O projecto realizado pela Agap2 identificou oportunidades de optimização dos sistemas face aos riscos e recursos, com uso de TI, mas também ameaças ligadas à complexidade e maturidade dos SI.
Filipe Esteves, director-geral da Agap2
O Ministério da Economia realizou um projecto de optimização do seu modelo de governação (“governance”) de TIC, com os serviços de consultoria da Agap2, recorrendo a várias ferramentas da metodologia e matriz Cobit 5 da ISACA.
De acordo com um comunicado, a iniciativa enquadra-se na modernização administrativa na Administração Pública, procurando uma melhor gestão dos riscos e a optimização dos recursos relacionados com as TIC.
O tema ganhou especial relevância no quadro das Grandes Opções do Plano no contexto do compromisso de Portugal para com o Programa de Assistência Económica e Financeira. O projecto está ligado ainda aos trabalhos da Agência para a Modernização Administrativa (AMA) que, através do Grupo de Projecto para as Tecnologias de Informação e Comunicação (GPTIC), estabeleceu um conjunto de medidas de racionalização sectorial para os recursos TIC dos diversos ministérios.
A Agap2 revela que, desde o início, foram identificadas oportunidades “relevantes” quanto ao papel das TI para fazer face àquelas necessidades. O projecto identificou também ameaças relacionadas com a complexidade dos temas em âmbito e a maturidade do sistema de informação da entidade.
Foi desenvolvido e sustentado num modelo que “promoveu uma visão global do sistema de informação”, que endereça diferentes facilitadores. Abordaram-se princípios, políticas e matrizes, processos; estruturas organizacionais; cultura, ética e comportamentos; informação; serviços, aplicações e infra-estruturas; e pessoas e competências.
Verificaram-se diversos constrangimentos, sobretudo na definição do âmbito das entidades envolvidas e tiveram impacto sobretudo na gestão da mudança.
Além disso, revela a consultora, ”o modelo de referência serviu como guia para o lançamento de diversas iniciativas”. Estas foram hierarquizadas em termos de prioridade tendo em consideração os objectivos do programa, mas também o estado e os recursos disponíveis da entidade em questão.
O facto de a iniciativa ter sido realizada num contexto de transformação do modelo orgânico
das entidades do Ministério da Economia levou a que tivessem existido diversos
constrangimentos, diz o comunicado. Estes, registaram-se sobretudo na definição do âmbito das entidades envolvidas e tiveram impacto sobretudo na gestão da mudança, “em particular na definição dos modelos de responsabilidades e transferência de competências de colaboradores”, acrescenta.
“O desafio colocado à Agap2 contou com a identificação de diversos factores críticos de sucesso, dos quais se destaca a importância da adopção e adequação de boas práticas à realidade da entidade em causa, em particular no que refere à gestão do programa, melhoria contínua e gestão da mudança a implementar”, comenta Filipe Esteves, director-geral da Agap2.
A secretaria-geral do Ministério da Economia foi uma das primeiras organizações em Portugal a utilizar a framework COBIT 5 da ISACA, como “referência para a definição e implementação do modelo de governo e gestão de sistemas de informação”.
Aplicação passível de alargamento
A empresa avança que o processo implantado contou com a utilização de diversas ferramentas da família Cobit 5: o guia “Cobit 5 Implementation” para a gestão do programa, a metodologia; “Process Assessent Model (PAM) using Cobit 5” para a avaliação do estado da capacidade dos processos em âmbito; e o guia “Cobit 5 Enabling Process” para o desenho e capacitação dos processos que irão suportar a função informática.
O âmbito da iniciativa permite equacionar uma aplicação de carácter alargado, não obstante a natureza do projecto realizado. Segundo a consultora, o recurso à metodologia aplicada permitiu estabelecer e dar prioridade à conceptualização de um modelo de governação capaz de responder aos propósitos identificados:
‒ desenvolver mecanismos de governação;
‒ racionalizar custos;
‒ integrar, mapear e simplificar processos de TI;
‒ criar uma plataforma de serviços partilhados.