Utilizadores mais rápidos do que organizações

Empresas assumem falhas na segurança da impressão de documentos, revela estudo “Office Insights 2013”, da Canon.

Muitas organizações são lentas a responder às alterações das práticas de trabalho dos seus utilizadores, revela o estudo independente “Office Insights 2013” revelado pela Canon.

As principais conclusões do estudo são, segundo a fabricante:
– muitas organizações estão a ser demasiado lentas a dar resposta às alterações das práticas de trabalho dos utilizadores;

– a tecnologia de gestão de informação e documentos é absolutamente determinante para a maioria da força de trabalho;

– a digitalização está a tornar‑se o principal condutor do fluxo de trabalho de documentos, à medida que o volume dos documentos eletrónicos que os utilizadores processam cresce rapidamente;

– os documentos impressos continuam a ser importantes ‑ a maioria vê um valor óbvio na produção de documentos de alta qualidade em papel, como forma de produzir material promocional e de marketing eficiente ou para facilitar a comunicação clara e eficiente;

– muito poucos decisores referem a segurança como o factor chave na sua decisão no que se refere a que tecnologia de escritório devem instalar, mas tanto os decisores como os utilizadores afirmam que a segurança é crucial;

– apesar de não estar no topo das preocupações, a segurança é um assunto chave e muitas organizações admitem terem falhas ou lapsos de segurança, como impressão de documentos sensíveis em equipamentos partilhados;

– existe uma aptidão clara dos utilizadores por formação em relação às capacidades e funções das suas impressoras e MFP ‑ a maioria dos utilizadores não sabe como a funcionalidade dos seus equipamentos os pode ajudar a serem mais eficientes, porque normalmente recebem pouca formação;

– os decisores sentem que se dão ao trabalho de incluir os utilizadores no processo de seleção, mas os utilizadores nem sempre sentem que as suas ideias são tidas em consideração ou que os decisores estão simplesmente a cumprir uma formalidade.

Em termos de recomendações, a Canon aponta que:
– os documentos eletrónicos podem estar a ganhar terreno, mas não se esqueça da necessidade de imprimir;

– reveja os protocolos de segurança dos seus documentos;

– combinar a sua solução com as suas necessidades futuras;

– garanta que os utilizadores aprendem as capacidades dos equipamentos a serem instalados;

– verifique se está a envolver os utilizadores nas fases certas do processo de tomada de decisão.

O estudo revelado recentemente pela Canon em Portugal visava “compreender em detalhe como as práticas de trabalho em toda a Europa estão a evoluir, a fim de ajudar os decisores a tomar decisões mais informadas sobre qual a tecnologia de escritório que melhor cumpre as necessidades e expetativas dos seus utilizadores”.

O relatório foi pedido pela Canon Europa à consultora inglesa RS Consulting mas a fabricante “especificou que o relatório fosse inteiramente independente e neutro. A Canon não teve qualquer influência na seleção dos participantes no inquérito, nem na análise e interpretação dos dados”, diz a empresa.

Foram inquiridos 1671 empregados em toda a Europa, dos quais 94 em Portugal, durante Agosto e Setembro de 2012, num questionário online, a que se seguiram 60 entrevistas telefónicasa utilizadores que participaram na primeira fase do inquérito.


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