Sonae Indústria optimiza fechos mensais

A empresa implementou um painel de controlo baseado no SAP Financial Closing Cockpit através do qual está a conseguir normalizar processos financeiros das subsidiárias.

Sérgio_Mota_Broaden Solutions_JPN2808A Sonae está a usar um conjunto de painéis de gestão disponibilizados a gestores das suas empresas, a partir do seu centro de serviços partilhados, para optimizar e acelerar os processo de fecho financeiro mensal. A solução baseia-se no SAP Financial Closing Cockpit, cuja implantação no segundo semestre de 2013 culminou num esforço de melhoria de processos iniciado em 2011, com vários passos.

“O principal objectivo era garantir o controlo das actividades nas diversas empresas do grupo. Já existiam regras perfeitamente claras e definidas mas tínhamos a sensação de que não estavam a ser respeitadas”, explica Sérgio Mota, gestor da operação de TI financeira da Broaden Solutions (Sonae Indústria). O universo empresarial incluiu 25 centros de produção dispersos por Portugal, Canadá, Espanha, Alemanha, África do Sul e França.

“As normas eram emanadas pelo centro corporativo e enviadas para as empresas mas havia sempre uma razão particular que impedia a sua aplicação”, explica. O departamento de TI da Sonae Indústria ‒ em vias de se afirmar como empresa autónoma, denominada Broaden Solutions ‒ percebeu junto dos gestores o contexto do problema.

Ao que mesmo tempo que apresentou ideias para garantir o cumprimento das regras de fecho, disponibilizou soluções e alternativas para reduzir o trabalho inerente a esses processos. “De facto, há muita coisa a validar e confirmar no processo e queríamos fechar rápido mas bem”, admite o responsável.

A equipa enfrentou um contexto no qual não havia uma lista definida e normalizada de tarefas. Não eram realizadas na mesma sequência e havia utilizadores a desenvolverem acções desnecessárias.

Faltava capacidade de controlo e visibilidade sobre datas de fecho dos processos, baseados em ficheiros Excel. Os gestores precisavam de perguntar directamente aos funcionários sobre o estado de realização dos processos, segundo Sérgio Mota.

Ao mesmo tempo, não havia um relatório sobre as organizações que reabriam constantemente o processo de fecho depois das datas fixadas. Como resultado, o tempo de fecho sofria impactos negativos.

Hoje os responsáveis fecham no SAP Financial Closing Cockpit, integrado na plataforma de gestão SAP, e disponibilizado a partir de um centro de serviços partilhados da Sonae Indústria. Mas antes houve uma reforma, com vários passos, iniciada há cerca de três anos.

“Primeiro implementámos um projecto de consolidação, associado à migração da aplicação de reporte e consolidação de contas, e aproveitámos para reformular os processos de fecho”, revela. Foi necessário fazer também fazer uma série de desenvolvimentos de reconciliação e intercâmbio de dados, além de relatórios.

Um mês para o “cockpit”

O principal desafio foi gerir a mudança. Factor-chave foram as conversações com os responsáveis de fecho. “Surgem sempre dificuldades quando as fábricas recebem orientações corporativas. É necessário saber falar com os gestores, explicar os benefícios”, recomenda o responsável.

No caso das empresas do grupo, “os gestores implementavam e eram responsáveis pela informação transmitida”. Actualmente, já não é assim. “Tirámos algum tipo de poder e o que eles hoje fazem é validar o resultado”, explica. Eles executam, pedem às equipas para validarem os resultados e re-enviam.

Na monitorização do fecho, o “cockpit” recebe informação sobre o estado do mesmo, durante a execução. E faz a documentação da conclusão das tarefas manuais: estas só podem ser executadas de uma lista (Task List). O sistema agenda ainda tarefas para dias e horas específicas.

Acaba por oferecer visibilidade sobre o processos de fecho, incluindo a monitorização de alteração ao período de fecho. Além disso, pode ser usado para a definições de indicadores de desempenho (KPI – Key Performance Indicators).

A solução estabelece ainda um ponto de partida para o agendamento das tarefas de fecho e gestão de dependências. Sérgio Mota ressalva que a implantação do “cockpit” não levou, só por si, a uma redução de tempo de fecho.

“É um aspecto sobre o qual se tem trabalhado desde 2011 e conseguimos reduzir dois dias. Neste momento estamos a fechar ao quarto dia do mês, embora haja empresas nas quais os processos fecham ao terceiro dia”, explica . Para já, não há a regra de fechar as contas nesse dia, ressalva o responsável.

Segundo o mesmo, a implantação do sistema e outras implementações foram relativamente simples. “A parte mais complexa foi a dos relatórios que demorou um mês, no máximo”, segundo o gestor.

“O sistema base já existia e apenas era preciso colocar os recursos internos a implementar. Foi fácil adaptar o ‘cockpit’ para todas fábricas, depois de ouvir as opiniões dos utilizadores e montar a solução com base nelas”, revelou.

Medidas tomadas e recomendações

‒ Para garantir o cumprimento das regras corporativas, Sérgio Mota recomenda a constituição de uma equipa central, com procedimentos de controlo e acompanhamento;

‒ um bom modelo de serviços partilhados pode ajudar a simplificar e racionalizar os processos e atingir objectivos estratégicos;

‒ é importante detalhar e tipificar todas as tarefas do processo de fecho, e montar um projecto com os utilizadores principais da área do negócio, visando a optimização de tarefas eficazes: impondo normalização de tarefas, mas com detalhes para cada empresa;

‒ incluir passos para a análise e validação de dados, torna-se útil: sobretudo com procedimentos automáticos de fecho, e relatórios para acompanhamento do fecho;

‒ convém criar uma hierarquia para todas as tarefas e processos, que são configurados dentro do template, e à medida dos processos centrais;

‒ importa aplicar um calendário central de fecho adequado aos processos da sede, apesar de diferenças existentes noutros países: com abertura e encerramento automático de períodos de execução, por exemplo.




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