O software de gestão adaptado ao negócio… em vez do contrário!

Porque um software apropriado às necessidades específicas das empresas resulta num bom investimento, segundo Rui Batista, development manager da Alidata Portugal.

Estranhamente, nalgumas organizações o software de gestão é ainda visto como um mero suporte administrativo e recorre-se muitas vezes a serviços fora da empresa para a realização de outro tipo de tarefas, tal como a sistemas paralelos que permitam responder a outro tipo de necessidades. Portanto, a empresa não potencia todos os seus recursos e gasta tempo e dinheiro, duas variáveis fundamentais na gestão empresarial do século XXI!

No entanto, o mercado e a concorrência têm levado a uma procura muito mais exigente de soluções de software de gestão especializadas e tecnologias que tenham um desempenho mais eficiente. Cada vez mais as empresas precisam e exigem uma solução ajustada à sua área de negócio e às suas necessidades, pois é daí que vão retirar muitas vantagens. A especialização por segmento tornou-se uma necessidade das software houses. As empresas procuram cada vez mais aplicações construídas de raiz e direcionadas para a sua área de negócio e não soluções genéricas que são posteriormente adaptadas aos diferentes negócios. As empresas que desenvolvem e implementam software têm que se aproximar cada vez mais das áreas dos clientes e têm que conseguir compreender as necessidades de cada sector de atividade de forma a proporcionar uma gestão eficiente e com informações seguras.

Há diversos fornecedores e software que não entendem realmente as necessidades de cada negócio, o que se traduz muitas vezes em implementações falhadas pelo não cumprimento das necessidades e das expectativas do cliente. Um dos mais importantes critérios que deve ser tido em conta na escolha de uma solução é a autonomia e capacidade da empresa implementadora de customizar o software (desenvolver “add ons”, interfaces, etc.), pelo que é sempre uma grande mais valia trabalhar diretamente com o produtor e não com um distribuidor/representante.

Sabemos que as condições do mercado se modificam ao longo do tempo, mudaram muito nos últimos anos, as empresas crescem e, por consequência, as ferramentas que podem proporcionar vantagem competitiva também se alteraram.

Na verdade, o software de gestão deve funcionar como o verdadeiro centro de operações, integrando todos os aspetos do negócio de modo a torná-lo mais eficiente, mas as empresas enfrentam frequentemente um problema comum: os programas acabam por se adaptar apenas a um determinado tipo de trabalho, indústria ou organização, o que significa que as empresas têm que ajustar o seu negócio ao software. É, por isso, importante encontrar uma solução adequada, feita à medida das necessidades da empresa, o que tornará a realização das tarefas mais fácil e intuitiva, simplificando os processos de gestão.

De facto, encontrar aquilo que melhor se adapta à organização pode ser uma tarefa complicada. Atualmente existem softwares de gestão muito mais adaptáveis do que aqueles que encontrávamos há alguns anos, sendo que esta oferta de flexibilidade que se destinava apenas a grandes empresas, hoje é acessível a quase todos os segmentos de mercado.

A coadunação do software com as necessidades específicas de cada empresa é cada vez mais acessível e imprescindível em quase todos os segmentos de mercado. Possuir uma ferramenta de gestão que responda às exigências do negócio torna-o mais competitivo, faz com que o software se ajuste à realidade da empresa por mais tempo e seja mais rentável!

A funcionalidade e os recursos inerentes ao software de gestão têm um grande impacto nos seus processos de negócios. Ao avaliar a eficácia de um sistema, é necessário rever os processos da atividade da empresa para determinar se eles permitem uma eficiência e uma produtividade máximas. Muitas vezes, os softwares são limitados, não adaptados às empresas, com processos “fechados”, sem capacidade de customização ou não-escaláveis, e são os utilizadores que se adaptam aos processos do software e executam as suas tarefas da forma a que o software os obriga.

Os processos de negócios das empresas evoluem com o passar do tempo, e o software tem que ter a capacidade de evoluir também, pois se permanecer estático vai com certeza deixar de cumprir a sua função na totalidade. Passa a haver um distanciamento entre a forma como o software foi inicialmente implementado e as novas exigências do negócio. Essa evolução continua até ao ponto em que os processos no sistema chegam a limitar a capacidade dos utilizadores de conduzir o negócio de forma eficiente, e é nesta fase que se deve equacionar uma mudança.

É necessário que os fluxos de trabalho estejam ”dentro do sistema”, que este seja flexível para evoluir com as mudanças dos processos de negócios e com as práticas da sua empresa e da sua indústria.

Quando os utilizadores sentem que as ineficiências do software com que trabalham, tentam encontrar outras formas de o realizar, de descobrir soluções para os problemas através de sistemas paralelos que melhoram a sua produtividade pessoal. Esses sistemas são tipicamente criados usando ferramentas externas, como ficheiros de Excel ou bases de dados. Isto vai fazer com que a informação não esteja centralizada e acessível, que o trabalho seja duplicado, e que existam sistemas isolados e desintegrados.

Um software apropriado às necessidades específicas da empresa é, de facto, um bom investimento. Ajuda a gerir eficazmente as operações internas, presta um serviço otimizado a clientes e fornecedores, reduz custos, desenvolve o negócio a longo prazo devido à maior produtividade e eficácia em lidar com tarefas, permite à empresa ser bem-sucedida no mercado em que se insere! Esta é a receita.




Deixe um comentário

O seu email não será publicado