“O meu sonho é chegarmos um dia a uma conservatória sem papéis”

Miguel Macedo traça um panorama das Tecnologias de Informação na Justiça, os objectivos e os projectos em curso e para o futuro.

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Qual o seu comentário às recentes notícias publicadas na imprensa nacional e que referem que “há dois meses que os tribunais, cíveis e criminais, não cobram custas judiciais sobre os processos transitados em julgado, que assim estão paralisados”, devido à introdução de um novo programa informático ligado ao IGIF?


 


 


Miguel Macedo


Antes de mais um pequeno preâmbulo: sob a minha alçada está o Instituto das Tecnologias de Informação na Justiça (ITIJ), que é responsável pela rede informática do Ministério.


 


Existem outros serviços que não estão sob as minhas competências. Relativamente à questão em análise o que aconteceu é que muitos processos anteriores não estavam encerrados porque faltava apenas “fazer as contas”.Com a introdução do novo sistema o procedimento foi simplificado.


 


As despesas agora são pagas inicialmente ao Estado e ficam pagas, depois os vários intervenientes fazem as contas entre eles. Além disse, com a utilização do novo sistema, os custos processuais têm um desconto de 10% quando a ligação entre os advogados e os tribunais é feita de forma electrónica.


 


O que aconteceu neste processo de transição é que foi necessário dar formação a 9000 funcionários judiciais – dispersos por 450 tribunais – e pôr em dia os processos que estavam pendentes, numa aplicação que foi disponibilizada em muito pouco tempo.


 


Anteriormente o processo das custas era feito apenas por um pequeno conjunto de funcionários nas secretarias dos tribunais e à mão. Da forma como passou a ser feito neste momento, potencialmente qualquer dos 9000 funcionários vai ter de trabalhar com o sistema e com estas ferramentas e não é fácil mudar, de um dia para o outro.


 


A questão fundamental é que não é fácil mudar de um dia para outro, o que afecta em especial os processos que já estavam a decorrer. São destas duas questões que decorrem grande parte dos problemas.


 


 


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Porque não adiaram a entrada em produção?


 


 


Miguel Macedo


Porque tem de haver voluntarismo nestas mudanças. Na administração pública não podemos estar à espera de 100% em tudo. Se tivermos de esperar, nunca conseguimos arrancar. Ou seja, tinha de ser feito.


 


E rapidamente vai ser ultrapassada esta situação, até porque continuam a ser feitas acções de formação. Depois de entrar na rotina, tirar-se-ão enormes vantagens.


 


 


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Quais os objectivos de incentivar as comunicações electrónicas entre os tribunais e os advogados?


 


 


Miguel Macedo


Incentivar a utilização do correio electrónico entre os tribunais e os advogados tem em vista o aumento da eficiência dos tribunais e o alcance de poupanças.


 


Para isso negociamos com os CTT um determinado preço (25 cêntimos por transacção) nas mensagens enviadas com Marca De Dia Electrónica, o que se traduz num preço substancialmente mais baixo que o envio de correspondência registada por correio (que fica no mínimo em cerca de um euro, por envio).


 


Além disso foi introduzida uma medida que resulta num desconto de 10% na taxa de justiça (que faz parte dão Código das Custas) aos advogados que optem por fazer correr os processos por via electrónica.


 


 


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E quais têm sido as dificuldades encontradas?


 


 


Miguel Macedo


As dificuldades não provêm apenas da organização dos sistemas do Estado. Neste tipo de mudanças, em que se interage com terceiros não podemos obrigar à alteração de processos.


 


Vamos evidenciando as vantagens dos novos processos, mas não os podemos obrigar. Actualmente circulam toneladas de papel no relacionamento entre tribunais, entre tribunais e advogados, entre outras.


 


O objectivo é progressivamente ir introduzindo a via electrónica, para aumentar a celeridade dos processos e ver assim a prazo ver melhorado o funcionamento dos tribunais.


