5 formas como os ERP acabaram por evoluir

Muitos foram redesenhados desde a base, cumprindo princípios como da prioridade à mobilidade e unificação do seu código basilar.

Poucas empresas anseiam por actualizar ou mudar de ERP. É um trabalho árduo, não traz uma vantagem competitiva e raramente permite que o negócio aumente as vendas. Mas uma nova geração de ERP está a facilitar o processo.

Vários novos fornecedores de ERP criaram o que a Gartner chama de software “nascido na cloud”. Outros fornecedores com uma longa história no fornecimento de software de ERP têm hoje ofertas de cloud após re-arquitectarem completamente os principais módulos.

A maioria dessas novas ofertas adoptou os seguintes princípios de design de soluções em cloud computing, numa categoria de software que teve pouca inovação durante anos:

Redesenho desde a base

Sem a necessidade de suportar processos comerciais obsoletos ou código legado, quem desenha os novos sistemas está livre para adoptar boas práticas desenvolvidas no sector. A segurança, a separação de funções, as normas e a legislação mais recentes são incorporados no projecto inicial, não em fases posteriores de desenvolvimento.

Isso permite aos designers criarem processos de negócio directos e uma base de código mais limpa com uma implementação mais fácil.

Prioridade à mobilidade

Com esta abordagem, a primeira versão é projectada para funcionar no ecrã mais pequeno em que será vista a informação disponibilizada. Isso combinado com a necessidade de fazer o aplicativo funcionar quando a conectividade é fraca, força os designers a eliminarem a complexidade e criarem interfaces de utilizador bastante funcionais.

Os custos de formação são minimizados pela utilização de uma interface intuitiva que requer apenas instruções rudimentares. A maioria dos programadores segue as directrizes de desenho do Android e iOS para navegação, caixas de estado , cabeçalhos, estilos de botões, etc. Isso torna a aprendizagem sobre uma nova aplicação bastante fácil e limita a necessidade de formação para mudanças no processo de negócios.

A prioridade atribuída à mobilidade promove o auto-atendimento, reduzindo as despesas gerais administrativas. As aplicações móveis permitem ao indivíduo mais próximo da situação, lidar com ela directamente sem necessidade de um “motorista” de dados.

Uma aplicação de recursos humanos pode permitir que todos os funcionários mantenham as suas informações pessoais de contacto. Outras aplicações possibilitam que os supervisores aprovem solicitações de férias nos smartphones e aos viajantes, tirar fotos de recibos e reportar relatórios de despesas sem regressar ao escritório.

As aplicações móveis também atraem uma geração mais jovem de trabalhadores que esperam estar constantemente conectados através de dispositivos móveis sempre presentes. As organizações que oferecem esse tipo de conectividade constante terão facilidade em atrair os recursos humanos mais talentosos.

Base de código unificada.

Suportar todos os clientes com o mesmo código melhora a eficiência do fornecedor de software. Todo o esforço é direccionado para melhorar o software, em vez de desperdiçar esforços com a adição de recursos ou a corrigir problemas de segurança em versões antigas. Isso reduz as estruturas de custos dos fornecedores, muitas vezes permitindo preços mais competitivos.

Software em cloud computing

Alguns fornecedores deixaram de oferecer software para servidores. Sem acesso ao código-fonte, os programadores do cliente não conseguem modificar o pacote de software.

Os sistemas que só podem ser configurados são considerados limitados, mas evitam que as empresas criem problemas futuros ao introduzirem recursos específicos pouco aconselhados. Além de reduzir o potencial de custos de programação, o software em cloud também reduz o custo das actualizações de infra-estrutura maciças, vulgares no suporte a muitos sistemas ERP locais.

Pequenas actualizações frequentes

O software em cloud computing depende bastante de pequenas actualizações regulares. Embora muitas sejam transparentes para os utilizadores, alguns exigirão alterações de configuração após a análise pela equipa interna de processos comerciais.

Mas sem as actualizações de software comuns aos ERP instalados localmente, a re-implementação raramente é necessária e somente causada por grandes aquisições, desinvestimentos ou alterações no modelo de negócios.

Como facilitar actualização dos ERP

Quando a evolução de uma empresa exige uma actualização de ERP, as seguintes acções tornarão o processo de actualização menos difícil. Investigue as capacidades do software com cuidado.

A maioria dos ERP mais recentes são flexíveis o suficiente para lidar com praticamente todos os processos de negócios comuns, dentro do escopo da oferta do produto. No entanto, uma vez que alguns ERP mais recentes são personalizáveis, se a sua organização tiver indivíduos a defenderem que determinados processos de negócios não podem mudar, ou que os novos relatórios devem reproduzir os relatórios actuais, adie a selecção até o problema ser resolvido.

Mesmo que as questões políticas não sejam uma preocupação, considere a execução de um pequeno projecto piloto para permitir que a equipa de avaliação analise completamente a capacidade do software. Os pilotos ajudam a construir consenso e o software em cloud computing facilitam.

Se a equipa de avaliação concluir que o software não suporta algum processo crítico de negócio, reconheça que este ERP não funcionará e procure uma solução diferente. Não perca tempo projectando uma solução alternativa.

Actualize a arquitectura de aplicações. Os ERP baseados em cloud usam as API como principal meio de transmitir dados entre o primeiro e outros sistemas. Certifique-se de que sua arquitectura de aplicações está actualizada.

Isso será crítico ao estabelecer vínculos com sistemas auxiliares. Embora possa parecer óbvio, um número surpreendente de grupos de TI dependem do conhecimento “tribal”, em vez da documentação clara, para manter essas ligações.

Prepare-se para actualizar o plano de Disaster Recovery (DR). Faça a revisão d secção sobre disponibilidade do SOC 2 do fornecedor de cloud computing, para entender os seus serviços e alcance de recuperação. Se usa um único fornecedor de cloud, com um plano abrangente, pode confiar no fornecedor para parte do seu DR. Em contrapartida, a coordenação de procedimentos de recuperação e dados em diferentes fornecedores de cloud pode tornar o DR muito complexo.

Participe na avaliação. Muitos fornecedores de ERP mais novos tentam vender o seu produto contornando o departamento de TI. Afirmam que o sistema é tão simples que um analista de negócios pode configurá-lo sem suporte de TI.

Se alguém na sua empresa tiver dúvidas sobre a capacidade do departamento de TI para entregar serviço, pode tentar relega-lo para um papel secundário. Quando isso acontece, a infra-estrutura crítica, racionalização de dados, segurança e vínculos com outros sistemas são facilmente ignorados.

Insista em ter um programa robusto de gestão de mudanças organizacionais. Esta é importante com qualquer novo sistema e absolutamente crítico com os ERP mais recentes. Muitas empresas reduzem ou eliminam a formação, argumentando que o software intuitivo elimina essa necessidade.

No entanto, os novos sistemas de ERP são geralmente acompanhados por mudanças na delegação de autoridade, indicadores, centralização/ descentralização, etc. A maioria das pessoas encontra essas mudanças desconcertantes e exige saber como o sistema ter impacto.

Os sistemas de ERP mais recentes abordam muitas das queixas vulgares nos ERP mais antigos. Prepare-se agora, antes de o seu ERP precisar de ser actualizado ou substituído. Estude o mercado para entender as vantagens e desvantagens dos diferentes fornecedores. Posicione o departamento de TI como um líder de pensamento, para garantir que faz parte da equipe de selecção e implementação. Os ERP eficazes são um sistema de base para praticamente todas as empresas. Se o papel do departamento de TI for limitado durante o projecto do ERP, será difícil para a TI ter um papel de liderança com outros sistemas empresariais críticos.




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