Comunicação electrónica de inventário

Uma alteração que vai ajudar as empresas a aperfeiçoar o sistema de controlo interno, explicada por Luís Fernandes, Support Team Leader na ArtVision.

Luis Fernandes - ArtVisionCom a entrada em vigor do Orçamento de Estado para 2015, passou a existir um procedimento, já pensado desde 2012, que irá implicar a comunicação eletrónica de inventários.

O principal objetivo desta comunicação é combater a fraude fiscal, à imagem do envio da faturação mensal (SAFT-PT), bem como a comunicação dos documentos de transporte.

Estas alterações têm tido um impacto significativo para as empresas, quer do ponto de vista informático, quer do ponto de vista de gestão e controlo interno.

Neste sentido fica a seguinte questão: como otimizar este processo para cumprir mais uma obrigatoriedade legal? No momento atual as empresas já estão capacitadas a elaborar os seus inventários, mas até agora não existia nenhuma exigência para apresentar o mesmo em suporte informático. Mediante a dimensão da empresa, a contagem física já é feita manualmente ou através de registos informáticos, sendo que o grande desafio será adaptar os registos de acordo com as exigências definidas pela autoridade tributária (AT).

Ficam aqui as principais regras de envio para análise do processo:
Quem terá de comunicar o inventário?
Esta obrigação aplica-se a pessoas singulares ou coletivas, sediadas em território português que disponham de contabilidade organizada e estejam obrigadas à elaboração de inventário. Ficam dispensadas da comunicação as empresas cujo volume de negócios do exercício anterior não exceda os 100 mil euros.

O que deve ser comunicado?
Deve ser comunicado o inventário respeitante ao último dia do exercício económico anterior. O ficheiro, a enviar através do Portal das Finanças, deverá conter uma tabela de inventário com identificação de cada produto, código do produto que deverá corresponder ao mesmo código utilizado no ficheiro SAFT da faturação, descrição do produto, código de barras, quantidade de existência final relativa ao período que reporta, e unidade de medida usada.

Qual o prazo para a comunicação eletrónica do inventário?
A comunicação deve ser realizada até ao final do primeiro mês seguinte após o fim do exercício económico (31 de Dezembro). No caso dos agentes económicos que adotem um período de tributação diferente do ano civil, a comunicação deverá ser efetuada até ao final do primeiro mês seguinte ao termo desse período.

Como deve ser comunicado o ficheiro?
Por transmissão eletrónica de dados, através de ficheiro com características e estrutura definidas na portaria ontem publicada. Pode assumir uma de duas formas: ficheiro em formato de texto ou ficheiro em formato XML.

Quando é que as novas regras entram em vigor?
Os agentes económicos terão de comunicar à AT os inventários relativos ao período de 2014 até 31 de Janeiro de 2015.

Na empresa não restou qualquer inventário. Deve mesmo assim efetuar a comunicação?
As empresas sem existências obrigadas por lei a comunicar o inventário devem comunicá-lo no portal “e-fatura”. Não precisam, pois, de preencher o ficheiro.

E se tiver dois armazéns, em cidades diferentes, deve comunicar dois ficheiros?
Não. A comunicação de ficheiro de inventários deverá ser única: corresponder à totalidade do inventário da empresa mesmo que esteja localizado em armazéns diferentes.

No final de cada exercício, as empresas têm que proceder ao inventário físico das existências, pensando sempre numa informação fidedigna relativamente às quantidades e valores, bem como na valorização dos bens vendidos e consumidos.

Acreditamos que esta alteração vai ajudar as empresas a aperfeiçoar o sistema de controlo interno, resultando numa melhor informação financeira valorizando a qualidade das demonstrações financeiras das organizações.




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