Seis dicas para a migração do e-mail para a cloud

Um conjunto de recomendações definidas a partir de entrevistas realizadas pela Forrester a gestores de empresas.

O serviço de e-mail pertence é um dos mais fáceis de serem movidos para uma plataforma de cloud computing. Mesmo assim, muitos CIO hesitam em entregar a gestão desse recurso à Microsoft, à IBM ou à Google, revela o estudo da Forrester “Learn from Those Who Have Made the Leap to Cloud-Based Email”.

Metade das 934 PME abordadas para o estudo dispensou a possibilidade de migração. Preferem manter o seu sistema de e-mails nos seus servidores.
As pressões de ordem financeira, porém, são motivos suficientes para a adopção de plataformas de cloud computing e alojamento dos servidores SMTP. Mesmo com 51% das empresas a insistirem na gestão local interna do sistema, 46% têm planos ou nutrem algum interesse em adoptar sistemas de  emails alojados na Internet.

Entre os entrevistados para o estudo da Forrester estão gigantes corporativos, como a farmacêutica GlaxoSmithKline e a empresa do ramo de semicondutores Fairchild. Ambas clientes de e-mail em cloud computing. Nesse caso, as empresas são servidas pela Microsoft e a Google, respectivamente.

O primeiro aspecto a ser definido é o objectivo pretendido com a adopção de serviços de e-mail alojados na cloud. Sem esquecer as situações nas quais as empresas são forçadas a manter o e-mail a funcionar internamente por questões de regulamentação.

Para desenhar um panorama consistente acerca do funcionamento dos e-mails em sua empresa, a Forrester recomenda que sejam seguidos os seguintes passos:

– Realizar um levantamento completo das necessidades dos utilizadores Inclui obter informações sobre o espaço em disco necessário aos utilizadores, as diferenças de configurações de e-mail entre grupos de utilizadores e fazer uma tipologia das mensagens que transitam em cada conta ou grupo de contas.

– Fazer um mapa das integrações do sistema de email com outros serviços. Verificar a comunicação entre o sistema de CRM, sistemas da plataforma de gestão financeira e outras aplicações comerciais, normalmente com acesso definido a contas de e-mail.
– Comparar custos. De acordo com estudos da Forrester, muitas empresas não sabem o quanto custam os serviços de e-mail. Uma vez alojados numa plataforma, essa questão dos custos deverá ficar ainda menos clara.
– Verificar que regulamentações legais regem o armazenamento de e-mails no segmento de actuação da empresa.
Possivelmente, a empresa estará sujeita às regulamentações por parte das agências competentes. Além dessas condições, é necessário avaliar se a natureza das mensagens permite que sejam “expostas” numa plataforma de cloud computing.
Terminada essa avaliação, é chegada a hora de preparar-se para a migração. Um plano estratégico proposto pela Forrester é composto por seis passos, e é fruto das recomendações dos gestores de empresas entrevistadas pela Forrester:


1. Arrumar a casa

É necessário “arrumar a casa” ao mover os emails de directórios locais para o ambiente de cloud computing. Isso significa, por exemplo, limpar o Active Directory, da Microsoft, caso seja esse o sistema em utilização. Um cliente da Forrester, no sector financeiro, explicou essa necessidade com o facto de não querer replicar as suas mensagens pessoais na plataforma de um prestador de serviços.

2. Optimizar a largura de banda
Assim que os e-mails forem movidos para uma empresa de alojamento, o consumo de Internet da empresa deverá aumentar sensivelmente, o que vai levar à contratação de uma ligação mais robusta com a Internet. Os principais prestadores de serviços de e-mail na nuvem disponibilizam suporte na manutenção da largura de banda ideal.
Segundo o analista da Forrester, Cristopher Voce, para cada grupo de 100 utilizadores bastante activos no Outlook instalado localmente, são necessários 37 KB/s. Já o mesmo grupo de 100 utilizadores ligados ao servidor de e-mail Outlook alojado numa plataforma de e-mail requer mais do dobro, 85KB/s.
3. Identificar o material a ser movido
Quanto menor o volume de serviços, como agenda e históricos forem movidos para a nuvem, mais rápida será a transição. Cabe às empresas avaliar o que, de facto, é necessário ser movido para a nuvem imediatamente. O resto deverá ser transferido para o novo ambiente paulatinamente. Mas é necessário transferir tudo.
Sobre isso, Cristopher Voce afirma que “as empresas entrevistadas já com anos de histórico na plataforma, consideram que deveriam ter movido menos dados”. Contudo também afirmam que a situação de terem “dados  armazenados por um longo período parcialmente na estrutura local e parcialmente na nuvem era desconfortante”.

4. Traçar um plano de acção
Existem dois tipos de migração de e-mail para a plataforma de cloud computing. Cada um deles exige uma estratégia diferenciada. Os dois tipos também têm vantagens e pontos passíveis de crítica.
Uma transferência gradual, e coexistente, mantém em funcionamento a estrutura actual enquanto a transferência é realizada. É uma estratégia de mudança mais suave e não representa uma grande revolução para utilizadores menos aptos a digerir mudanças radicais no seu método de trabalho. Mas pode resultar em problemas entre os utilizadores a funcionarem a partir da nuvem, e aqueles que continuam a correr o sistema localmente.
A migração do tipo “cut over”, na qual nada ou poucos dados do histórico são transferidos para a nuvem, é a forma mais fácil e mais económica de realizar a migração para o e-mail na plataforma de cloud computing. E em contrapartida às vantagens, esse método deixa boa parte da tarefa de migração a cargo dos colaboradores.
Microsoft e IBM dispõem de ferramentas híbridas para dar conta da migração de e-mails locais para estruturas em nuvem.


5. Use a imaginação

Algumas empresas deveriam explorar as possibilidades de uma migração dividida em duas fases. Primeiro, poderiam copiar os cabeçalhos dos e-mails armazenados nos históricos e movê-los para a nuvem, enquanto mantêm os funcionários ligados ao sistema local. Depois de estarem seguras de que os e-mails foram copiados para o servidor remoto, podem começar a mover as caixas de entrada para as contas na cloud.
“É claro que essa táctica representa custos mais elevados, mas junta o melhor dos dois mundos”, afirma Cristopher Voce. O analista salineta que a cultura da empresa e o nível de conhecimento técnico das TI serão responsáveis pela definição da melhor estratégia a adoptar.

6. Tenha sempre um plano “B”
É crucial definir em que ponto é necessário abandonar a operação de migração para a plataforma de cloud computing.  “Se o processo correr mal é necessário as condições inscritas no contrato com o prestador de serviços serão bastante pertinentes ”, escreve Cristopher Voce. “O plano “B” talvez nunca seja usado, mas é melhor tê-lo pronto na gaveta, em vez de ter de planear uma saída de um momento para o outro”.




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