Cinco maneiras de proteger os investimentos em TI

É cada vez mais claro que o dinheiro não é tudo quando se trata de gerir o departamento de TI.

Com a crise actual, muitos CIO têm visto os seus orçamentos significativamente reduzidos ou simplesmente congelados. Para muitos, é uma situação cada vez menos sustentável dado associarem a manutenção de  um orçamento reforçado como factor de sucesso imediato.
No entanto, cada vez é mais claro como o dinheiro não é tudo quando se trata de gerir o departamento de TI. E saber como usar esse dinheiro e proteger os investimentos já realizados é de tal forma fundamental como o número de euros registado no orçamento.
Com este contexto de fundo, eis algumas medidas inspiradas em recomendações da Gartner, para assegurar e garantir o investimento em tecnologia.
1 – Diagnosticar os desafios e as mudanças urgentes
O custo de implantação de um novo projecto e as despesas operacionais em curso são, muitas vezes, tratadas separadamente. É essencial tirar conclusões claras para vincular as despesas do projecto e os custos operacionais.
Se o aumento nos custos de operação de novos projectos não for sustentável, corre-se o risco de ficar sem orçamento. As hipóteses de investimentos futuros ficam reduzidas, levando a uma espiral descendente.
2 – Planear formas de detectar e evitar surpresas
Os custos ocultos podem ser mais perigosos do que os visíveis. Em muitas organizações, especialmente na Europa, Médio Oriente e África, é obrigatório prever os custos futuros de operação nos planos do projecto.
No entanto, o optimismo é ainda generalizado quando se trata de planeamento. Esses erros de julgamento nessa fase dos novos projectos vão desde o suporte ao erro de subestimar custos e dependências face a fornecedores exclusivos – sem ter em conta mudanças na procura.
3 – Ter uma vista única sobre os activos, serviços e despesas
Esta deve ser alcançada através da eliminação de silos de informação. Por exemplo, uma forma seria ter gestores de serviços e de projecto a trabalhar em conjunto para aprovar um projecto em particular.
Além disso, certifique-se que os custos operacionais novos são identificados através de uma análise de custo total de propriedade.
4 – Identificar quando implantar um plano de activos abrangente
Os novos projectos e serviços criadores de activos são vistos como muito valiosos para as organizações. No entanto, este valor tende a cair e este processo não pára no zero, porque os activos e serviços de TI geralmente custam dinheiro a apoiar, manter e remover.
Por exemplo, muitos activos de TI e serviços contêm dados que devem permanecer legíveis para assegurar a conformidade legal e regulamentar. Se a decisão for substituir, actualizar ou remover esses bens ou serviços, isso pode implicar despesas inesperadas capazes de facilmente erodir os orçamentos de TI.
5 – Decidir o que fazer e quando
“Fazer mais com menos” é uma utopia em tempos nos quais as áreas financeiras, o que exigem é fazer “menos com menos”. Ou dito de outra forma: o importante é minimizar os gastos com TI.
Nesse sentido, o sucesso de um projecto pode ter o efeito de aumento da procura e, portanto, é tão importante gerir a procura por um serviço ou um bem, como gerir o próprio projecto. Caso contrário, a eficiência e a poupança podem desaparecer e colocar em risco o financiamento para projectos futuros.




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