Redefinir a gestão dos dados móveis

Há cada vez mais informação gerada fora do centro de dados, é fundamental incorporá-la a um conjunto de dados onde se possam realizar pesquisas com motivos legais. Fazê-lo é mais simples do que parece sustenta David Sanz, “Solutions Principal” da Commvault na região EMEA.

David Sanz, “Solutions Principal” da Commvault

A consumerização das TI trouxe consigo duas forças muito potentes: a mobilidade e a cloud. Qualquer das duas representa uma mudança drástica por si só, mas a forma como interatuam está a provocar nas organizações uma verdadeira dor de cabeça.

E também não são poucas as expectativas dos utilizadores, que só querem uma coisa: aceder a todos os seus dados próprios e a todos os dados empresariais de que necessitam para o seu trabalho, em qualquer momento e lugar. Os utilizadores modernos também querem formas simples e seguras de partilhar os seus dados com colegas de trabalho, parceiros e clientes.

Tão simples quanto isto. Se o departamento de TI quiser satisfazer as expectativas dos seus utilizadores e obter o impulso à produtividade prometido pela mobilidade, é importante que as empresas vão mais além das práticas tradicionais de armazenamento e adotem abordagens mais centradas no utilizador.

Isto significa oferecer aos utilizadores o mesmo tipo de experiência por parte da sua organização que a que já usufruem com os seus dispositivos móveis e com as soluções na cloud, tanto no que se refere ao acesso como à partilha de dados.

Não se trata de uma mudança menor, já que hoje em dia é muito frequente que na maioria das empresas haja mais informação em dispositivos móveis que no centro de dados. Também existe pressão para melhorar a segurança e a governação dos dados móveis ao mesmo tempo que os utilizadores querem que o acesso seja mais simples.

Normalmente, o suporte de TI para os dados em dispositivos móveis limita-se a um backup básico dos portáteis (e mesmo assim é raro), sem qualquer solução no que toca a smartphones e tablets. Mas mesmo esses dados recolhidos dos portáteis poderiam ser melhor aproveitados do que são, dando talvez mais motivação às empresas para investirem devidamente na gestão dos dados móveis.

Gestão de dados – a dor de cabeça das empresas

Uma falha na gestão de dados em dispositivos móveis pode causar um risco significativo (mas evitável) e custos associados para as empresas, além de reduzir a produtividade. Mas se a um utilizador é dito que não utilize o armazenamento de uma cloud pública sem que lhe seja dada qualquer outra opção eficaz por parte do departamento de TI, o mais certo é que continue a utilizá-la.

Esta disposição para “contornar” o departamento de TI de forma a conseguir uma experiência aceitável pode causar todo o tipo de dores de cabeça a uma organização que necessite de assegurar que os seus dados estão protegidos, seja por razões comerciais ou legais.

O problema reside no facto de nenhuma das partes ser capaz de se pôr no lugar da outra. Os utilizadores querem a liberdade de fazer o seu trabalho da melhor forma possível, algo que por vezes o departamento de TI parece não entender.

Perguntas difíceis com respostas simples

Portanto, como podem as empresas desenvolver uma estratégia de gestão de dados que se ajuste tanto aos utilizadores como ao departamento de TI, num cenário tão dominado pela mobilidade como é o de hoje? A resposta é que necessitam de redefinir a sua estratégia de gestão de dados e dar à mobilidade o peso que merece. E para o fazer precisam, antes de mais, de colocar uma série de perguntas:

‒ Que dados residem nos dispositivos móveis?
‒ Que importância têm estes dados?
‒ Onde estão a ser armazenados?
‒ Como são usados?
‒ Que riscos estão associados a estes dados?

É interessante mencionar a quantidade de vezes que os CIOs, e inclusive os gestores de TI, evitam estas questões porque pensam que são muito difíceis de resolver ou que os levaria a discutir com toda a organização para poderem impor medidas draconianas. Mas não tem que ser assim.

Na realidade, as empresas não têm que invadir a privacidade dos seus funcionários para conseguir um regime de gestão de dados mais eficaz. Com efeito, podem proporcionar os controlos necessários para melhorar a segurança e a produtividade, diminuindo simultaneamente o risco, sem entrar em conflito com ninguém.

Para os que preferem pensar que não existe nenhum problema, é preciso que entendam de uma vez por todas que fazer de conta que ninguém da sua organização utiliza o seu dispositivo pessoal para utilizar informação empresarial não é desculpa para a inação. É muito habitual para as equipas partilharem dados em pastas de clouds públicas e há mais de um exemplo real de empresas que sofreram falhas de segurança precisamente por isso.

Aliás, ainda há pouco tempo me falaram de uma empresa cuja equipa de vendas partilhava um ficheiro com toda a informação dos seus clientes potenciais ao qual um dos seus ex-empregados, que mudou para a concorrência, ainda podia aceder muitos meses depois de ter deixado a empresa.

Equilíbrio adequado para todos

É possível mitigar todos estes problemas e proporcionar as ferramentas de produtividade que os colaboradores das empresas necessitam. A disponibilidade de redes de alta velocidade e as modernas tecnologias de deduplicação fazem com que a recolha de dados dos portáteis ou dispositivos móveis dos colaboradores não seja intrusiva e que não haja problemas de armazenamento e, uma vez no centro de dados, se possa facilitar a colaboração.

Com os dados do utilizador sob controlo, estes podem ser geridos para estabelecer a segurança, a sincronização ou a partilha dos mesmos, pelo que os ficheiros estarão sempre atualizados e acessíveis para todos os dispositivos móveis, para que os colaboradores tenham o que necessitam.

A partilha de ficheiros dentro ou fora da organização torna-se algo simples para os utilizadores, seja qual for o dispositivo que usarem, e pode ser gerida de maneira a que se estabeleçam medidas de segurança e de backup apropriadas. A recolha regular de dados dos dispositivos do utilizador torna-se, assim, num backup eficaz, pelo que podem continuar a trabalhar mesmo que percam o dispositivo.

Por outro lado, temos a questão da governação dos dados, já que existe a possibilidade de a informação em dispositivos móveis afetar o cumprimento normativo da empresa. Como cada vez há mais empregados em mobilidade e a informação é gerada fora do centro de dados, é fundamental incorporá-la a um conjunto de dados onde se possam realizar pesquisas com motivos legais.

Aqui entra em jogo a questão da privacidade. As organizações necessitam de ser totalmente transparentes sobre que dados são recolhidos e como são usados.

É necessário abrir um capítulo de privacidade para os colaboradores. A boa notícia é que não é tão complicado como parece e que, com a tecnologia adequada, as ações empresariais podem ser auditadas para proporcionar transparência.

Pode não ser evidente para os utilizadores e empresas que a mobilidade tem o potencial de introduzir riscos significativos nos seus esquemas de gestão de dados. Mas se as empresas querem certificar-se de que estão preparadas para florescer numa paisagem dominada pela cloud e pela mobilidade, têm que procurar soluções que lhes permitam aceder e utilizar os dados, seja onde for que estes residam.

Pode não ser tão complicado como parece, mas sem dúvida é mais urgente do que se pensa.




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