Truewind-Chiron agiliza gestão de despesas da Espírito Santo Viagens

Solução é baseada no módulo iExpenses da Oracle E-Business Suite.

A automatização, simplificação, aceleração e controlo de todo o processo de reporte de despesas na Espírito Santo Viagens (ESV) é agora assegurada pela solução implementada pela Truewind-Chiron baseada no módulo iExpenses da Oracle E-Business Suite.
Segundo comunicado da Truewind-Chiron, “a utilização de procedimentos manuais, morosos e propensos a erros na apresentação de despesas” estava desactualizada, “pelo que era necessário desenvolver uma ferramenta que permitisse automatizar, simplificar e sistematizar todo o processo, tornando-o mais rápido e com menores custos administrativos”.
A ESV pretendia uma solução com os seguintes objectivos:
– Desmaterializar todo o processo de reporte de despesas de colaboradores, de fundos fixos de caixa e de terceiros por conta da ESV;
– Melhorar o tempo de resposta e a qualidade no tratamento dos diversos tipos de despesas, de modo a prestar um serviço mais célere e eficaz e aumentando a qualidade de reporting e tracking da informação;
– Flexibilizar e desburocratizar o processo de apresentação de contas/despesas, acelerando o processo de pagamento;
– Reduzir o montante disponível em caixa referente ao fundo fixo, possível através da rápida reposição das transações e da aceleração do processo de pagamento das despesas aos colaboradores;
– Normalizar procedimentos através do estabelecimento de regras que têm de ser cumpridas.
Na implementação da Truewind-Chiron, baseada no módulo iExpenses da Oracle E-Business Suite, “os colaboradores internos ou externos do grupo ESV podem efetuar a submissão dos relatórios de despesas a partir de um portal disponível na intranet do Grupo. No âmbito do processo de apresentação de despesas, é suportado quer o registo de despesas efetuadas em numerário, quer de despesas efetuadas através de cartões de crédito, tendo por base, nestes casos, os extratos eletrónicos associados a cada cartão”.
Ainda segundo a consultora tecnológica, “o processo de aprovação, nomeadamente a determinação da cadeia de responsáveis hierárquicos envolvidos, é efetuado considerando o colaborador, o tipo, a natureza e o montante das despesas apresentadas, os plafonds e os níveis de autorização, podendo ser emitidos alertas e notificações para os diversos intervenientes para garantir que as tarefas são executadas corretamente e nos prazos estipulados”.
A Truewind-Chiron mantém ainda um contrato com a ESV para apoio na gestão do ERP (Oracle E-Business Suite).




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