Os executivos de TI e especialistas em gestão de projecto partilham as suas dicas sobre como escolher o produto mais adequado e como conseguir que os colaboradores o usem de forma eficaz.
O melhor software de gestão de projectos não contribuirá muito para os projectos de uma empresa serem concluídos mais rapidamente, ou de forma mais eficiente, se os funcionários não o utilizarem. E além disso, como se escolhe uma solução de gestão de projecto (software)? A revista CIO ouviu dezenas de executivos de TI e especialistas em gestão de projectos sobre os dois aspectos e chegou a dez conclusões:
1 – Comece por analisar as necessidades
“Há soluções de gestão de projectos de todas as formas e tamanhos. O primeiro passo é determinar que tipo de gestão de projectos e/ou colaboração precisa”, diz Catherine Brown, vice-presidente de marketing da Mavenlink , um fornecedor de soluções de gestão de projectos e colaboração.
“Por exemplo, todos os projectos são internos, ou é preciso trabalhar também com fornecedores externos e clientes?” questiona Brown. “É preciso atribuir tarefas e resultados ou simplesmente criar um espaço onde todos possam colaborar, trocar informações? Os seus projectos envolvem orçamentos e notas fiscais?”
2 – Considere um serviço baseado em cloud computing
“Seleccionei um sistema de gestão de projectos baseado em cloud computing por vários factores, incluindo a facilidade de implantação e o custo total de propriedade”, diz Sid Haas, vice-presidente de desenvolvimento de negócios da LKCS , fornecedora de serviços de marketing.
“Estamos a usar a mesma plataforma há três anos e já economizamos dezenas de milhares de dólares comparativamente a uma outra solução de software que iria adotar, diz Haas. Além disso, diz ele, o fato de a solução de gerenciamento de projeto ser baseado na web permite que os usuários possam acessá-la de qualquer lugar, em qualquer dispositivo, e melhorias do sistema e atualizações são enviadas automaticamente assim que estiverem disponíveis.”
3 – Verifique se o software é fácil de usar
“Confirme que o software de gestão de projectos é intuitivo e se é adequado à forma como a sua organização funciona”, diz Jon Payne, presidente da Ephricon Web Marketing. “Se ele não satisfizer as suas especificidades sem configurações, certifique-se de que escolhe uma solução capaz de permitir a inclusão de campos personalizados ou a possibilidade de mudar o nome de campos e categorias”, diz . “Deve mudar os campos no seu software para satisfazer as necessidades da sua empresa, e não o contrário”.
4 – Escolha uma solução com capacidade de expansão
“Implantar uma solução de gestão de projectos em toda a empresa é um projecto de longo prazo”, diz Haas. “Escolha então uma solução capaz de crescer com a empresa e capaz de disponibilizar recursos que nunca sequer chegou a pensar antes de começar a usá-la”.
5 – Solicite sugestões dos departamentos e das pessoas que vão realmente usar o software
“Escolher um software que passará por um ajuste global também é importante. A melhor maneira de fazer isso é incluir toda a equipa no processo de selecção”, diz Lynne Henslee, presidente da E2B Teknologies, empresa prestadora de serviços de TI.
“Crie uma lista com base nas suas necessidades e compare os produtos entre si”, aconselha Brown, o qual observa que muitas soluções de gestão de projectos oferecem testes gratuitos. Então, “ter tanto o gestor do projecto como os membros da equipa revendo as especificações das ofertas de software candidatas ajuda”.
“Obter ‘feedback’ de outras pessoas e departamentos sobre os objectivos que gostariam de alcançar ou uma ideia diferente do que gostaria que o software fizesse, é importante”, diz Henslee. “Isso também irá ajudar na implementação e utilização do software em si, se os membros da equipe se sentirem como parte da tomada de decisão e reconhecerem que as suas necessidades estão a ser consideradas”.
6 – Verifique se o software pode ser integrado em aplicações essenciais, como o email
“Outro critério de selecção importante é a capacidade de integração do software com outros já em utilização na empresa”, diz Brown. “Por exemplo, toda a gente utiliza um sistema de email.” Portanto, “uma solução de gestão de projectos capaz de funcionar com alertas por email vai aumentar o envolvimento dos utilizadores e ampliar o alcance do produto”, explica.
7 – Escolha uma solução capaz de oferecer o apoio da comunidade
“Quando seleccionar o software de gestão de projectos procure um que tenha uma comunidade de utilizadores rica, capaz de auxiliá-lo quando surgirem dúvidas ou haja interesse em conhecer as melhores práticas”, diz Joanna Wyganowska, directora de marketing da InSites Consulting, fornecedor de plataformas de software da área de saúde.
8 – Estabeleça metas logo no início do projecto
O que você quer fazer? Criar relatórios de estado da situação? Previsões? Usar o software de gestão de projectos como uma ferramenta de colaboração? “Uma vez definidas as metas poderá saber com clareza como se deve configurar o software, como usá-lo, e como treinar pessoas para tal. Caso contrário, a execução será como um barco sem leme”.
9 – Proporcione a formação adequada
“Ofereça múltiplas formações para garantir que todos possam participar”, diz Brown Mavenlink. “Até o final de cada sessão, assegure-se de que todos tenham uma conta, e um login e senha fáceis de lembrar. Configure então um projecto imediatamente para os funcionários poderem praticar o que aprenderam”, aconselha.
Para reforçar o que aprenderam, e resolver qualquer questão, ofereça acompanhamento da formação durante algumas semanas depois da sessão de formação inicial -, bem como tutoriais em vídeo e online (que o fornecedor ou um parceiro possam fornecer).
10. Certifique-se de que haja pelo menos um responsável pela monitorização dos projectos, em tempo real
“Não espere por uma reunião semanal para perceber que o seu projecto está fora dos prazos”, adverte Avinoam Nowogrodski, CEO do fornecedor de software de gestão de projecto baseado em cloud computing, Clarizen. Nomeie um gestor de projecto para “acompanhar o progresso em tempo real e corrigir todo e qualquer problema meses antes de se tornarem catastróficos”.