Resistência a ferramentas de gestão de projecto é “irónica”

Um estudo da IDC sobre a transformação do negócio das empresas portuguesas posiciona a resistência dos gestores de projecto à adopção de novas formas de trabalhar como a terceira mais importante barreira à utilização de ferramentas – e logo a seguir aos projectos de transformação do negócio. Foi um factor citado por mais de 50% das 44 empresas que responderam e mereceu destaque por parte de José Luís Ferreira, partner da Pessoas e Processos.
Na opinião do responsável, o fenómeno, irónico, acontece por receio de os gestores darem maior visibilidade sobre a evolução dos projectos. Dessa forma, estariam mais sujeitos ao escrutínio e avaliação dos seus pares na organização.
De acordo com o mesmo responsável, uma das soluções encontradas pelas maiores empresas para resolver o problema  foi a pressão ou ordem dos gestores de topo.
Os maiores obstáculos à adopção das ferramentas de gestão de projecto são, segundo o trabalho da IDC, a percepção da ferramenta de gestão de portefólio de projectos como sobrecarga de trabalho – factor citado por mais de 60% dos inquiridos.
As dificuldades em garantir a utilização da mesma ferramenta por todos os intervenientes constituem o segundo maior obstáculo, sendo referido por cerca de 55%.
Na visão de José Luís Ferreira, a localização das boas práticas de gestão de projecto é muito importante em Portugal. Em vez de seguir rigorosamente todas as recomendações normalizadas, “o gestor tem de fazer o que for preciso para o projecto ter sucesso”.
Para este responsável, um dos principais riscos da gestão de projectos é haver muitos responsáveis a dizerem, de forma ortodoxa – sem flexibilidade –, como as tarefas e projectos devem ser realizados. Além disso, considera que uma das principais dificuldades na avaliação do sucesso de um projecto de transformação é a fraca definição, “demasiado genérica”, dos objectivos do mesmo, explica José Luís Ferreira.

Pouca utilização de ferramentas
De acordo com o estudo da IDC, mais de 90% das grandes organizações portuguesas já desenvolveu ou está a desenvolver processos de transformação do negócio para reduzir custos e aumentar a competitividade. A maioria (60%) também acredita nos benefícios das TIC na transformação do negócio, segundo Gabriel Coimbra, director-geral da IDC em Portugal.
Mas, em contradição, apenas 36% dos inquiridos  para o estudo utilizam uma ferramenta de gestão de portefólio de projecto. E só 24% tenciona adoptar uma. Uma grande parte – 40% – não utiliza nem tenciona usar.
O inquérito foi aplicado às 300 maiores organizações portuguesas, públicas e privadas, tendo a consultora obtido 44 respostas válidas.
Administração pública precisa de maior visibilidade
Cada ministério está a identificar potenciais iniciativas e projectos na área das TIC para apoiar o Governo no programa de redução de custos. “Mas para os projectos avançarem os organismos públicos inquiridos referem que é necessário criar maior visibilidade sobre os projectos e desenvolver uma abordagem comum, em alinhamento com as políticas nacionais”, diz um comunicado da IDC. É a principal dificuldade.
Para 57% dos organismos públicos a limitação mais importante está na definição de métricas para diferentes tipos de investimento e iniciativas alternativas. Junta-se a administração e gestão desses processos, pois apenas serão financiados e implementados projectos com retorno real.

Principais dificuldades de transformação

Segundo o estudo, as principais dificuldades apontadas para a transformação do negócio nas empresas são:
– a escassez de recursos humanos para implementar a mudança (58%);
–  a inexistência de coordenação entre funções (38%)
– e o processo burocrático de decisão (32%)

Outros dados do estudo:
– 94% dos inquiridos  afirma que o maior benefício da utilização de ferramentas tecnológicas está no alinhamento de projectos e actividades com os objectivos de negócio;
– o principal obstáculo, é a percepção desta utilização como uma sobrecarga de trabalho (64%);