Câmara Municipal do Porto reformula processos

O projecto transversal da Câmara Municipal do Porto é liderado pela direcção-geral dos sistemas de informação e envolve directa ou indirectamente 1500 utilizadores internos na autarquia.

20161312-foto-1-o-futuro-da-gestao-documentalsite Em 2013, a Câmara Municipal do Porto decidiu fazer uma revisão geral da sua arquitectura processual  interna e procurou encontrar uma solução para melhorar a gestão de processos na autarquia.

Depois da fase de diagnóstico e implementação, estão em curso as fases de parametrização dos documentos e de formação. Virtualmente concluído, o arranque em produção está para breve e dependente de uma definição política.

O Porto.Doc inclui aplicações de gestão documental, um balcão de atendimento virtual, uma ferramenta de gestão de workflow, um repositório único de informação, um arquivo electrónico certificável, entre outras. Algumas das peças do grande “puzzle” foram apresentadas a semana passada num seminário promovido pela Gfi.

O projecto transversal e estruturante  da autarquia é liderado pela direcção geral dos sistemas de informação e envolve directa ou indirectamente 1500 utilizadores internos na autarquia. Teve início  em 2013 e está a ser trabalhado desde então, “desde o conceito, à implementação”, sumariou Olga Maia, directora municipal de sistemas de informação da Câmara Municipal do Porto.

O grande objectivo do projecto era rever o modelo de gestão de informação e garantir o alinhamento organizacional da câmara, detalhou. Mas depois de identificada a necessidade básica, e ainda antes de arrancar, a meta foi-se tornando mais ambiciosa.

“Quisemos garantir a integração da informação, mas sem esquecer a necessidade de garantir o rigor informacional”, explicou a responsável num workshop promovido pela GFI, em Lisboa. Olga Maia explicou que foi necessário combinar o saber arquivístico, o saber do serviço ao cidadão e o saber tecnológico, dispersos por vários departamentos na autarquia.

Para o efeito foi realizado um levantamento dos sistemas aplicacionais da Câmara, mais de uma centena, foi analisada a carta de serviços e feito um mapeamento, “num processo de diagnóstico que levou bastante tempo”.

A nova solução da Câmara Municipal do Porto respeita o Plano de Classificação da Informação Arquivística para a Administração Local (PCIAAL).

Concluído o diagnóstico foi a vez de integrar processos, aplicativos, fontes de informação, respeitando a carta de serviços, para “definir uma nova arquitectura de sistemas de informação”. A nova solução respeita o Plano de Classificação da Informação Arquivística para a Administração Local (PCIAAL) e o sistema foi criado de modo a que o utilizador consiga facilmente classificar o seu processo de acordo com esta nova classificação, sem prescindir da actual terminologia utilizada na Câmara.

Olga Maia assinala que, tradicionalmente, a gestão documental é pensada em torno da área de negócio urbanismo. No entanto, o novo aplicativo é “muito parametrizável e parece desenhada à medida de cada um dos departamentos”

Melhorar o serviço ao munícipe

Numa perspectiva mais técnica e focando-se na aplicação Porto.Doc, uma das peças desta imensa engrenagem, Clara Oliveira, técnica da Câmara Municipal do Porto envolvida directamente neste projecto, referiu que o levantamento incluiu 118 aplicações, desde ERP para a gestão de receitas, orçamentos e recursos humanos, Sistemas de Informação Geográfica ou de gestão documental, entre outros, alguns utilizados há duas dezenas de anos. No total são mais de três milhões de registos, apenas na gestão documental, 450 processos de negócio e 1500 utilizadores internos. O objectivo final é, naturalmente, melhorar o serviço ao munícipe.

20161312-foto-2-o-futuro-da-gestao-documental-siteJá em ambiente de qualidade, o sistema no qual assenta o balcão de atendimento interno ou Balcão de Atendimento Virtual “garante a interoperabilidade, a legalidade, a rastreabilidade e a acessibilidade” dos utilizadores em qualquer momento, sublinhou Clara Oliveira.

