O grupo implantou uma solução de gestão documental integrada em plataforma Sharepoint que mereceu distinção. O sistema permitiu a re-indexação automática do arquivo documental electrónico de mais de dois milhões de páginas.
Um projecto de gestão documental implantado na Sonae foi premiado pela Kofax, no seu evento internacional realizado eem San Diego, entre 11 e 13 de Março. A solução consiste num sistema automático de classificação, indexação e consulta de documentos no Centro Corporativo da Sonae, incluindo a migração do arquivo digital já existente e a conversão do arquivo físico (papel) que ainda não estava digitalizado.
O novo sistema “permitiu a reindexação automática do arquivo documental electrónico de mais de dois milhões de páginas, bem como a indexação automática de aproximadamente 500 mil documentos físicos que ainda não se encontravam digitalizados”, refere um comunicado do grupo.
À frente do desenvolvimento do projecto estiveram as direcções de serviços administrativos e de sistemas de informação e inovação da Sonae, com a consultoria da Latourrette Consulting. De acordo com o grupo um dos principais factores distintivos do projecto foi a utilização de ferramentas colaborativas indutoras da adesão dos utilizadores.
De acordo com um comunicado, a solução desenvolvida reaproveitou várias peças tecnológicas de gestão de conteúdos já existentes na Sonae. O projecto introduziu novas funcionalidades orientadas para a automatização de processos de classificação da informação, extracção de meta dados e reconhecimento de texto.
“Utilizando soluções Kofax e SharePoint 2010, os conteúdos são processados uniformemente e com mínima intervenção humana”, explica o comunicado. A plaforma suporta computadores, tablets e smartphones – mantendo sempre a mesma base de informação e matriz de permissões de acesso, segundo a Sonae.
A solução mereceu distinção na categoria de “Best ROI / Integration in a SharePoint Environment” (Melhor Retorno do Investimento/ Integração num Ambiente SharePoint).