Complexidade exige modelos híbridos para Sharepoint

A complexidade e especificidade do negócio das empresas leva à necessidade inicial de se usarem arquitecturas híbridas de cloud computing, para a plataforma Sharepoint, revela Miguel Isidoro. E segundo o consultor da Create IT, a maioria daquelas que usa o sistema pede a adição de soluções à medida.

Mas o especialista não se queixa e evidencia uma fé cerrada na flexibilidade da plataforma da Microsoft, para oferecer o que falta. Não obstante, os receios de segurança quanto à cloud pública exigem quase sempre trabalho de desmistificação.

Computerworld ‒ Quais são os principais problemas de conformidade, segurança e privacidade com o Office 365 em Portugal?

Miguel Isidoro ‒ Uma das grandes preocupações das empresas no que diz respeito à escolha de uma plataforma de colaboração em cloud (na qual o Office 365 é um exemplo) é de facto a segurança e privacidade da sua informação. Um dos maiores desafios relativos à conformidade, segurança e privacidade com o Office 365 em Portugal (e também um pouco a nível mundial) está relacionado com a desmistificação de que ter a informação na cloud é menos seguro do que se ela residir nas instalações das próprias organizações (On-Premises).

No caso de regulamentações não permitirem colocar certos dados na cloud, pode-se optar por soluções híbridas nas quais os elementos mais sensíveis ficam em instalação privada.

CW ‒ Como é que conseguem romper com esses receios?

MI ‒ É uma questão de percepção de segurança. Esta é das áreas em que a Microsoft tem investido mais. Alguns exemplos do resultado são as funcionalidades de Advanced Threat Protection (protecção activa dos emails recebidos e prevenção de acções nocivas) e de Mobile Device Management ( para definição de políticas no acesso à informação a partir de dispositivos móveis). Depois há a conformidade com normas de segurança internacionais.

CW ‒ Quais são as boas práticas mais importantes?

MI ‒ A plataforma Office 365 disponibiliza hoje em dia aos utilizadores e administradores de sistemas várias funcionalidades que permitem endereçar as necessidades e aplicar um conjunto de boas práticas nas áreas da segurança, privacidade e conformidade. Um dos exemplos mais importantes é a encriptação de dados em trânsito e em repouso.

Nesta situação recorre-se à utilização de tecnologia Bitlocker (encripta toda a informação nos discos externos). Todos os ficheiros são segmentados (em pequenos pedaços chamados “chunks”) e cada segmento encriptado de forma individual. As chaves de encriptação são guardadas de forma segura numa localização física diferente dos ficheiros.

Em trânsito, todos os ficheiros são encriptados com TLS usando chaves de 2048 bits. Além disso, a privacidade assenta em políticas de acesso diferenciadas com base em quatro vectores (utilizador, dispositivo, localização e sensibilidade da informação).

Alguns exemplos do que se pode ser feito, englobam a definição de janelas temporais de partilha de informação ou a partilha de informação com determinados domínios. No que diz respeito à conformidade, a plataforma Office 365 disponibiliza algumas funcionalidades importantes como o Data Loss Prevention (DLP) que permite a definição de politicas que protegem a informação sensível da organização e a previnem que esta seja partilhada para fora da organização. No DLP, existem nativamente cerca de 80 tipos diferentes de informação sensível e é possível como exemplo definir que sempre que haja uma violação das políticas de DLP (ex: tentativa de envio de email com anexos contendo números de cartão de crédito para utilizadores fora da organização), o email não seja enviado e os administradores de sistemas sejam notificados.

Outro exemplo importante é a funcionalidade Information Rights Management (IRM) que permite a definição de políticas que protegem o conteúdo dos próprios documentos impedindo como exemplo a sua impressão ou a cópia do conteúdo dos documentos. De notar que as políticas de IRM continuam a ser aplicadas mesmo que os documentos sejam descarregados e consultados fora do Office 365.

CW ‒ Quantos clientes têm a usar tecnologias SharePoint?

MI ‒ Dada a grande abrangência das tecnologias SharePoint e da plataforma Office 365 e a longa experiência da Create IT a trabalhar com a tecnologia, temos uma grande diversidade de casos de uso “on-premises” e na cloud. A utilização das funcionalidades de colaboração e gestão documental da plataforma SharePoint é a situação mais comum.

Mas os principais cenários de utilização passam ainda pela “Enterprise Content Management”, com uso de funcionalidades para gestão do ciclo de vida da informação (digitalização, classificação, tratamento e arquivo) e pela desmaterialização de processos de negócio. Alguns casos é usada na integração com sistemas de negócio das organizações.

CW ‒ Quais as funcionalidades/ características mais pedidas pelos clientes que as tecnologias SharePoint não têm?

MI ‒ A plataforma SharePoint / Office 365 traz um conjunto de funcionalidades muito vasta que consegue responder a um número muito elevado de requisitos, não sendo, contudo possível efectivamente responder sempre a todas os requisitos de negócio das organizações usando as funcionalidades nativas da plataforma. Contudo, uma das maiores vantagens da plataforma, é a sua flexibilidade e elevada extensibilidade que permite a concepção de soluções para responder virtualmente a qualquer requisito de negócio.

Formas de o conseguir passam por usar as aplicações da loja de SharePoint, tecnologias PowerApps e Flow, entre outras, além de soluções à medida. Para gestão de facturas, reporte de despesas, marcações de férias ou tratamento de correspondências, o Sharepoint não tem uma solução à medida, nativamente.

Consegue suportar cerca de 70% a 80% das necessidades manifestadas pelas organizações. A maioria quer usar mais tecnologia além das propostas nativas, sobretudo no âmbito da desmaterialização de processos.

Integrar formulários em contexto de processos de aprovação de facturas, por utilizadores pre-definidos, por exemplo.

No geral, a Sharepoint caminha para ser cada vez mais uma plataforma de colaboração.

CW ‒ Quais são as tendências de adopção de tecnologia SharePoint em Portugal?

MI ‒ Tal como em outras áreas tecnológicas, temos assistido, de forma gradual e segura, a uma alteração de paradigma de investimentos das organizações para soluções cloud, baseada totalmente ou parcialmente em SharePoint Online e Office 365 (incluindo cenários híbridos), estando a estratégia de adopção da tecnologia SharePoint em larga medida dependente da realidade específica das organizações. Para cenários mais complexos e com um elevado volume de customizações e/ou desenvolvimentos à medida em ambientes de SharePoint On-Premises, a estratégia passa tipicamente por um cenário híbrido com migração gradual para Office 365.

Para cenários mais simples, a estratégia passa maioritariamente por uma migração completa para Office 365. Neste contexto, torna-se importante o surgimento do SharePoint 2016 que traz um conjunto de funcionalidades que ajuda as organizações a fazer o caminho de transição de uma realidade “on-premises” para uma realidade baseada em soluções loud (SharePoint Online e Office 365).

CW ‒ Quais são as suas impressões gerais sobre o SharePoint Saturday (evento realizado pela primeira vez em Lisboa a 17 de Dezembro de 2016 e que reuniu comunidade nacional e internacional de agentes e utilizadores de SharePoint e Office 365) ?

MI ‒ O evento foi bastante enriquecedor, cheio de sessões interessantes sobre tecnologias SharePoint e Office 365, desde demonstrações simples de utilização da tecnologia, a configurações dos sistemas e ainda sessões sobre desenvolvimento de soluções nas plataformas.

Foi igualmente uma excelente oportunidade para networking entre todos os participantes e para a partilha e aquisição de conhecimentos, fundamental para um acompanhamento sobre evolução e tendências na área.