Manuel del Pino
Director de pré-venda
Information Builders Ibéria
De acordo com um estudo do The Data Warehouse Institute, na maioria das empresas, cerca de 80 por cento da informação está desestruturada e, portanto, não disponível para qualquer sistema de gestão de base de dados standard. O que implica este facto? Basicamente que 80% da informação empresarial, incluindo documentos de Word, folhas de cálculo, PDF’s e e-mails, não se encontra disponível para os analistas. Normalmente, estes profissionais aprofundam conhecimentos com base na informação disponível em base de dados estruturadas, que apenas representam cerca de 20% da informação de uma empresa.
O software de pesquisa empresarial surge para resolver esta problemática, incorporando documentos desestruturados na mesma arquitectura que os relatórios tradicionais. Uma simples janela de pesquisa permite aos utilizadores interagir com uma extensa série de informação, desde documentos Word a relatórios gerados por bases de dados e documentos marcados por sistemas de gestão documental. Parece ser simples, fácil e unificado, certo?
Infelizmente, na realidade não o é. Os motores de busca oferecem páginas de resultado sem qualquer relação entre si. Estes seriam bons se fossem categorizados segundo algum critério pré-determinado, como por exemplo as pessoas pertinentes, o custo dos bens discutidos, ou qualquer outra estrutura significativa. Melhor ainda, seria fantástico se os resultados pudessem fundir-se num relatório ou painel de controlo, simplificando a sua análise.
Mas, novamente, isto não é uma tarefa simples. As empresas que já desenvolveram projectos deste tipo contam que as aplicações de pesquisa empresarial são difíceis de gerir e frequentemente os resultados são decepcionantes. Um estudo recente (Global Intranet Strategies Survey) revelou que 59% das companhias com soluções de pesquisa empresarial se encontravam descontentes com as suas implementações actuais. De facto, 25% destas estavam à procura de um novo fornecedor de pesquisa.
É pouco provável que estas organizações encontrem uma única solução que faça tudo isto. Uma das maiores companhias do mercado já passou por esta experiência, implementando uma aplicação de pesquisa empresarial com uma tecnologia líder e amplamente conhecida na indústria que finalmente resultou ser inapropriada para cobrir as necessidades de toda a organização. De facto, alguns departamentos tiveram que implementar outras soluções, o que os levou a um dilema custoso: migrar para uma única solução ou desenvolver um interface de utilizador que agregue os resultados de todas.
Como pode ajudar o BI
Muitas empresas implementaram sistemas de ERP e data warehouses. Muitas vezes, estes tornam-se projectos enormes que produzem novos tipos de conhecimento e perspectivas. Mas, pode-se aplicar este conhecimento à pesquisa empresarial e em última instância ao negócio?
Podemos encontrar um exemplo real no Departamento de Polícia de Erlanger, em Kentucky, Estados Unidos, onde se implementou um sistema de BI operacional com capacidades de pesquisa integradas. O sistema funde dados de 19 agências governamentais em todo o norte do Kentucky, para permitir aos agentes policiais pesquisar registos criminais e relatórios de incidentes dos últimos cinco anos. Os oficiais de patrulha acedem a um interface tipo Google através de dispositivos móveis instalados nos seus veículos. Esta plataforma de BI única facilita a conexão de informação inicialmente não relacionada sobre suspeitos, incidentes, detenções e crimes.
Vejamos um exemplo mais concreto. Se um polícia detém um veículo por excesso de velocidade e inicia uma pesquisa rápida pelo número da matrícula, o sistema pode mostrar um relatório policial sobre um atropelamento e fuga produzido anteriormente, nesse mesmo dia, mesmo que a testemunha da ocorrência tenha conseguido apenas identificar uma parte do número da matrícula. Desta forma, o mesmo suspeito de dois delitos diferentes poderia ser detido, graças a uma pequena peça de dados partilhados.
O sistema de BI do Departamento de Polícia de Erlanger indexa as transacções através de múltiplas fontes de dados, para permitir posteriormente ao agente de polícia voltar a essas fontes de dados e pesquisar informação relacionada – sem necessidade de criar nenhum data warehouse nem de fundir bases de dados distintas. Uma pesquisa rápida sobre páginas Web indexadas revela os registos da base de dados que pode ajudar ao utilizador a qualificar a informação. Os resultados podem ser representações de três ou quatro bases de dados diferentes juntamente com referências a transacções, como por exemplo infracções de trânsito. Torna-se muito simples ligar esses resultados com um relatório de apresente o historial do proprietário registado do veículo em questão.
Organizando os dados
Tal como comprovou o departamento de polícia do Kentucky, recompilar o conteúdo para um sistema de pesquisa empresarial é um processo polivalente que combina diversos tipos de informação e técnicas de integração:
- Tecnologia de Extracção, Transformação e Carga (ETL) para reunir os dados de diferentes data warehouses
- Conversão a nível transaccional para obter informação dos sistemas ERP
- Limitação de documentos segundo o conteúdo para chegar até aos ficheiros dos sistemas de gestão documental
- Integração de milhares de mensagens (estruturadas ou de outro tipo) que fluíam através da organização
O departamento actualiza o índice de pesquisa a cada 15 minutos com registos criminais de um sistema Computer Aided Dispatch (CAD) e um Sistema de Gestão de Registos (RMS). A tecnologia de pesquisa intercepta estes registos e rapidamente pesquisa o conteúdo indexado para criar resultados ao estilo Google, transformando-os em informação utilizável e preparando-os para os utilizadores finais possam utilizar a pesquisa.
Proteger a informação
Recolher os dados é apenas o começo. Os developers também necessitam gerir processos para catalogar a informação, enriquecê-la com dados de outros sistemas, rotulá-la com os metadados e as palavras-chave apropriadas e proporcionar marcadores de segurança. A segurança é fundamental para prevenir que um motor de busca disponibilize informação privilegiada a um utilizador sem autorização para aceder a esta. Simultaneamente, a segurança deve ser implementada para que não seja um impedimento para o grande benefício da pesquisa: encontrar informação rapidamente.
O ideal é que a ferramenta de busca contenha um filtro dinâmico. Este tipo de segurança permite ao motor de busca filtrar os registos aos quais o utilizador não pode ter acesso. A autorização verifica-se sob pedido, à medida que os resultados da pesquisa são apresentados ao utilizador. Isto permite que as licenças de autorização de registos possam alterar-se sem necessidade de voltar a indexar o registo no motor de pesquisa. Este tipo de segurança é mais flexível e simples para o utilizador.
Para finalizar, convém recordar que a principal prioridade é fazer com que o motor de busca seja simples, como os que as pessoas se encontram acostumadas a utilizar na Web. Quanto mais difícil seja para o utilizador, menos provável é que este utilize o sistema.