 


 


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Existe algum estudo sobre a utilização dos Sistemas de Informação não Justiça, como aquele que foi publicado recentemente para a Segurança Social?


 


 


Miguel Macedo


Existia uma situação de insipiência de investimento do Ministério da Justiça nesta área, mas tem sido feito um esforço em várias áreas.


 


Por exemplo, ao nível do registo e notariado, que é crucial para ter capacidade de resposta, já estão iniciativas em curso, que começaram no anterior Governo.


 


Existem 830 conservatórias e notários no país que actualmente estão ligadas em rede e que em breve estarão ligadas à restante rede judicial do país.


 


O equipamento foi adquirido – o concurso acabou em 2002 – e estamos actualmente na segunda fase dos trabalhos, estando a ser criadas aplicações informáticas para três áreas – Conservatórias de Registo Predial, Conservatórias do Registo Civil e Conservatórias do Registo Comercial.


 


 


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Quais são as prioridades em cada uma das áreas?


 


 


Miguel Macedo


No Registo Predial, ao nível destas entidades, já começamos a tornar os processos totalmente electrónicos (o primeiro organismo a ser automatizado foi a segunda conservatória do Registo Predial em Coimbra onde já tudo é feito electronicamente).


 


Neste momento ainda não existe uma base de dados central, por isso o sistema ainda está um pouco amputado, mas vamos no bom caminho. A centralização da base de dados ainda está numa fase incipiente e não será feita a breve prazo.


 


Deu-se também já início à formação presencial. Recorde-se que em termos globais, o Ministério vai investir em formação 1,5 milhões de euros (300 mil contos) na informatização das conservatórias do país a um ritmo de 10 a 15 conservatórias por mês.


 


Relativamente às Conservatórias do Registo Comercial existe aqui uma prioridade em termos de base de dados. Vamos digitar e digitalizar o arquivo destas conservatórias. São cerca de 92 mil processos.


 


Os dados digitados serão os relativos às fichas com nomes, moradas, e outros dados que são utilizados constantemente, enquanto que as restantes páginas dos processos serão digitalizadas. Neste momento já estamos em fase de testes.


 


O objectivo é facilitar os pedidos de certidões, permitindo em simultâneo fazer a conta e a contabilidade automaticamente, o que contribui para a transparência, disciplina, simplificação e desburocratização, além da redução dos custos de arquivos através da desmaterialização dos processos e procedimentos nas conservatórias.


 


No Registo Civil, uma das iniciativas foi a centralização das 11 Conservatórias de Lisboa num único espaço. Mas esta é a área em que tudo está mais atrasado.


 


 


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E relativamente ao Sistema de Informação Notarial?


 


 


Miguel Macedo


Está ainda em fase de estudo.


 


 


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O Governo está a redefinir o papel da software-houses do Estado. O que vai acontecer ao ITIJ?


 


 


Miguel Macedo


O ITIJ foi criado em 2001 e ajudou a que houvesse dentro do Ministério da Justiça uma entidade que interaje de uma forma muito estreita com todos os serviços.


 


Desde então os problemas esbateram-se, em parte devido à colaboração dos vários serviços que vão dizendo quais são as suas necessidades. O coração do sistema está no ITIJ e a partir de onde há uma visão de conjunto.


 


Mas o ITIJ não pode querer ser uma software-house. Deve ser uma entidade que (1) coordene e assegure o funcionamento da rede informática da Justiça (que é vastíssima; (2) que assegure a segurança dessa rede, com um sistema de autenticação forte; (3) e que faça a gestão das bases de dados vastíssimas que temos, como é o casão da identificação civil, do registo criminal, entre outros.


 


Para isso, deve haver um conjunto de recursos humanos para assegurar com grande qualidade técnica, as aquisições efectuadas.


