Carlos Costa, expõe algumas pistas capazes de impulsionar a mudança da utilização de sistemas legados, para outros mais recentes e à partida, inovadores.
Carlos Costa, director de marketing e desenvolvimento de negócio na Quidgest
Adoro fado mas daquele mais moderno e alegre. O outro, mais dramático e nostálgico, embora também faça parte do património da humanidade, acho que deve ficar apenas no domínio musical e não nas organizações, muito menos nos departamentos de sistemas de informação.
Ouço muitos decisores lamentarem-se que herdaram sistemas muito pesados e dispendiosos de manter, nomeadamente software, e que não podem fazer nada. Será?
É preciso alguma energia para iniciarmos qualquer mudança mas, se acreditarmos que é para melhor, (ou, nalguns casos, para evitar uma catástrofe futura) ela surge em força. Nesta época de celebração do renascer, vou aqui dar algumas pistas para tentar induzir mais energia nessa mudança, uma peça fundamental para a Transformação Digital de que tanto se fala.
Consulta ao mercado
Numa consulta ao mercado aparecem sempre novas ideias e abordagens inovadoras por vezes mais eficientes e económicas. Não existe necessidade do fado “Manter o legacy”, a não ser medo ou outras razões mais perversas.
Há uns anos quando os custos de manutenção das impressoras eram muito elevados, as organizações consultavam o mercado em procura de soluções e, por vezes, trocavam todo o parque de impressão digital por outra marca, mais recente, com mais funcionalidades, sem investir um único cêntimo. Posteriormente, nos serviços de telecomunicações e no hardware informático em geral, aconteceu o mesmo.
Não se compreende porque o software há-de ser diferente. Não se entende a quantidade de concursos públicos ou consultas empresariais, muito urgentes, para aquisição de milhares ou mesmo milhões de euros de licenciamento de software, exigindo que seja de uma dada marca.
É muito estranho este tipo de operações. Mesmo que essa organização pretenda manter o software que tem, porque os custos de mudança são sempre de evitar, porque não abrir a consulta a outros fornecedores? Incluindo o atual, claro.
Só poderá ser uma de três coisas: masoquismo, medo ou incompetência. E não quero sequer imaginar uma quarta razão, pois estou a raciocinar em termos de entidades e pessoas de bem.
Avaliação de custo/benefício
Outra solução mais lenta mas provavelmente mais segura é a de pedir um estudo de custo/benefício do sistema instalado e eventual comparação (benchmarking) com outros sistemas idênticos, de outras marcas, origens e tecnologias. Qualquer consultora, especialista na área, pode fazer um diagnóstico rápido e económico, apresentado os custos e as vantagens de manter e de mudar.
Prova de conceito
Num sistema que custa a manter, anualmente, meio milhão de euros, porque não equacionar pedir uma prova de conceito, de um novo sistema, a uma ou várias empresas? Um pequeno investimento neste contexto, algo como 10 a 20 mil euros, poderá apontar uma nova e melhor solução, com reduções anuais de mais de 50% dos custos, sem grande risco.
“Software-as-a-Service”
Outra via possível é passar de um modelo de licenciamento para um modelo de contratação de serviço com níveis e penalidades acordados. Muitas organizações estão a experimentar esta solução para sair da dependência dos mais vorazes fornecedores de software que, por seu lado, começam a disponibilizar também esse tipo de serviços, com novas funcionalidades, usando as mais recentes tecnologias de cloud, mobile, automação e outras.
Prevenir o futuro
Diz-se que gato escaldado de água fria tem medo. Uma vez libertos da dependência dos sistemas legacy e dos custos exorbitantes da sua manutenção, convém prevenir o futuro.
A aquisição de soluções de software modeladas (MDD – Model Driven Development e “no code platforms”), independentes das tecnologias de programação e com o controle total dos dados e respetivos formatos e localizações, é uma excelente opção. A imunidade tecnológica e até alguma independência dos programadores, é sempre uma mais valia para o presente e para o futuro.
Mediante orçamentos anuais fixos (ou, nalguns casos, cada vez mais baixos) e custos de manutenção crescentes (OPEX), sobra cada vez menos verba para a inovação (CAPEX). Este é o princípio do fim.
Numa organização com grandes limitações orçamentais, se se quer falar em investimento só há uma solução: converter OPEX em CAPEX. Reduzir custos de manutenção sem afetar a operação. Consultar o mercado.
Consultando por marca de software o portal “Base:”, poderá ter-se uma dimensão financeira deste problema. O medo, ou inércia de mudar, estará a custar, só ao Estado, mais de 100 milhões de euros anualmente.
A AMA poderia também ter um papel importante neste processo exigindo em cada despesa de manutenção, especialmente para valores acima dos 50.000 euros, um pequeno estudo sobre alternativas de substituição. Atenção apenas aos ecossistemas de interesses instalados (na zona amarela do gráfico acima) que são sempre um forte inibidor dessa energia de mudança.