Grupo Florêncio & Silva renova gestão documental

O grupo eliminou cerca de 40 mil cópias e impressões mensais em papel.

Num projecto liderado pela Digidoc o Grupo Transportes Florêncio & Silva (TFS) mudou os seus processos de gestão documental através de uma solução tecnológica baseada em software de arquivo: o I+DOC 5.

De acordo um comunicado da Digidoc, fabricante do software, a TFS lidava diariamente com um “volume acentuado de papel”, associado ao transporte de mercadorias e questões legais inerentes. ”Em 2011, foram geradas cerca de 1500 guias de transportes/dia que tiveram de ser organizadas, arquivadas e fotocopiadas para anexar às facturas dos clientes”, explica o comunicado. O projecto, acrescenta, permitiu ainda a eliminação de 40 mil cópias e impressões mensais.

De forma a agilizar o processo totalmente manual –  em tempo despendido, recursos e espaço físico de arquivo – a empresa optou por implantar um software de digitalização maciça capaz de suportar a evolução para um workflow mais digital. Para fazer face aos desafios existentes, a Digidoc implantou no cliente, o software I+DOC 5 associado ao I+DOC Web, criando
rotinas de OCR (Optical Character Recognition) específicas.

“O I+DOC é um software de arquivo documental desenvolvido em ambiente cliente-servidor na vertente de digitalização e indexação,
providenciando a consulta de documentos tanto em ambiente web como cliente-servidor”, diz o comunicado. A plataforma tecnológica inclui um motor de workflow transversal a diversas plataformas de arquivo digital, e de acordo com o fabricante suporta qualquer base de dados como repositório (Sybase, SQL Server, mySQL, Oracle).

O projecto foi implantado durante uma semana e envolveu três utilizadores: um membro da área TI do grupo TFS, um coordenador de departamento e um membro da Digidoc. A renovação permitiu diminuir o tempo de execução das tarefas, e os colaboradores desempenham agora as suas funções com maior suporte tecnológico, tornando o seu trabalho bastante mais ágil, explica o comunicado.

“Os pedidos de informação e o envio de documentos são efectuados através de uma pesquisa no software e em alguns segundos o cliente tem o que solicitou no seu correio electrónico”, acrescenta. Além disso, o grupo dispõe agora de um arquivo capaz de suportar a recolher mais facilmente informação sobre um veículo ou motorista.

De acordo  com a Digidoc, o grupo Florêncio & Silva planeia integrar o I+DOC com o seu ERP (Microsoft Dynamics Nav), e criar Web Services no website para disponibilizar aos seus clientes o acesso imediato à documentação. Paralelamente está prevista a implementação de um software de workflow. A trabalhar com a Digidoc desde 2009, a empresa terá um papel fundamental nestes novos projetos.

Números do projecto

– 1 base de dados em utilização;
– 2 356 359 registos em todas as bases de dados;
– atinge dez utilizadores;
– três postos de digitalização documental;
– 3500 digitalizações por dia;
– 3.488.359 imagens digitalizadas em 208 GB de espaço em disco

 




Deixe um comentário

O seu email não será publicado