 


Actualmente o ITIJ tem pouco pessoal para cumprir estes objectivo e as 112 pessoas não conseguirão fazer face à expansão do sistema. Vamos precisamos de acrescentar gente muito qualificada ao ITIJ.


 


 


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Contemplam a possibilidade de outsourcing dos SI?


 


 


Miguel Macedo


Temos uma enorme responsabilidade face às bases de dados. São inalienáveis e nunca serão colocadas em outsourcing.


 


Mas noutros aspectos é uma possibilidade. Por exemplo, não faz sentido que o MJ tenha uma rede privada, o que acarreta problemas de largura de banda, de upgrades, entre outros.


 


Mas existem soluções para isso ao nível da Qualidade de Serviço (QoS), resolução de problemas na rede, entre outros.


 


Neste momento, com a massificação da utilização da rede e com a dispersão geográfica dos vários organismos é difícil tratar da manutenção com uma equipa de apenas 112 pessoas.


 


Até agora tinha sido possível, mas agora vai deixar de o ser. Estamos a ouvir o mercado. Sem esquecer que ao longo dos últimos cinco anos foi feito um investimento brutal em redes.


 


 


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Quanto é a avaliação que faz ao programa Habilus?


 


 


Miguel Macedo


Depois de uma fase de transição, é um programa muito usado e que já entrou na rotina dos tribunais. O grande problema actualmente é que o hardware dos trabalhadores, que  começa a carecer de actualização.


 


 


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Qual é o ponto da situação relativamente às políticas de aquisição, nomeadamente no que diz respeito à prática de eProcurement?


 


 


Miguel Macedo


Temos vindo a trabalhar muito intensamente com a UMIC. Ao nível do eProcurement já fizemos pequenas compras electrónicas e vamos poupar certamente. S a média prevista para todos os ministérios é na ordem dos 15/20 por cento, não vejo porque motivo as poupanças na Justiça não sejam da mesma ordem. Tudo o que puder ser feito através de compras electrónicas deve começar de imediato a ser feito.


 


 


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No final do mandato o que espera ter conseguido no Ministério?


 


 


Miguel Macedo


Espero ter a infra-estrutura completa, e as aplicações das conservatórias – Predial, Comercial e Civil. Neste caso não em todas, mas em quase todas. O objectivo subjacente é simplificar e desburocratizar.


 


Como já referi anteriormente, esta ideia pressupõe formação do pessoal, para o qual estão previstos 1,5 milhões de euros, com vista ao aumento da eficácia e da eficiência do sistema.


 


Ao nível das bases de dados a primeira prioridade são as Conservatórias do Registo Comercial, seguidas das de Registo Predial.


 


Daqui a dois anos será possível ter o trabalho das Conservatórias concluído.


 


 


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Esses projectos estão a ser realizados interna ou externamente?


 


 


Miguel Macedo


São quase todos contratados fora. Outros projectos estão a ser realizados internamente, pelo ITIJ, como é o caso da ligação entre todos os tribunais europeus e sistemas na área do sector automóvel.


 


Os projectos na área das Conservatórias do Registo Predial também estão a ser realizados internamente.
Algumas das empresas com quem estamos a trabalhar são a Microsoft, IBM, Accenture, entre outras. Irá em breve decorrer um concurso para a base de dados comercial, que tem uma componente importante de mão-de-obra na digitação dos dados.


 


 


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Que outros projectos têm em curso?


 


 


Miguel Macedo


Além dos trabalhos nas conservatórias, também se estão a registar avanços ao nível do ambiente de gestão de receitas do próprio Ministério, que representam cerca de 50% do Orçamento da Justiça.


 


Ao nível da Medicina Legal queremos começar este ano uma experiência de telemedicina, ligando 32 gabinetes médico-legais no norte, centro e sul. O do projecto do norte está concluído, do centro está quase concluído e o do sul está avançado.


 


A ideia é começar um projecto este ano de perícias médico-legais, que muitas vezes entrevam os processos.


 




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