Ferramentas tecnológicas essenciais para controlo orçamental

Como ter os dados disponíveis numa base centralizada, para não depender de terceiros na sua análise, por Paula Santos, gestora da unidade Enterprise Performance Management da GStep.

Paula Santos - GStep

Com o estado atual da economia, as organizações são obrigadas a definir estratégias orçamentais mais rígidas e estruturadas. Assim sendo, as ferramentas de controlo orçamental têm vindo a ganhar um lugar de destaque na gestão das organizações.

O próprio conceito de controlo orçamental foi alterado. Se, antes, as empresas planeavam centralmente com os pressupostos impostos pela administração, cada vez mais se fazem orçamentos com base em indicadores estratégicos, envolvendo todas as áreas de negócio, para definição das acções a tomar para atingir os objectivos. Assim, todos os intervenientes neste processo são chamados a responsabilizarem-se pelos dados orçamentados e por, consequentemente, justificar os desvios.

Para apoiar este processo orçamental, existem algumas ferramentas tecnológicas no mercado que podem responder aos requisitos que as organizações impõem nestas fases de recolha de dados e distribuição dos mesmos para controlo orçamental. Antes da tomada da decisão sobre uma tecnologia, é importante conhecer a especificidade de cada processo. Só assim, poderá ser avaliada qual é a mais adequada. Podemos encontrar essas ferramentas, por exemplo, na Oracle, SAP, SAS, IBM, Sysphera, Prophix, etc.

Estas ferramentas ajudam essencialmente a ter todos os dados disponíveis numa base de dados centralizada, permitindo assim não depender de terceiros para receber a informação necessária para análise.

Outra grande vantagem é a colaboração de todas as áreas no processo orçamental, definindo assim um “workflow” de preenchimento ou cálculo de dados, com prazos de entrega por cada interveniente, aprovação ou rejeição dessa informação por parte de chefias e a monitorização a qualquer momento, tanto do processo, como dos dados que já foram inseridos. Esta funcionalidade é muito apreciada pelas organizações, pois cada área participa na elaboração do orçamento de forma autónoma e assim consegue rever-se na informação analisada à posteriori na justificação de desvios.

Não esquecer que estas ferramentas permitem definir acessos personalizados por utilizador, o que garante uma segurança da informação muito maior do que as folhas de cálculo que, regra geral, se usam.

Para além da recolha de dados, também possibilita a construção de mapas financeiros e análises detalhadas de forma fácil e rápida, sem a ajuda do departamento informático ou fornecedor externo. Algumas organizações já automatizam toda a distribuição de mapas e recolha de comentários sobre os dados para elaboração de relatórios para o conselho de administração ou entidades externas.

O automatismo deste processo permite às areas de planeamento e controlo orçamental ter mais tempo para análise de informação e participação na definição de acções estratégicas.

Cada vez mais, os dados de orçamento não são utilizados apenas para consumo da área financeira ou para a administração. Toda essa informação é também integrada, seja num sistema de Business Intelligence para criação de “dashboards” com os restantes indicadores de produção da organização, seja para construção de “balanced scorecards”.

Em todos os casos, é importante trabalhar com um parceiro que tenha experiência na implementação de sistemas de planeamento e controlo orçamental, para poder dar um maior contributo na escolha da ferramenta e na construção de todo o processo. O conhecimento adquirido ao longo dos anos do parceiro em diversas áreas de negócio é, sem dúvida, uma maisvalia, pois pode trazer novas ideias aos processos, que poderão complementar aos requisitos definidos pela organização.


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