A importância dos fluxos de trabalho digitais

Os fluxos documentais eletrónicos e a sua importância para a competitividade das organizações em análise por Miguel Viana, Product Manager – Information Management Solutions da Canon Portugal.

Os fluxos documentais em formato digital ou eletrónico, conforme os queiramos apelidar, permitem aos colaboradores de uma empresa (refiro-me a si, caro leitor) trabalhar em conjunto com os documentos empresariais e gerir projetos, aplicando os processos de negócio aos documentos e a outras fontes de informação disponíveis num sistema de gestão documental. Interessante, não? Agora pense bem neste assunto.

Os fluxos de trabalho digitais podem ajudar a sua empresa a reforçar os processos de negócio já existentes, bem como melhorar a eficiência organizacional e a produtividade, gerindo as tarefas e responsabilidades envolvidas nesses processos. Desta forma, as pessoas responsáveis por estas tarefas podem focar-se em realizar o seu trabalho, em vez de gastarem o seu tempo a tentarem administrar os processos associados aos fluxos documentais. Ainda tenho a sua atenção?

Para os leitores que ainda estão comigo, “workflow” ou “fluxo de trabalho” é tipicamente descrito como uma série de tarefas consecutivas que produzem um resultado. No contexto da Gestão Documental, um fluxo de trabalho é definido, de forma sucinta, como um movimento automatizado de documentos através de uma sequência de ações ou tarefas, que estão relacionadas com um processo de negócio bem definido, onde por norma intervêm várias pessoas utilizadoras do sistema.

Os fluxos de trabalho podem ser implementados para gerir, de forma consistente, os mais comuns processos de negócio numa empresa, permitindo que a organização aplique a lógica do negócio aos documentos eletrónicos. A lógica do negócio é essencialmente um conjunto de instruções que definem e controlam as ações que ocorram num documento. Através da gestão e controlo das tarefas manuais relacionadas com os processos, os fluxos de trabalho digitais contribuem para a redução de custos e tempo necessários para coordenar processos empresariais comuns, como a aprovação de faturas, contratos ou simples revisões de documentos. Por exemplo, dentro da estrutura do seu sistema de gestão documental, os utilizadores podem associar um fluxo de trabalho a um determinado tipo de documento, que é depois reencaminhado para um ou vários utilizadores, para revisão ou aprovação.

Outras formas avançadas de fluxos de trabalho permitem que múltiplos utilizadores possam colaborar em simultâneo, como por exemplo visualizar ou modificar um mesmo documento. O documento resultante será visível na sua versão final, ao mesmo tempo que o sistema guarda as alterações que cada um dos utilizadores efetuou durante a sessão de fluxo de trabalho colaborativo.

Conto que agora já tenha um entendimento básico do que é um fluxo de trabalho e como este pode beneficiar a sua organização. A sua empresa já utiliza um sistema de gestão documental com funcionalidades de “workflow”? E a sua plataforma de software, que suporta o seu negócio, está perfeitamente integrada com as mais comuns ferramentas de software para criar, visualizar e editar documentos (processamento de texto, folhas de cálculo, e-mail, etc)?

Se a sua resposta é não a qualquer uma destas perguntas, permita-me que deixe uma sugestão: investigue, tente saber mais sobre o tema e dê um importante passo para tornar a sua empresa mais eficaz e competitiva!


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