No backoffice, funciona um conjunto de ferramentas variado trabalhado para serem transparentes para o utilizador. Este deve ter sempre a “impressão de que está sempre a trabalhar na mesma aplicação”.

Subjacentes estão aplicações de gestão documental (Gfidoc, da Gfi), de workflow (K2) e o balcão único de atendimento (Driven). Assente numa única base de dados, o sistema permite arquivar mas também assegurar a qualidade da informação. 7

Foi igualmente prestada particular atenção à tramitação dos processos, podendo ser adicionadas “capas” e informações sobre os próximos passos a dar. E soluções de segurança procuram evitar a manipulação indevida de processos e/ou documento.

Existem inclusivamente campos que são criados automaticamente pelo próprio sistema (número, data, tipo autor, etc) que ninguém pode alterar, nem mesmo os administradores de sistemas. Caso existam ainda documentos físicos, essa informação acompanha também o processo entre os “cestos” dos utilizadores. São igualmente enviados alertas para os utilizadores que têm tarefas para executar.

Detalhando um pouco mais, a responsável técnica acrescentou que as assinaturas dos documentos são efectuadas com base no cartão de cidadão. É possível saber a cada momento quem alterou o quê em cada documento, estando no entanto sempre que necessário, salvaguardadas as questões de confidencialidade.

Quando confidenciais, os utilizadores não envolvidos sabem que o processo existe, mas desconhecem e não têm acesso aos conteúdos do mesmo.

“Ir ao encontro de todas as expectativas é muito difícil”

A principal desafio do projecto de gestão documental na Câmara Municipal do Porto prende-se com a própria dimensão da iniciativa. “A grande dificuldade foi chegar a um consenso sobre o modelo que e pretendia”, disse Olga Maia, directora Municipal de Sistemas de Informação da Câmara Municipal do Porto, em declarações ao Computerworld, à margem da conferência.

Nesta perspectiva num processo que se quer muito democrático encontrar solução que vão ao encontro das expectativas de cada uma das áreas e de cada um dos saberes é sempre muito difícil”, detalha  Olga Maia.

“A dificuldade deste projecto partiu da própria opção do Município de envolver vários saberes, várias direcções municipais. Com esta perspectiva, num processo que se quer muito democrático, encontrar soluções que vão ao encontro das expectativas de cada uma das áreas e de cada um dos saberes é sempre muito difícil”, detalha a responsável.

Se por um lado, a “grande dificuldade foi chegar a um consenso sobre o modelo pretendido”, por outro lado, “quando se faz um trabalho tão alargado e se trabalha muito no que é a preparação daquilo que se prevê ver plasmado numa aplicação, as expectativas elevam-se muito”.

Acresce a estas dificuldades iniciais, a fase de implementação, também ela “muito complicada”, porque “o produto final tem de corresponder aos requisitos que foram criados em conjunto e às expectativas do grupo de trabalho que concebeu tudo isto”.

Em fase de parametrização

Actualmente, o sistema está na fase de parametrização de minutas, modelos, etc., já em ambiente de produção. Depois da formação, alguns colaboradores em cada direcção municipal estão, a realizar um trabalho inicial de parametrização de minutas e ofícios que deverá ficar concluído em breve. Seguem-se acções de formação para os restantes utilizadores. Ficará tudo a postos para a entrada definitiva em produção, cuja “data ainda não está politicamente definida”, rematou Olga Maia.

Toda a plataforma agora apresentada tem como destinatário os utilizadores internos da autarquia que fazem a ponte entre os munícipes e a autarquia através do balcão de atendimento interno ou Balcão de Atendimento Virtual (BAV). Numa próxima fase, o balcão de atendimento interno será disponibilizado ao munícipe com o nome de Balcão Único de Atendimento (BUA), já conceptualizada desde o início do projecto.




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