O software de BI evoluiu. De relatórios de linhas verdes baseados em COBOL converteu-se num complexo mercado integrado por ferramentas e plataformas.
Kevin Quinn, Vice-presidente de Marketing de Produtos da Information Builders
O software de BI evoluiu. De relatórios de linhas verdes baseados em COBOL converteu-se num complexo mercado integrado por ferramentas e plataformas. Existem ferramentas para desenhar relatórios, formular consultas e efectuar processos analíticos online (OLAP). Por sua vez, as plataformas de BI combinam estas ferramentas com bases de dados, tecnologia de integração e portais, oferecendo sofisticadas aplicações de BI.
De facto, o BI tem um grande potencial para ajudar as organizações, mas não poderemos apenas considerar a implementação de ferramentas de BI como factor de sucesso para as empresas. A implementação e utilização desta tecnologia têm uma grande importância no êxito do Business Intelligence.
Ao estudar resultados menos positivos na implementação de BI ao longo dos anos, conseguimos distinguir quatro aspectos comuns que poderemos designar como as “piores práticas” do BI.
Os utilizadores empresariais necessitam de informação facilmente acessível e útil para apoiar a tomada de decisões fundamentadas. Ainda que as ferramentas de BI ofereçam a possibilidade de descobrir informação, estas são demasiado complexas para a maioria dos utilizadores.
O primeiro erro que as empresas cometem consiste na forma de avaliação e escolha das soluções de BI. Falham ao não incluir, na grande maioria das vezes, os utilizadores empresariais na comissão de selecção da ferramenta. Esta prática é, maioritariamente, a origem do fracasso do BI, pois os decisores não sabem o que os utilizadores empresariais necessitam. Isto é ainda mais preocupante se tivermos em conta que cerca de 90% dos utilizadores empresariais são utilizadores não técnicos, reflectindo que só 10% dos utilizadores têm conhecimentos suficientes para utilizar uma ferramenta de BI.
Para resolver esta questão, as empresas necessitam de soluções de BI que sejam fáceis de usar para todos os utilizadores, especialmente para os não técnicos.
O segundo erro que as empresas devem evitar é permitir que o Excell se converta na plataforma de BI por defeito. O Excell é possivelmente a ferramenta de BI mais utilizada em todo o mundo e a sua beleza reside no facto de oferecer um interface extremamente simples para executar algumas funções de uso comum como calcular, apresentar e mostrar dados numéricos. Trata-se de uma ferramenta de utilidade standard à qual qualquer colaborador pode aceder facilmente.
Contudo, apesar de ser útil, o ponto fraco do Excell reside na qualidade e coerência da informação gerada, pois os seus processos manuais são fonte de erros. De facto, o Excell não foi concebido como ferramenta de BI. As aplicações de BI só devem utilizar dados procedentes de fontes fiáveis e acreditadas. Para além desta questão, o Excell é um software que permite aos utilizadores, individualmente, acumularem os dados dos quais depende o seu trabalho em folhas de cálculo pessoais.
A solução para este problema é minimizar o trabalho manual realizado em Excell e impedir a acumulação de dados em folhas de cálculo pessoais. Uma forma de consegui-lo é converter o Excell num visor de BI. Se os dados que se introduzem forem exactos, pré-formatados e pré-calculados, o utilizador não terá praticamente que fazer nada para obter os resultados que necessitam.
A terceira prática a evitar é considerar que um armazém de dados resolve todas as necessidades de acesso e distribuição dos dados da sua empresa. Os armazéns de dados são uma parte importante da tecnologia de informação e, em particular, constituem um componente essencial de muitos sistemas analíticos. O problema não é o armazém de dados em si, mas quando este é considerado a solução para todos os problemas de informação ou quando se espera que a disponibilidade deste conduza os utilizadores empresariais até à informação. Os armazéns de dados não devem ser implementados sem conhecer com clareza a necessidade do negócio.
Identificar o melhor método de integração e acesso à informação e não tomar por garantido que um armazém de dados é a solução adequada antes de avaliar todas as opções é a forma de evitar este erro.
A aquisição de software de BI para análises de carácter geral é a última prática inadequada que identifiquei. De facto, os custos mais elevados e a rentabilidade mais reduzida do BI derivam da aquisição de uma solução de carácter geral, sem um objectivo específico, o que raras vezes tem um impacto positivo no negócio.
Em suma, lembrar estas práticas e tomar precauções para as evitar são passos que permitirão à sua empresa alcançar um resultado final com uma rentabilidade do investimento claramente definida. Assim, poderá identificar desde o primeiro momento o que a sua empresa necessita e construir as bases para que um maior número de utilizadores tome como sua a solução, ao incluir o verdadeiro utilizador no processo de selecção e implementar uma aplicação de BI fácil de usar e que interaja com as aplicações mais utilizadas.
