O e-mail não acabou – mas o futuro reserva algumas alternativas interessantes

As empresas modernas não sobrevivem sem o e-mail. Hoje em dia, a maioria dos CIOs não teria dúvidas em concordar com esta afirmação. Contudo, temos de ter bem presente que já houve exemplos históricos suficientes de previsões que se tornaram famosas por se revelarem muito distantes da realidade: as afirmações de Bill Gates de que 640 Kb de memória seriam suficientes para qualquer computador, ou as estimativas de Gottlieb Daimler de que a procura mundial de automóveis nunca excederia um milhão, devido ao número limitado de condutores. Estas são afirmações a lembrar sempre que se contemplam novas tecnologias capazes de substituir o e-mail – especialmente porque penso que, no futuro, haverá decerto uma era pós-e-mail em que iremos usar muitos mais dispositivos e protocolos para comunicar do que apenas o e-mail.
Olhando em frente, a convergência de voz e dados em dispositivos como os smartphones vai continuar a conduzir mais sinergias rumo a serviços móveis melhorados – e isso irá começar a erodir a nossa dependência do e-mail. Aliás, no futuro, devemos esperar grandes mudanças no modo como comunicamos. Não nos vamos apenas habituar a usar sítios de colaboração e partilha de documentos e de informação em tempo real entre vários utilizadores – vamos também reconhecer vantagens alargadas, como a capacidade de receber respostas imediatas e debater com outras pessoas sem que as nossas caixas de correio fiquem cheias de mensagens.
Também iremos olhar para novos dispositivos que não só nos ajudarão a manter a sanidade através de uma facilitação das comunicações (honestamente, alguém aprecia realmente ter de lidar com mais de 150 e-mails por dia?) como também nos ajudarão a ser mais saudáveis, ligando-nos a serviços de saúde capazes de nos alertar caso seja necessário fazer algo, ou até chamar ajuda médica caso precisemos da mesma. Pensa que isto é demasiado rebuscado? Bem, os nossos datacenters – e os nossos automóveis – já estão a usar este tipo de tecnologia.
Contudo, tudo isto está à nossa espera no futuro. Para os dias de hoje, reiteraria os princípios enunciados acima: o e-mail é a ferramenta de negócios essencial que mudou claramente as nossas vidas – tanto privadas como profissionais. Muitos de nós têm múltiplas contas de e-mail que requerem atenção caso pretendamos estar em contacto com o nosso ambiente social, e no trabalho também dependemos do e-mail. E isso é verdade na Fujitsu como em qualquer outra empresa que eu conheça. Todos os dias, os nossos funcionários enviam mais de 400 mil mensagens.
Apesar de, actualmente, ser impossível vivermos sem o e-mail, temos de ter a certeza de que somos capazes de lidar com os volumes de mensagens que recebemos. É por isso que, para o bem-estar dos nossos funcionários em todo o mundo, implementámos linhas de orientação para lidar melhor com o e-mail profissional – por exemplo, as nossas 10 Regras de Ouro que incluem quebrar a cadeia (remover todas as pessoas listadas no campo cc:) e a minha solução favorita, que é pegar no telefone para resolver um problema. É mais rápido – e mais pessoal.
Obviamente, não devemos tornar-nos escravos dos nossos e-mails. É tudo uma questão de definir prioridades e fazer julgamentos baseados no valor. Todos sabemos que, por vezes, ler e responder à mensagem mais recente que cai na nossa caixa de correio não é a nossa maior prioridade – mas ainda assim sentimo-nos estranhamente compelidos a fazê-lo.
A fechar, gostaria de partilhar algumas dicas pessoais para lidar com o gigantesco volume diário de e-mails – funcionam comigo e, quem sabe, poderão também funcionar consigo:
– em alturas em que esteja mesmo muito ocupado, não tenha medo de usar as respostas automáticas de Fora do Escritório, ainda que esteja a trabalhar;
– para perguntas rápidas de sim ou não, use um programa de mensagens instantâneas em vez de enviar um e-mail;
– não fique demasiado stressado se tiver muitos e-mails para ler – e estabeleça prioridades por tópicos;
– por último, mas não menos importante, a minha favorita: use o telefone!