A Xerox afirma que a aplicação "Sustainability Calculator" utiliza algoritmos proprietários e estudos de avaliação de dcoumentos para sugerir modos de reduzir a energia e o papel consumidos no escritório, independentemente dos fabricantes  dos equipamentos.
Recentemente, a Xerox demmonstrou uma versão Web deste calculador.
A aplicação, disponível na Internet, possui campos para entrada para descrever as impressoras ou outros equipamentos, o tipo de cartuchos que utiliza, o tipo de equipamento (cor ou preto e branco), qual a velocidade, quantas páguinas são impressas por mês  e se os equipamentos utilizam as normas de poupança energética da Energy Star.
Um segundo conjunto de campos permite aos responsáveis dos escritórios introduzir dados referentes ao desempenho pretendido pelos equipamentos. Em seguida, o calculador permite a visualização de gráficos de barras com o consumo de energia, emiss~oes de gases e resíduos sólidos produzidos, desde os cartuchos de impressão vazios até à reforma do equipamento. A versão mais avançada co calculador disponibiliza sugestões baseadas nos padrões de utilização, referem os responsáveis da Xerox.
O calculador está em desenvolvimento há alguns anos como “resposta aos clients que necessitam de modos mais tangíveis de avaliar o impacto das soluções de gestão de documentos que disponibilizamos no mercado”, referiu Anne Mulcahy no decorrer de uma entrevista. A empresa possui ferramentas de avaliação internas para medir a redução da emissão de gases de estufa e reduzir a sua pegada de carbono, mas, de uma forma crescente, os clientes tem vindo a exigir ferramentas que possam disponibilizar métricas para o negócio.
"É muito encorajador que estes critérios começem a ser incluídos nos RFP [Requests for Proposals]," refere Mulcahy, acrescentando que os clients potenciais estão a adicionar especificações relacionadas com a sustentabilidade e com a consciência social. Devido a esta realidade, a Xerox foi obrigada a encontrar um modo de medir de que modo os seus produtos poderão auxiliar as organizações empresariais a nível mundial a alcançar os seus objectivos ambientais.
Após a utilização do calculador, o fabricante de mateiral para a Defesa Northrop Grumman diminuiu o número de impressoras e copiadores numa das divisões da sua organização de 2.000 para 1.100, referiram os resposnáveis da Xerox. Em consequência, o consumo de energia caiu 27 por cento, as emissões de gases caíram 26 por cento e os resíduos sólidos diminuiram em 33 por cento.
O objectivo de utilização do calculador é o de permitir aos seus utilizadores continuarem a medir a pegada amabiental ao longo do tempo, refere Mulcahy. A primeira medida constitui a base e o progresso relativamente aos objectivos da empresa podem ser calculados no fututo. “As empresa não vão ficar paradas após a obtenção do primeiro conjunto de estatísticas, refere a responsável da Xerox.
O Sustainability Calculator será disponibilizado através da Xerox Office Services, a empresa de consultoria da Xerox. O calculador não foi desenvolvido para ser comercializado como oferta isolada mas para ser incluído nos serviços prestados aos clientes, referiu Mulcahy.