisitos internos para viajar foram devidamente acautelados”. O controlo administrativo das deslocações continua a existir, sendo reforçado com o sistema, mas de forma imperceptível para quem não prestar falsas declarações.
O sistema, internamente muito complexo, foi inteiramente desenvolvido pela administração da UC no âmbito do projecto de modernização da administração da UC (PMA-UC), que foi submetido à Agência para a Modernização Administrativa (AMA) em 2015.
Subjacente ao novo sistema, está a combinação entre o ERP-SAP e as soluções Outsystems já utilizadas anteriormente na Universidade. “A opção teve por base dois factores: os custos financeiros do investimento e os custos de aprendizagem interna”, explicou Teresa Antunes.
O novo “sistema envolve uma complexa conjugação de várias áreas administrativas, desde a gestão de recursos humanos à gestão financeira e à gestão de projectos competitivos”, acrescenta a responsável pelo projecto e também pela concepção, desenho e validação dos processos.
O processo de validação administrativa passou a ser baseada em regras internas de validação automática, decorrentes da lei. Deste modo, à medida que o colaborador selecciona as diferentes opções da viagem, o sistema orienta-o com vista a garantir a regularidade dos dados inseridos e a sua validação final.
“Todo o processo administrativo e financeiro antecedente está automatizado, o que permite passar a fazer em segundos o que antes demorava, em média, 14 dias”, Teresa Antunes (Universidade de Coimbra)
Ainda sobre vantagens da nova solução, Teresa Antunes, responsável pelo projecto, explica “por exemplo, as notas de encomenda aos fornecedores passam a ser emitidas automaticamente no momento da confirmação da deslocação pelo responsável do orçamento seleccionado, sendo enviadas segundos depois, por email, para os fornecedores de forma automatizada”. O que representa ganhos de eficiência significativos “De igual forma, todo o processo administrativo e financeiro antecedente está automatizado, o que permite passar a fazer em segundos o que antes demorava, em média, 14 dias”, assinala ainda em declarações ao Computerworld.
Deste modo, o sistema permite baixar a antecedência necessária para os pedidos de deslocação. Em deslocações sem encargos o pedido pode ser feito até ao momento imediatamente anterior à partida. Na prática, “os professores, investigadores, pessoal técnico e dirigentes da UC passam a dispor de uma flexibilidade enorme na gestão das suas viagens de trabalho, o que é particularmente decisivo quando as reuniões são marcadas com muito pouca antecedência, como acontece cada vez mais neste mundo tão competitivo”, explica Teresa Antunes.
A nova ferramenta automatiza as operações até agora realizadas manualmente, e está em conformidade com a legislação aplicável, nacional e comunitária, incluindo a lei dos compromissos e pagamentos.
A nova ferramenta automatiza as operações até agora realizadas manualmente, e está em conformidade com a legislação aplicável, nacional e comunitária, incluindo a lei dos compromissos e pagamentos. Integra e automatiza igualmente os variadíssimos requisitos de inúmeras entidades financiadoras, como a Comissão Europeia, os fundos estruturais, a Fundação para a Ciência e Tecnologia, a Agência de Inovação, e muitas outras fontes de financiamento a que a Universidade de Coimbra recorre nas mais de 10 mil deslocações em serviço que ocorrem anualmente e que agora passam a ser abrangidas por este novo processo.
Questionada sobre a hipótese de vir a comercializar a solução junto de outros organismos do Estado ou até de criação de uma empresa para o fazer, Teresa Antunes é peremptória: “Não há aqui qualquer objetivo de comercialização ou criação de spin-offs, mas apenas o de contribuir para que a “máquina” do Estado seja mais eficiente na resposta ao cidadão”. E acrescenta “este desenvolvimento, tal como outros que estão previstos, ocorre num contexto em que cada vez mais os serviços de suporte da administração pública são confrontados com a necessidade de responder de forma muito mais célere, mas no estrito cumprimento da lei e com a garantia de total transparência, o que é um desafio que nos propomos ajudar o país a vencer.